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Sie haben sich also entschieden, auf die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) umzusteigen und nun ist es an der Zeit, einen Anbieter auszuwählen. Eine kluge Entscheidung, und wir sind hier, um Ihnen zu helfen, den richtigen E-Invoicing-Anbieter auszuwählen, der Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht.
Die Zusammenarbeit mit einem E-Invoicing-Anbieter bringt sofortige Vorteile mit sich - Zeit- und Kostenersparnis, weniger menschliche Fehler, steuerliche Compliance und Digitalisierung, um nur einige zu nennen. Bevor Sie jedoch weiterlesen: Wenn Sie herausfinden möchten, wie E-Invoicing funktioniert, werfen Sie einen Blick auf unseren Blog.
Was Sie bei der Wahl eines Anbieters beachten sollten
Es ist wichtig zu verstehen, dass alle E-Invoicing-Anbieter unterschiedlich sind. Einige sind fortschrittlicher in ihren Funktionen und bieten eine automatisierte Rechnungsbearbeitung, Verfolgung und Zahlung an, während andere einfache Rechnungsfunktionen bereitstellen oder sich nur auf einen kleinen Teil des Lieferkettenprozesses konzentrieren. Schauen Sie sich die folgenden Funktionen und Schwerpunkte an, um zu verstehen, was Sie berücksichtigen sollten.
Eingehende und ausgehende Optionen
Die eingehenden und ausgehenden Fähigkeiten eines Anbieters sind wichtig und können der Hauptgrund sein, sich für einen bestimmten Anbieter zu entscheiden.
Eingehend
In Bezug auf die Funktionalität für eingehende Dokumente oder den Procure-to-Pay-Prozess ist es wichtig zu verstehen, wie fortschrittlich das Angebot des Anbieters ist. Wie hoch ist beispielsweise der Automatisierungsgrad der Lösung? Beinhaltet die Technologie eine KI-Datenerfassung, bei der der Dienst die Informationen automatisch extrahiert und auf Richtigkeit prüft? Oder müsste ein Unternehmen immer noch jede einzelne eingehende Rechnung manuell prüfen? Kann die Lösung an meine Geschäftsprozesse angepasst werden?
Kann der Anbieter ebenfalls jedes eingehende Datenformat interpretieren und nahtlos für die bestehenden Systeme eines Unternehmens übersetzen, um Zeit und Aufwand für die Mitarbeiter zu sparen? Dies ist eine der wichtigsten Funktionen der Invoicing-Lösung der Banqup Group.
Ausgehend
Bei der Betrachtung von ausgehenden Elementen oder der Automatisierung von Order-to-Cash-Prozessen kann ein Unternehmen E-Rechnungen in jedem beliebigen Format erstellen und über jeden Kanal versenden? Oder gibt es eine Einschränkung bei der Verbindung von mehr als einem ERP-System? Dies ist besonders wichtig für größere Unternehmen, die Rechnungen an Unternehmen in verschiedenen Ländern mit unterschiedlichen Vorschriften senden müssen.
Es ist wahrscheinlich, dass Anbieter über eine unterschiedliche globale Reichweite und Interoperabilität verfügen. Einige bieten E-Invoicing-Lösungen an, die unabhängig von Land oder Format funktionieren, während andere in ihrem globalen Umfang eingeschränkt sein könnten.
Compliance und E-Invoicing-Vorschriften
Das Thema ist Compliance Pulse ist für jedes Unternehmen, das einen E-Rechnungsanbieter sucht, von großer Bedeutung.
Immer mehr Unternehmen jeder Größe digitalisieren ihre Rechnungsstellung, da Länder und Steuerbehörden verpflichtende Gesetze und Prozesse einführen. Da die Behörden dies tun, um die Sichtbarkeit der Mehrwertsteuer zu verbessern, die Effizienz zu steigern und Betrug zu bekämpfen, ist es sinnvoll, einen Anbieter zu wählen, der sich in globalen Komplexitäten auskennt, da keine zwei Länder, Formate oder Vorschriften gleich sind.
Ein E-Invoicing-Anbieter sollte über die entsprechenden Fähigkeiten verfügen, um sowohl eine Verbindung zu lokalen Steuerplattformen als auch zu sicheren, internationalen Netzwerken wie Peppol herzustellen. Interoperabilität ist ein wichtiges Verkaufsargument für jeden Anbieter und spielt eine große Rolle dabei, sicherzustellen, dass Sie auch mit lokalen und internationalen Netzwerken verbinden können. Interoperabilität bezeichnet die Fähigkeit verschiedener E-Invoicing-Systeme, Rechnungen nahtlos und automatisch auszutauschen, unabhängig davon, welche Software oder welches System verwendet wird.
Banqup Group ist in über 60 Ländern weltweit konform und kann an internationale Schnittstellen wie Peppol und EESPA angebunden werden. Um in Sachen Steuer-Compliance auf dem Laufenden zu bleiben, haben wir einen Leitfaden zur Steuer-Compliance entwickelt, der detailliert aufführt, in welchen Ländern derzeit E-Invoicing-Mandate bestehen oder geplant sind.
Integration und Mehrwertdienste
Bei der Auswahl eines E-Invoicing-Anbieters ist es praktisch, einen Anbieter zu wählen, der eine minimale Störung Ihres aktuellen Geschäftsablaufs gewährleisten kann. Dies bedeutet, sich für einen Anbieter zu entscheiden, der in bestehende ERP- und Buchhaltungssoftware integriert werden kann, insbesondere ohne dass größere IT-Arbeiten erforderlich sind.
Zusätzlich zu dem Vorteil der nahtlosen Integration gibt es Mehrwertdienste, die einige Anbieter anbieten. Diese können beinhalten:
Zahlungslinks zu Rechnungen: Kunden werden auf eine einfache Online-Seite geleitet, um die Transaktion abzuschließen, ohne dass eine zusätzliche Infrastruktur erforderlich ist.
Digitales sicheres Archiv: Schneller und sicherer Zugriff auf ältere Dateien, ohne physischen Speicherplatz zu beanspruchen. Dies kann für lokale Archivierungsgesetze entscheidend sein, die verlangen, dass Sie Ihre Finanzdokumente über eine bestimmte Anzahl von Jahren sicher aufbewahren.
Elektronische Signaturen: Das Hinzufügen einer elektronischen Signatur hat den Vorteil, die Integrität und Authentizität Ihrer Rechnungen zu garantieren, was (neben dem Schaffen von mehr Vertrauen) in vielen Ländern eine gesetzliche Anforderung sein kann.
Workflows: Die Möglichkeit, Regeln und Prozesse zu definieren, um die Genehmigung eingehender Rechnungen zu erleichtern.
Sind sie vertrauenswürdig?
Schließlich sollte bei der Auswahl auch die nachgewiesene Expertise berücksichtigt werden. Vertrauen bereits viele Unternehmen dem Anbieter und verfügt er über ein bestehendes globales Netzwerk?
Banqup Group betreibt das führende Netzwerk für E-Invoicing, E-Payments, E-Identity und E-Reporting. Über eine Million Unternehmen auf der ganzen Welt tauschen ihre Dokumente bereits über unsere globalen Lösungen aus.
Machen Sie den nächsten richtigen Schritt auf Ihrem Weg zur E-Rechnung
Obwohl es viele Informationen zu beachten gibt, wenn Sie Ihren E-Invoicing-Anbieter wählen, kann der Weg dorthin einfach sein. Treffen Sie eine fundierte Entscheidung, indem Sie Ihre Auswahl basierend auf Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Bedürfnissen treffen.