Cómo Banqup ayudó a Kreatos a optimizar más de 120 salones en una red de facturación electrónica escalable y lista para mandatos

Kreatos, de un vistazo

Kreatos es un nombre consolidado en el sector de la peluquería belga. Con más de 120 salones en Flandes, la cadena combina una sólida identidad de marca con una mezcla de ubicaciones propias y franquiciadas.

La organización se gestiona de forma centralizada desde su sede en Amberes, donde se lleva la contabilidad de los salones propios, junto con el soporte administrativo para algunos de los franquiciados.

• Sector: Red de peluquería y retail (propios + franquicia)

• Escala: Más de 120 salones en Flandes, gestionados desde la sede central en Amberes

• Soluciones clave: Plataforma Banqup, integración con la red Peppol, integración contable

• Objetivo principal: Automatización centralizada del flujo de trabajo y preparación para la facturación electrónica belga de 2026

El desafío - Más allá del buzón compartido: superar la facturación manual entre ubicaciones

Hasta hace poco, la facturación de los salones gestionados o supervisados administrativamente por Kreatos se realizaba a través de un buzón compartido. Los salones y los proveedores enviaban sus facturas por correo electrónico, después de lo cual se clasificaban manualmente por expediente y se procesaban también manualmente. Esto hacía que el proceso llevara mucho tiempo y aumentaba el riesgo de errores o de pérdida de documentos.

A medida que aumentaba el número de salones, resultaba cada vez más difícil mantener la visión de conjunto. Kreatos no solo quería mejorar la eficiencia, sino también prepararse para la obligación de facturación electrónica que será obligatoria en 2026.

La solución - Un único flujo de trabajo digital para cada salón

Kreatos entró en contacto con Banqup, anteriormente Billtobox, a través de una conexión indirecta. La plataforma ya estaba en uso en un salón adquirido anteriormente, y su estructura clara y facilidad de uso resultaron inmediatamente atractivas. Kreatos decidió centralizar todos sus propios expedientes en Banqup (Billtobox).

Todos los salones implicados se conectaron a la red Peppol, lo que permite a los proveedores enviar sus facturas directamente en formato electrónico. Estas se entregan automáticamente a Billtobox, donde se agrupan de forma centralizada, se aprueban sin fricciones y se procesan. Gracias a la integración con el sistema contable interno, todo el proceso es ahora mucho más rápido y preciso.

Las ventajas de trabajar con Banqup

• Proceso centralizado y uniforme

  Todos los salones gestionados o apoyados administrativamente por Kreatos utilizan ahora el mismo enfoque.

• Automatización y eficiencia

  Las facturas se reciben de forma digital, se leen automáticamente y se procesan.

• Menos errores y mejor seguimiento

  Ya no hay clasificación manual y se dispone de una visión actualizada de todos los documentos entrantes.

• Orientado al futuro

  Listo para la obligación de facturación electrónica belga en 2026.

Conclusión

Con Banqup, anteriormente Billtobox, Kreatos digitaliza todo el flujo de facturación de sus propios salones y de los salones para los cuales gestiona la administración.

Lo que antes era un proceso fragmentado y manual ahora está evolucionando hacia un proceso centralizado y digital. Los primeros resultados son claros: más eficiencia, menos errores y una visión general mucho mejor. Un paso importante hacia una administración preparada para el futuro, lista para la facturación electrónica obligatoria en 2026.