Meldung von Rechnungsdaten und elektronische Rechnungsstellung in Ungarn

Zusammenfassung

• Die ViDA-Richtlinie führt ein einheitliches, XML-basiertes System für die elektronische Rechnungsstellung in ganz Europa ein, das die Mehrwertsteuerprozesse grundlegend verändern wird.

• Ungarn hat auf der Grundlage seiner Erfahrungen mit RTIR seinen eigenen, EU-kompatiblen Ansatz entwickelt.

• Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich verpflichtend sein, und Rechnungsprogramme müssen strengere Anforderungen an Datenqualität und Akkreditierung erfüllen. Die Meldung von Kundendaten und die Statusberichterstattung werden neue Elemente sein.

• Die B2C-Rechnungsstellung wird nicht verpflichtend sein (die Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten, wenn der Kunde danach fragt).

• Die Plattform wird im Jahr 2028 eingeführt und wird spätestens ab 2030 für alle Unternehmen verpflichtend sein.

Wie wurde Ungarn zum Vorreiter bei der elektronischen Rechnungsstellung?

Die rechtlichen Grundlagen für die elektronische Rechnungsstellung in Ungarn wurden am 1. Mai 2004, dem Tag des Beitritts des Landes zur Europäischen Union, durch eine Verordnung des Finanzministeriums geschaffen. Diese Verordnung legte die Anforderungen an elektronische Rechnungen fest, die von Unternehmen ausgestellt werden. Die Verordnung stellte einen Durchbruch im Übergang zu elektronischen Geschäftsaktivitäten dar.

Seitdem wird der Bereich durch das Mehrwertsteuergesetz geregelt (UStG) und verwandten Vorschriften. Auf der Grundlage der Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes wird die Authentizität der Rechnung, die Integrität seiner Daten Inhalt, und seine Lesbarkeit muss sichergestellt werden vom Ausstellungsdatum bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist

Der Grund für den fortgeschrittenen Stand des Landes im Bereich der E-Rechnung ist jedoch an anderer Stelle zu finden. Der Wunsch, die Mehrwertsteuerlücke zu verringern, die Steuermoral zu verbessern und die Wirtschaft auf eine elektronische Verwaltung umzustellen, trieb die Einführung der verpflichtenden Echtzeit-Datenübermittlung voran.

Als das RTIT eingerichtet wurde, war es das Ziel der ungarischen Steuerbehörde, die Mehrwertsteuerlücke zu verringern*, was ihm erfolgreich gelungen ist. Derzeit liegt die Mehrwertsteuerlücke in Ungarn bei rund 1 %, aber zum Zeitpunkt der Einführung lag sie noch im zweistelligen Bereich.

_{*Die Mehrwertsteuerlücke bezieht sich auf die Differenz zwischen der Mehrwertsteuer, die eingezogen werden kann, und der Mehrwertsteuer, die tatsächlich eingezogen wird.}

Dem ging voraus in B2G (Business-to-Government)-Transaktionen durch eine Änderung des Gesetzes CXLIII von 2015 über das öffentliche Beschaffungswesen (das "Kbt."), die am 18. April in Kraft trat, 2019und führte zu erheblichen Veränderungen. Die Änderung machte es verpflichtend für öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen in Vergabeverfahren anzunehmen. 

Die Gesetzgebung schrieb vor, dass öffentliche Auftraggeber verpflichtet sind, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten, die der entsprechenden europäischen Norm entsprechen (EN 16931-1:2017) und die im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichte Syntaxliste.

In der Praxis bedeutete dies, dass ein Unternehmen, das an einem öffentlichen Vergabeverfahren teilnahm, die Möglichkeit hatte, einseitig die elektronische Rechnungsstellung zu wählen, und der öffentliche Auftraggeber sicherstellen musste, dass er in der Lage war, elektronische Rechnungen ordnungsgemäß zu empfangen und zu verarbeiten, selbst wenn er der Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung nicht ausdrücklich zugestimmt hatte. Während die Gesetzesänderung den Steuerpflichtigen eine Wahl ließ, auferlegte sie dem Staat eine Verpflichtung.

