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Efficace, sécurisée, conforme à la loi : tout ce que vous devez savoir sur la création et la réception de factures électroniques - préparez-vous dès maintenant pour 2025 !
La facturation électronique, également appelée « e-billing » ou « e-invoicing », est une approche moderne du traitement numérique des factures et des paiements. Les factures papier traditionnelles sont remplacées par des factures électroniques, ou « e-factures » en abrégé. Cela offre de nombreux avantages, tels qu'un gain de temps, des réductions de coûts et un processus de facturation optimisé.
De plus, la facturation électronique est désormais obligatoire pour toutes les entreprises en Allemagne à partir du 1er janvier 2025. L'introduction progressive des obligations a été définie dans le cadre de la loi sur les opportunités de croissance (Wachstumschancengesetz) et les réglementations spécifiques par la lettre du BMF datée du 15 octobre 2024 : la réception obligatoire sera suivie par l'introduction progressive de l'émission obligatoire de factures électroniques à partir de 2027. Les entreprises doivent s'adapter à de nouveaux processus et formats tels que XRechnung et ZUGFeRD, qui sont conformes à la norme européenne EN16931.
Nous vous présentons ci-dessous comment créer efficacement des factures électroniques, que ce soit pour de petits ou de grands volumes de facturation.
Création de factures électroniques pour des volumes modérés
Pour les petites entreprises ou celles ayant un faible volume de facturation, il est judicieux de s'appuyer sur une plateforme de facturation électronique simple. Cela vous permet de créer et d'envoyer des factures électroniques sans connaissances spécialisées approfondies.
Étapes pour une création facile :
Choisissez une plateforme : Utilisez une plateforme spécialisée, telle que notre solution Banqup, pour créer des factures électroniques rapidement et en toute sécurité.
Configuration initiale de la plateforme : enregistrez toutes les données pertinentes de l'entreprise pour insérer automatiquement les informations récurrentes telles que les numéros de facture ou les conditions de paiement. Les personnalisations individuelles, comme les logos et les thèmes de couleurs, soutiennent votre identité de marque. Certains outils vous permettent également de créer un catalogue de produits ou une liste de clients et de fournisseurs pour simplifier le processus de facturation.
Créez votre facture : Remplissez les détails de facture nécessaires tels que le destinataire, les articles ou services, les montants, etc.
Envoi de la facture électronique : Envoyez la facture de manière sécurisée via des réseaux tels que Peppol ou via notre propre réseau Banqup ou, si nécessaire, par e-mail.
Suivi du statut : Suivez l'état du traitement et l'avancement du paiement de vos factures via la plateforme.
Ces solutions vous aident à réduire les coûts de papier, à gagner du temps et à optimiser vos processus. De plus, la solution vous prépare dès aujourd'hui à l'obligation à partir de janvier 2025 !
Automatisation pour les gros volumes de factures
Les entreprises ayant un volume de facturation élevé, en revanche, bénéficient particulièrement de solutions automatisées qui peuvent être intégrées de manière transparente dans les systèmes ERP existants. Voici les points les plus importants à considérer :
Intégration dans les systèmes existants : Choisissez une plateforme qui peut être facilement intégrée dans votre ERP ou vos systèmes de facturation actuels.
Conformité automatisée aux exigences (légales) (« conformité ») : La plateforme doit être capable de créer des factures électroniques automatiquement dans les formats requis (par exemple XRechnung, ZUGFeRD) et ainsi répondre aux exigences réglementaires de différents pays.
Suivi des performances : Utilisez les fonctions de reporting et d'analyse pour garder un œil sur l'état des paiements et les éventuels écarts.
Une telle automatisation permet de gagner du temps, de réduire les erreurs manuelles et de favoriser la durabilité en minimisant la consommation de papier.
Exigences légales pour les factures électroniques
Avec l'obligation de facturation électronique en Allemagne à partir de 2025, le respect des nouvelles réglementations est essentiel. Seules les factures au format EN 16931 seront autorisées. Même les entreprises qui utilisent déjà des factures électroniques doivent s'assurer que leurs systèmes répondent à ces exigences.
Notre solution pour PME Banqup garantit un traitement et un archivage sécurisés (et conformes aux audits) de vos factures. Elle prend également en charge la création et l'envoi de factures électroniques dans divers formats, y compris à l'international. Pour en savoir plus, consultez notre page sur la conformité.
Lancez-vous dès maintenant !
Vous avez encore des questions sur la facturation électronique ou sur les nouvelles réglementations ? Nous sommes ravis de vous aider à trouver la solution idéale. Découvrez-en plus dans notre article de blog sur l'obligation de facturation électronique en Allemagne. Testez notre plateforme dès maintenant avec un essai gratuit de 30 jours et voyez par vous-même à quel point la transition vers la facturation électronique peut être facile.