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Muchos piensan que las facturas electrónicas y los PDF son simplemente lo mismo. Pero no es así. La facturación electrónica es mucho más que eso. Consulte a continuación las diferencias clave y descubra las ventajas de la facturación electrónica para su empresa.
Al oír hablar de facturación electrónica, las empresas suelen pensar que se trata de enviar facturas por correo electrónico. Este proceso no solo incluye el envío de la factura, sino también su contabilización, pago y cobro electrónicos. La facturación electrónica supone un gran ahorro de costes, tanto para el emisor como, sobre todo, para el receptor. Dado que la facturación electrónica digitaliza el proceso de facturación tanto para el emisor como para el receptor, una factura en PDF no se considera facturación electrónica.
Al recibir un PDF, el receptor todavía tiene que introducir los datos manualmente en un sistema, con o sin ayuda de software OCR, o corregirlos. En el caso de la facturación electrónica, el receptor obtiene todos los datos de forma electrónica, lo que permite automatizarlos con sus sistemas contables. La introducción manual deja de ser necesaria y el control del contenido de la factura puede automatizarse.
Automatizado
Cuando un emisor decide optar por la facturación electrónica en lugar de simplemente enviar un PDF, obtiene un sinfín de ventajas. En primer lugar, la facturación electrónica es como el correo certificado, pero más rápida. Siempre se tiene la certeza de que la factura se ha recibido y se recibe información al respecto. Dado que el plazo de pago suele empezar a contar en el momento en que se registra la factura, la factura electrónica puede acortar dicho plazo en varios días.
Sin intervención del servicio de correo, de las salas de correo ni de otros departamentos internos, la factura electrónica llega directamente al sistema financiero del receptor. Los recordatorios pueden enviarse automáticamente y las opciones de pago pueden integrarse en la factura o en el recordatorio. Las facturas electrónicas pueden archivarse digitalmente con facilidad, lo que las hace fáciles de encontrar y siempre accesibles dentro de la organización.
Con la facturación electrónica, está preparado para el futuro. Es solo cuestión de tiempo que los receptores dejen de querer recibir facturas de otra forma. El Gobierno (neerlandés) incluso hizo obligatoria la facturación electrónica (y no los PDF) a partir del 1 de enero.
Método de facturación electrónica
Las facturas en papel y las facturas en PDF enviadas por correo electrónico se intercambian, la mayoría de las veces, directamente entre dos partes. Por supuesto, esto también ocurre con las facturas electrónicas. En este llamado modelo de dos esquinas, ambas partes acuerdan el formato de factura electrónica que utilizarán y la conexión técnica correspondiente.
Sin embargo, existen muchos formatos distintos en el mundo de la facturación electrónica, y esa variedad tiene una función. Un formato (estándar de factura) suele reflejar las necesidades específicas de un sector o de una colaboración. Cada sector tiene su propio proceso de pedido y facturación, por lo que un único formato puede incluso resultar poco adecuado.
Proveedor de servicios de facturación
En el modelo de tres esquinas, un proveedor de servicios de facturación se encarga de aliviar la carga tanto del emisor como del receptor en el proceso de facturación. El emisor utiliza sus propios estándares sectoriales, y el proveedor de servicios de facturación se asegura de que la factura llegue al receptor en el formato correcto. Preferiblemente de forma electrónica, aunque el correo electrónico o el correo postal también son opciones posibles.
Otra ventaja para el emisor es que solo se necesita establecer un enlace técnico con el proveedor de servicios de facturación. El proveedor de servicios de facturación se encarga de los distintos enlaces del lado del receptor. Al traducir los diferentes formatos, el proveedor de servicios de facturación garantiza que el receptor reciba todas sus facturas electrónicamente de la misma manera y que la autenticidad e integridad de la factura se determinen correctamente. Los proveedores de servicios de facturación cuentan con una amplia red y establecen acuerdos con (grandes) sistemas contables.
Sencillo y con grandes ventajas
Al utilizar un proveedor de servicios de facturación, las empresas pueden intercambiar fácilmente facturas electrónicas directamente con numerosos proveedores de diferentes sectores. Esto requiere un único enlace (configuración única) entre el sistema contable y la plataforma del proveedor de servicios. Las pequeñas empresas también pueden utilizar un portal web para enviar y recibir facturas electrónicas.
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