Der Verpflichtung zur Echtzeit-Datenmeldung (NAV Online-Rechnungsdatenmeldung oder RTIR (kurz) wurde nach und nach eingeführt, beginnend im 2018.

• Die anfängliche RTIR-Verpflichtung galt für inländische Rechnungen mit höherem Mehrwertsteueranteil.

• Seit dem 4. Januar 2021 ist es verpflichtend, Daten an das NAV für alle B2B- und später B2C-Rechnungen, Änderungen und Ungültigerklärungen zu übermitteln, die den Rechnungsstellungsvorschriften des Mehrwertsteuergesetzes unterliegen.

Von diesem Datum an waren ungarische Steuerzahler verpflichtet, ihre Rechnungen auf der NAV Online Invoice-Plattform der ungarischen Steuerbehörde gemäß dem NAV 3.0 XSD-Schema zu melden, und die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung führte ab dem 1. April 2021 zu Strafen.

Die ungarische Steuerbehörde entwickelte ihre eigene Plattform zur Meldung von RTIR-Rechnungsdaten, überließ es jedoch den Unternehmen, zu entscheiden, welche technologische Lösung sie zur Erfüllung der Verpflichtung implementieren. Sie wollten bewusst keine zentrale Lösung wie die, die Italien zu diesem Zeitpunkt bereits hatte.

Der aktuelle Stand der elektronischen Rechnungsstellung und der Rechnungsdatenmeldung

Die Schwere der Die Pflicht zur Echtzeitdatenberichterstattung hat dazu geführt, dass dieses Gebiet technologisch fortschrittlich, obwohl E-Rechnungen noch nicht verpflichtend sind im Land.

• Alle inländischen Rechnungen müssen in Echtzeit innerhalb von 5 Minuten nach Rechnungsstellung an NAV gemeldet werden auf der NAV Online-Számla-Plattform. Das Format basiert auf XML-Standards.

• Die Aufbewahrungsfrist ist streng, mindestens 8 Jahre ab dem Jahr des Jahresabschlusses, kann jedoch noch länger sein.

Da die Datenmeldung ohnehin verpflichtend ist, senden und empfangen die meisten Unternehmen Rechnungen elektronisch – sei es auf Basis eines per E-Mail versendeten PDFs, einer eingescannten Papierrechnung oder unter Verwendung anderer Lösungen, wie etwa der technischen Lösung eines E-Invoicing-Dienstleisters zur Automatisierung des Prozesses.

Viele Rechnungsdienstleister sind mit verschiedenen Dienstleistungen auf dem Markt tätig und unterstützen die Geschäftsabläufe von Unternehmen mit dem Versand und Empfang von Lieferanten-E-Rechnungen, der Archivierung sowie weiteren ergänzenden Services.

Professionelles E-Rechnungsmanagement ist wichtig, da die ungarische Steuerbehörde NAV fehlerhafte Rechnungsstellung oder Archivierung streng bestraft.

Die aktuellen Rechnungsanforderungen sind in der Veröffentlichung der ungarischen Steuerbehörde mit dem Titel "NAV Grundregeln für die Ausstellung von Rechnungen und Quittungen„. Die Behörde aktualisiert diese Veröffentlichung jährlich. Sie dient als Blaupause für die in der Gesetzgebung festgelegten Rechnungsanforderungen. Die Veröffentlichung enthält unter anderem die obligatorischen und optionalen Bestandteile einer Rechnung sowie den Zeitpunkt und die Art ihrer Ausstellung.

Die wichtigsten Anforderungen in Bezug auf Rechnungen sind im Mehrwertsteuergesetz und den dazugehörigen Verordnungen geregelt. Als Rechnung gilt jedes Dokument, das durch Bezugnahme auf eine bestimmte Rechnung deren Dateninhalt eindeutig ändert und die im Mehrwertsteuergesetz festgelegten Bedingungen erfüllt.

Die Aufbewahrungspflicht (Archivierung) gilt auch für Dokumente und zugehörige Verträge, die als der Rechnung gleichwertig angesehen werden (den gleichen Geschäftsvorfall nachweisen). Dazu gehören Proforma-Rechnungen, Vereinbarungen und Bestellunterlagen. Vereinfacht ausgedrückt muss es im Falle einer Prüfung möglich sein, den gesamten Vorgang nachzuvollziehen.

