Wat is Peppol?

Peppol is een veilig, internationaal netwerk waarmee bedrijven documenten en data kunnen uitwisselen met iedereen die geregistreerd is binnen het netwerk.

Wat staat Peppol voor?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het begon als een project van het Europese programma Competitiveness and Innovation Programme, dat liep van mei 2008 tot augustus 2012.

Het project werd ontwikkeld om problemen in elektronische overheidsopdrachten op te lossen en het voor Europese overheden eenvoudiger te maken om handel te drijven. Het uiteindelijke doel was om grensoverschrijdende, elektronisch ondersteunde inkoopprocedures voor Europese landen te standaardiseren.

Na het succesvolle project werd de OpenPeppol Association opgericht in België om dit werk voort te zetten. OpenPeppol is een non-profitorganisatie bestaande uit zowel publieke als private leden.

Peppol Compliance: waarom gebruiken bedrijven Peppol?

Bedrijven verkiezen Peppol omdat het een eenvoudige en veilige manier is om elektronische transacties af te handelen, zoals e-facturen en inkoopdocumenten.

E-facturatie wordt steeds breder ingevoerd dankzij de voordelen voor bedrijfsprocessen: eenvoudiger, veiliger en, nog belangrijker, sneller en goedkoper. Daarnaast voeren overheden wereldwijd e-facturatiemandaten in om belastingwetten beter te monitoren, fraude tegen te gaan en btw te innen.

Sinds 18 april 2020 zijn alle Europese publieke organisaties wettelijk verplicht om Peppol-facturen te ontvangen. Het idee hierachter is dat bedrijven eenvoudiger kunnen zakendoen in Europa, zonder rekening te moeten houden met verschillende nationale standaarden.

Peppol is een open netwerk en interoperabel. Dat betekent dat verschillende systemen en apparaten vlot kunnen communiceren, zonder extra inspanningen van de gebruiker. Iedereen die geregistreerd is, kan het gebruiken. Overheden hoeven dus geen eigen systeem op te zetten, maar kunnen het Peppol-netwerk landelijk inzetten.

Daarnaast omarmen sommige publieke sectororganisaties, zoals de National Health Service (NHS) van het Verenigd Koninkrijk, het gebruik van het netwerk. In de afgelopen jaren heeft de NHS haar Supply Chain overgezet naar het gebruik van Peppol-standaarden. Het was aangekondigd dat vanaf 1 oktober 2019 alle Electronic Data Interchange-documenten (EDI – elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumenten) via het Peppol-netwerk moeten worden verzonden.

Wie kan Peppol gebruiken?

Momenteel zijn er OpenPeppol-leden in 38 landen, waardoor bedrijven in die landen eenvoudig documenten grensoverschrijdend kunnen uitwisselen.

In Europa zijn o.a. Duitsland, Frankrijk, het VK, Spanje, Zweden en Italië aangesloten. Buiten Europa maken ook landen zoals Singapore, Australië en Nieuw-Zeeland gebruik van het netwerk voor e-facturatie.

Hoe werkt Peppol?

Bedrijven die Peppol willen gebruiken, moeten zich aansluiten bij een gecertificeerde Access Point-provider, zoals Banqup Group.

Een leverancier kan e-facturen en andere elektronische documenten versturen naar het Access Point, dat de documenten valideert en geschikt maakt voor verzending via Peppol. Vervolgens wordt gezocht naar de Peppol ID van de ontvanger en gaat het document naar het Access Point van de koper. Daar wordt het opnieuw gevalideerd en automatisch verwerkt in het Accounts Payable (AP)-systeem..

De factuur van de leverancier komt dus automatisch in het systeem van de klant terecht, waardoor manuele invoer en controles overbodig worden en veel tijd wordt bespaard.

Wat is een Peppol Access Point?

Een Peppol Access Point is software, geleverd door een bedrijf, die andere organisaties toegang geeft tot het Peppol-netwerk en hen laat documenten uitwisselen volgens de Peppol-standaarden en regels.

Het 4-hoekmodel van Peppol draait om decentralisatie en flexibiliteit: leverancier en klant gebruiken elk hun eigen provider, die via Peppol met elkaar communiceren.

De voordelen van Peppol

1. Procesautomatisering: Peppol automatiseert processen van bestelling tot betaling en vervangt e-mailtransmissies, wat de efficiëntie verhoogt.

2. Snelle en kostenefficiënte implementatie: Peppol biedt een vlotte manier om e-facturatie in te voeren zonder groot budget.

3. Minder marktfragmentatie: Door één standaard transmissiekanaal te gebruiken, beperkt Peppol de fragmentatie en ontstaat een uniforme aanpak van e-facturatie.

4. Brede toepassing (B2G, B2B, B2C): Peppol is veelzijdig en ondersteunt e-facturatie voor business-to-government, business-to-business én business-to-consumer.

5. Openheid en interoperabiliteit: Peppol stimuleert vooral grensoverschrijdende interoperabiliteit, zonder dat er nationale Customisation Implementations (CIUS) nodig zijn.

De juiste provider kiezen

Het is cruciaal om een e-facturatieprovider te kiezen die kan verbinden met Peppol én lokale netwerken.

Bij Banqup Group zijn we een gecertificeerd Peppol Access Point en btw-conform in meer dan 60 landen. Onze elektronische facturatiesoplossing werkt met tal van B2B- en overheidsspecifieke netwerken.

Met onze oplossing kunnen bedrijven eenvoudig e-facturen opmaken in een formaat dat voor hen werkt, waarna wij hun documenten en data automatisch afleveren bij het juiste netwerk, bedrijf of individu.