Question 1

¿Quién debe utilizar KSeF y a partir de cuándo?

Accepted Answer

KSeF se aplica a los contribuyentes que entran dentro del ámbito obligatorio de la facturación electrónica según la normativa polaca del IVA. La implantación se realiza por fases, por lo que la fecha exacta de la obligación depende de la categoría del contribuyente y de la etapa de implementación correspondiente. En general, la facturación B2B nacional es el caso de uso principal, mientras que otros tipos de transacciones pueden tratarse de forma diferente según las normas aplicables.

Question 2

¿Qué tipos de factura quedan excluidos de KSeF?

Accepted Answer

Determinados tipos de factura y transacciones quedan fuera del ámbito obligatorio de KSeF, según la categoría legal y las normas de transición aplicables. Algunos ejemplos pueden incluir determinadas transacciones B2C, algunos escenarios del extranjero hacia Polonia y cualquier otro tipo de factura excluido específicamente por la legislación o las directrices. Las exclusiones exactas deben comprobarse siempre con la normativa polaca vigente y la situación concreta del contribuyente.

Question 3

¿Necesito un nuevo certificado o token para KSeF 2.0?

Accepted Answer

Sí. La autenticación para KSeF 2.0 utiliza el método de autenticación aprobado actualmente, y los tokens heredados de la configuración anterior de KSeF (anterior a febrero de 2026) ya no son válidos. Si un contribuyente probó o utilizó anteriormente el entorno anterior, debe confirmar que sus credenciales y método de acceso son compatibles con el entorno de producción actual.

Question 4

¿El PDF o la copia impresa es la factura legal?

Accepted Answer

No. La factura legalmente relevante es la factura electrónica estructurada enviada a KSeF. Un PDF o una copia impresa es solo una visualización legible para el ser humano de dicha factura y no sustituye al archivo estructurado registrado en el sistema.

Question 5

¿Puedo incluir datos comerciales internos en una factura KSeF impresa?

Accepted Answer

Sí. Según la interpretación individual del 20 de julio de 2026 (0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW), puede incluir datos complementarios (como referencias de pedido o Incoterms) en una visualización legible de la factura, siempre que no alteren el fondo de la transacción ni contradigan los datos XML enviados a KSeF.

Question 6

¿Podemos incluir datos internos adicionales en la visualización de la factura?

Accepted Answer

Sí, siempre que los datos sean únicamente complementarios e informativos. La visualización puede contener detalles internos o comerciales que no formen parte del XML estructurado, siempre que no modifiquen el contenido legal de la factura ni entren en conflicto con los datos oficiales de KSeF.

Question 7

¿Se permiten los archivos adjuntos en PDF en KSeF?

Accepted Answer

No; los archivos adjuntos en PDF genéricos y las imágenes no se admiten directamente como adjuntos de factura en KSeF. Si es necesario que la factura vaya acompañada de información adicional, debe incorporarse mediante las opciones de adjuntos estructurados que permite el esquema, cuando esté permitido (con un límite de 3 MB), o compartirse a través de un canal independiente, como el correo electrónico.

Question 8

¿Qué ocurre si el sistema KSeF deja de funcionar?

Accepted Answer

Si el sistema no está disponible o el contribuyente no puede conectarse, puede utilizar el modo de contingencia correspondiente, como Offline24 u otro procedimiento de fallo reconocido oficialmente. A continuación, la factura debe transmitirse a KSeF dentro del plazo legal aplicable a dicho modo.

Question 9

¿Cuáles son los modos sin conexión y de fallo?

Accepted Answer

KSeF incluye distintos regímenes de contingencia, entre ellos la emisión sin conexión por parte del contribuyente, la indisponibilidad del sistema anunciada oficialmente y los modos formales de fallo. No son idénticos entre sí, y cada uno tiene sus propios requisitos en cuanto al formato de la factura, los códigos QR y los plazos de transmisión.

Question 10

¿Qué códigos QR se requieren en las facturas sin conexión?

Accepted Answer

Las facturas sin conexión deben incluir los códigos QR exigidos por el modo de contingencia de KSeF que se esté utilizando. En Offline24, la factura se prepara sin conexión en el esquema FA(3) e incluye los códigos QR necesarios, entre ellos uno vinculado al certificado de KSeF. Los requisitos exactos de los códigos QR pueden variar según si la factura se emite en Offline24, en caso de indisponibilidad oficial u otro modo formal de fallo.