Die entscheidende Rolle von Datenqualität und Compliance (Erfahrungen aus RTIR)

Verbesserung der Datenqualität und Compliance für RTIR

Im Interesse jeder Steuerbehörde, einschließlich der ungarischen NAV, liegt es, fehlerfreie Daten zu erhalten. Die Praxis zeigt, dass selbst in Ländern, in denen die Rechnungsdatenmeldung seit vielen Jahren gängige Praxis ist (wie in Ungarn), noch immer viele Fehler in den gemeldeten Rechnungsdaten auftreten.

Die ungarische Steuerbehörde ist ständig bemüht, ihr System zu verbessern, um eine angemessene Datenqualität zu erhalten, denn wenn die von den Steuerpflichtigen gemeldeten Daten korrekt sind, wird auch der vorgeschlagene Mehrwertsteuerbericht korrekt sein, sodass die Wirtschaft besser geplant werden kann.

Die drei Hauptquellen von Fehlern:

• Dateninhaltsfehler: Z. B. „so stellen wir es üblicherweise aus“, „andere machen es auch so“, „so macht es das Programm“. Dies kann auch darauf zurückzuführen sein, dass manuelle Abrechnungs- oder Prüfungskolleg:innen einer vollständigen Automatisierung widerstehen, aus Angst, ihre Arbeitsplätze zu verlieren.

• Technischer Fehler: Z. B. hat die Steuerbehörde ein System erstellt, das zu kompliziert ist, oder der Nutzer kann die Benutzeroberfläche nicht richtig sehen.

• Fahrlässigkeit: Das Unternehmen befasst sich nicht mit Fehlern; es werden keine Korrekturen vorgenommen (z. B. erscheint nur eine Warnmeldung, warum sollten wir uns also darum kümmern? Wir können es trotzdem melden).

Strenge Strafen und die Notwendigkeit der Automatisierung

Wie Automatisierung strenge Mehrwertsteuerstrafen verhindert

Um diese Probleme zu bekämpfen, verwendet die NAV FEHLER-, WARN- und INFO-Nachrichten um Steuerzahler auf Probleme mit ihrer Rechnungsdatenmeldung aufmerksam zu machen. Aufgrund der anhaltende Probleme, die etwa eine Million Datenberichte pro Monat betreffenhat die Steuerbehörde ihre Vorschriften verschärft und frühere WARNHINWEISE in FEHLERMELDUNGEN geändert, um sicherzustellen, dass Steuerzahler sie ernster nehmen.

Es liegt tatsächlich im Interesse von Unternehmen, Fehlermeldungen ernst zu nehmen. In Ungarn sind die Einsätze hoch: Die Nichteinhaltung oder unzureichende Einhaltung der Verpflichtung zur Online-Rechnungsdatenmeldung kann zu einer Standardstrafe von bis zu 1.000.000 HUF (ca. 2.500 EURO) pro Rechnung.

Die Qualität der Rechnungsdaten und die rechtliche Konformität können durch automatisierte Prüfungen, die direkt in den Rechnungsprozess eingebaut sind, verbessert werden. Diese automatisierten Lösungen dienen als primäre Verteidigung gegen die drei Hauptquellen von Datenfehlern (inhaltliche, technische und fahrlässige) und die daraus resultierenden hohen Strafen. Ein Ein guter Rechnungsdienstleister verfügt über eine Haftpflichtversicherung, führt numerische und inhaltliche Prüfungen durch, die in den Rechnungsprozess integriert sind, und stellt 100%ige Datenqualität und rechtliche Konformität sicher..

Die Banqup Group verfügt über eine konforme Eingangs- und Ausgangslösung sowie eine konforme Echtzeitberichtslösung auf dem ungarischen Markt.

Was ist in Zukunft zu erwarten?

Im Anschluss an die Verabschiedung des ViDA-Paketswerden die Mitgliedstaaten die Möglichkeit haben, ab dem 25. März 2024 eine verpflichtende E-Rechnung einzuführen. Bis 2030 wird dies keine Option mehr sein, sondern eine Verpflichtung für die EU-Mitgliedstaaten.

Wann wird die E-Rechnungsstellung in Ungarn verpflichtend?

Der Übergang zur obligatorischen E-Rechnung im Rahmen der ViDA-Richtlinie wird in Phasen erfolgen und auf dem bereits fortgeschrittenen bestehenden System Ungarns aufbauen Echtzeit-Rechnungsdatenberichterstattung (RTIR) System.

• Sektor-Mandate Juli 2025: Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle B2B-Transaktionen in den Strom- und Erdgasbranchen.

• Januar 2026 Sektor-Mandate: Verpflichtende E-Rechnungsstellung für Wasserversorgungsdienste für Unternehmen. Der Übergang beginnt Sektor für Sektor.

• 2028 voraussichtlicher Start der NAV-Plattform: Die ungarische Steuerbehörde (NAV) plant, eine vollständig konforme Plattform zu starten um den neuen Vorschriften zu entsprechen. Dieser Zeitraum wird voraussichtlich eine Phase der freiwilligen Teilnahme. Das B2B-Mandat wird in Kraft treten in 2029, nach der Pilotphase.

• July 1, 2030, ist der EU-Endfrist: Dies ist die endgültige Frist, die von der ViDA-Richtlinie damit alle Mitgliedstaaten eine verpflichtende Umsetzung vornehmen Digitale Berichtsanforderungen (DRR) und E‑Rechnungsstellung für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen. Es wird erwartet, dass alle inländischen B2B-E-Rechnungen in Ungarn bis zu diesem Zeitpunkt verpflichtend sind.

Da Ungarn bereits die Echtzeit-Meldung von Rechnungsdaten für alle inländischen B2B- und B2C-Transaktionen vorschreibt, ist der Übergang zum ViDA-konformen System es wird nicht erwartet, dass es zu bedeutenden Veränderungen führt für Unternehmen, die bereits konforme Rechnungssoftware verwenden.

Die wichtigste Veränderung für Unternehmen wird der endgültige Wechsel von der Ausstellung von Rechnungen in flexiblen Formaten (wie PDF, das per E-Mail versendet wird) hin zur Verwendung einer strukturierte XML-Format (EN 16931-konform) als die nur rechtlich gültige elektronische Rechnung für B2B-Transaktionen.

Aktualisierungen zur elektronischen Rechnungsstellung in Ungarn

Während Ungarn bereits über ein fortschrittliches RTIR-System verfügt, wird die Einführung von ViDA Aktualisierungen des Gesetzgebung, der Rechnungsstellungsprozess und die zugrunde liegenden Systeme.

Gesetzgeberische und definitorische Verschiebung

Die grundlegendste Veränderung wird die betreffen gesetzliche Definition einer elektronischen Rechnung (E‑Rechnung)und erfordert, dass alle einschlägigen ungarischen Rechtsvorschriften (z. B. das Mehrwertsteuergesetz) geändert werden, um mit ViDA in Einklang zu stehen.

• Aktuelle Definition: Nach dem bestehenden Mehrwertsteuergesetz ist eine elektronische Rechnung einfach jede Rechnung, die die obligatorischen Datenbestandteile einer Papierrechnung enthält und in elektronischer Form ausgestellt und empfangen wird. Dies umfasst eine PDF-Rechnung ausschließlich per E-Mail versendet (auch wenn es eine eingescanntes Papierrechnung ist).

• Zukünftige Anforderung: Ausgerichtet mit ViDAs Anforderungen, die zukünftige E-Rechnung wird definiert als XML-strukturierte Daten.

Prozessänderungen und neue Verpflichtungen

Der Prozess der Ausstellung und des Empfangs von Rechnungen wird neue Anforderungen auf dem ungarischen Markt einführen:

• Obligatorisch Status Berichterstattung: Ein zentrales neues Element wird die verpflichtende Statusberichterstattung sein, die vom E-Rechnungs-Empfänger verlangt wird, um den Erhalt der Rechnung zu bestätigen. Automatisierte Verarbeitung: Entscheidend ist, dass diese Empfangsbestätigung einer automatisierten Verarbeitung durch das System der Steuerbehörde unterzogen werden muss, bevor sie formell erstellt und mit dem ursprünglichen E-Rechnungs-Transaktionsdatensatz verknüpft wird.