Question 11

¿Cómo funcionan las facturas B2G (sector público) con KSeF?

Accepted Answer

Las entidades públicas están legalmente obligadas a recibir facturas electrónicas estructuradas a través de PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) desde 2019, ya en virtud de la Ley de 9 de noviembre de 2018. Aunque la emisión por parte del proveedor era anteriormente voluntaria, la obligación de 2026 exige que los proveedores incluidos en su ámbito emitan las facturas B2G electrónicamente. Los proveedores pueden utilizar PEF (a través de Peppol BIS Billing 3.0) o KSeF directamente (a través de XML FA(3)). Cuando se emite a través de PEF, la factura se transfiere automáticamente a KSeF, que asigna el número KSeF obligatorio antes de que la factura quede disponible para el comprador del sector público.

Question 12

¿Cómo emito una factura KSeF a una entidad de la administración local o un ayuntamiento?

Accepted Answer

Las estructuras de la administración local a menudo separan al comprador legal (por ejemplo, el ayuntamiento) de la unidad que realmente recibe los bienes o servicios (por ejemplo, un colegio o una biblioteca local). En KSeF, los proveedores deben cumplimentar los nodos XML específicos JST y Podmiot3 del esquema FA(3). Esto garantiza que tanto la entidad principal del contribuyente como la unidad subordinada puedan identificar, acceder y procesar la factura dentro del ecosistema KSeF.

Question 13

¿Cómo llegan las facturas al comprador en KSeF?

Accepted Answer

En primer lugar, la factura se envía como archivo estructurado a KSeF, que le asigna el número legal de KSeF. A continuación, el comprador recupera la factura a través del ecosistema KSeF o mediante su ERP conectado o la integración con su proveedor de servicios, según cómo esté configurado operativamente el comprador.

Question 14

¿Puede un cliente rechazar una factura KSeF?

Accepted Answer

KSeF valida la corrección técnica y estructural de la factura, pero la aceptación comercial sigue siendo independiente de la validación del sistema. Un comprador puede impugnar, corregir o gestionar la factura mediante los procesos comerciales y contables habituales, incluso si la factura ya ha sido aceptada por KSeF.

Question 15

¿Cómo funcionan las anulaciones y las facturas rectificativas en KSeF?

Accepted Answer

Las correcciones se gestionan mediante los flujos de trabajo de corrección estructurados que exige el marco de KSeF. En general, si una factura debe ajustarse, anularse o corregirse, el contribuyente debe utilizar el documento rectificativo conforme a KSeF correspondiente, en lugar de simplemente eliminar o sustituir la factura original.

Question 16

¿Qué ocurre si el comprador no puede acceder a KSeF?

Accepted Answer

Si el comprador no puede acceder directamente a KSeF, la factura puede emitirse y ponerse a disposición igualmente a través del proceso legal de KSeF, y gestionarse después mediante la vía de acceso autorizada del comprador o su proveedor de servicios. La gestión práctica exacta depende de si el comprador es un usuario de KSeF, una entidad del sector público u otra parte con un acuerdo de acceso especial.

Question 17

¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento a partir de 2027?

Accepted Answer

A partir del 1 de enero de 2027, comenzarán a aplicarse una supervisión estricta y sanciones administrativas por incumplimiento de KSeF. La administración tributaria podrá imponer multas cuando las facturas se emitan fuera del sistema exigido o cuando falten los identificadores de KSeF requeridos.

Question 18

¿Qué debemos probar antes de la puesta en marcha?

Accepted Answer

Antes de la puesta en marcha, los contribuyentes deben probar la autenticación, el envío de facturas, la gestión de correcciones, los procedimientos de contingencia sin conexión, la visualización de facturas y los flujos de recuperación por parte del comprador. También es importante comprobar que los datos maestros, el formato de la factura y cualquier adjunto o campo complementario necesario estén configurados correctamente para que las facturas no sean rechazadas.

Polonia

Los requisitos de facturación electrónica e informes electrónicos de Polonia explicados

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