• Maschine Lesbarkeit: Der Schwerpunkt wird sich von einem für Menschen lesbaren Dokument (wie einem PDF) hin zu einem maschinenlesbaren und verarbeitbaren strukturierten Datenformat verlagern. Diese strukturierten Daten mussten gemäß der Gesetzgebung archiviert werden.

• Die ungarische Steuerbehörde muss eine Plattform entwickeln oder die bestehende verbessern, die Daten gemäß den Anforderungen verarbeiten kann.

Interoperabilität und Systemangleichung: EN16931 und Peppol

Die technologische Landschaft wird sich ebenfalls verändern, um die grenzüberschreitende Kompatibilität zu gewährleisten:

• Der EN16931-Standard: Definition des Inhalts

Der EN16931-Standard für die elektronische Rechnungsstellung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, weil er die Interoperabilität zwischen den lokalen Standards der EU-Mitgliedstaaten sicherstellt.

Einhaltung ist zwingend erforderlich: Alles neu B2B und innergemeinschaftliche EU-Rechnungen müssen in einem XML-Format erstellt werden, das mit der EN16931 Europäische Norm.

Strukturierte Daten: Die wichtigsten Rechnungsdaten müssen mit denen übereinstimmen, die in der europäischen Norm festgelegt sind, obwohl die Datenstruktur jedes Mitgliedstaats mit lokalen Daten angereichert werden kann (CIUS).

Rechtlich gültige Rechnung: Für B2B-Transaktionen, die XML Datei ist immer das rechtlich gültige Steuerdokument, selbst wenn eine visuelle Darstellung (wie ein PDF) ausgestellt wird.

• Peppol-AnforderungViDA schreibt vor, dass alle Mitgliedstaaten die Möglichkeit der Rechnungsstellung über Peppol, aber seine Verwendung für inländische Transaktionen ist oft optional.

Ungarn plant zu dem Peppol-Netzwerk beitreten um sichere Übertragungskanäle anzubieten.

Die Nationale Steuer- und Zollverwaltung (NAV) hat bestätigt, dass Ungarn wird eine Peppol-Behörde werden um die Implementierung dieses Netzwerks zu erleichtern und Dienstleister zu überwachen.

Hausgebrauch: Peppol ist in Ungarn nicht so weit verbreitet wie in Ländern wie Belgien, wobei, wenn sich die Parteien über die Rechnungsstellungsmethode uneinig sind, deren Verwendung obligatorisch ist. In Ungarn bleibt die Nutzung von Peppol für Unternehmen bei B2B-Transaktionen optional. Derzeit wird Peppol hauptsächlich bei internationalen öffentlichen Ausschreibungen oder dann verwendet, wenn ein ausländischer Partner darauf besteht.

Ein öffentliche Konsultation wurde von der NAV und dem Ministerium für Nationale Wirtschaft (NGM) gestartet, da die Behörden bis zum 20. Januar 2026 aktiv Rückmeldungen zum vorgeschlagenen Rahmen suchen, um die technischen und betrieblichen Details zu verfeinern.

Fazit: ViDA und die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung in Ungarn

ViDA wird sicherlich Änderungen in Ungarn einführen, aber aufgrund der bestehenden fortgeschrittener Zustand des NAV Online Számla-Systems und verpflichtend Echtzeit-Berichterstattung von Rechnungsdaten (RTIR), der Übergang wird voraussichtlich sein weniger störend für die meisten Unternehmen.

Die Unternehmen, die sein werden am stärksten betroffen sind diejenigen, die immer noch Papierrechnungen verwenden, und Buchhalter, Hersteller von Buchhaltungssoftware und Entwickler von Rechnungsstellungssoftware, die ihre Prozesse und Systeme aktualisieren müssen, um die neuen gesetzlichen und technischen Anforderungen zu erfüllen. Trotz der bevorstehenden „revolutionären“ Veränderungen, die ViDA mit sich bringt, ist Ungarns etablierte Digitalisierung der Mehrwertsteuer macht es zu einem Vorreiter und verschafft ihm einen Vorsprung bei der Einführung des einheitlichen elektronischen Rechnungssystems der EU.