Durabilité numérique : la facturation électronique pour un avenir plus vert
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Les critères dits ESG, à savoir la promotion de la protection de l'environnement, de la durabilité et d'une gestion d'entreprise éthique (gouvernance), deviennent de plus en plus une partie intégrante de la culture d'entreprise. De plus en plus d'entreprises reconnaissent que la facturation électronique est une étape simple vers la réduction des déchets numériques et de leur empreinte écologique. Le coupable principal bien connu est bien sûr la facture papier, mais les factures électroniques envoyées par e-mail ne sont pas non plus totalement innocentes.
L'empreinte écologique des factures papier
L'impact environnemental de la facturation est largement déterminé par les émissions de dioxyde de carbone (CO2). Pour évaluer l'empreinte carbone d'une facture papier, une analyse approfondie de l'ensemble de son cycle de vie doit être menée, de la production du papier et de l'impression au traitement, à l'administration, à la livraison et à l'élimination.
De nombreuses études ont déjà été réalisées pour déterminer l'empreinte carbone précise des factures papier. La dernière étude de marché de Billentis, « The Global E-Invoicing and Tax Compliance Report: Watch the Tornado! », fournit une analyse innovante du paysage de la facturation électronique, démontrant comment les avancées technologiques et les exigences réglementaires transforment le commerce numérique. Le rapport présente également des chiffres clés illustrant l'impact environnemental de la facturation papier. Les émissions de CO2 associées à la production d'un kilogramme de papier peuvent varier considérablement en fonction de facteurs tels que le type de papier, la source des matières premières, le processus de fabrication et l'énergie utilisée. La production de papier implique généralement l'abattage d'arbres, le transport du bois, un processus de fabrication de pâte à papier énergivore et la fabrication du papier lui-même. Chaque phase contribue aux émissions globales de CO2.
Selon la dernière étude de Billentis, en tenant compte des différentes méthodes de production, l'empreinte carbone du papier est généralement estimée entre 1,45 kg et 3,6 kg de CO2 par kilogramme de papier. Avec une estimation prudente de 2 kg de CO2 par kilogramme de papier, l'empreinte CO2 d'une seule facture papier de 20 grammes (incluant le transport, l'impression et l'archivage) serait d'environ 40 grammes. Ces chiffres démontrent clairement la contribution de la facturation papier aux émissions de CO2 et son impact environnemental.
Un arbre peut produire environ 7 500 feuilles A4, ce qui équivaut à 3 000 factures d'une moyenne de 2,5 pages chacune. La production de ces 3 000 factures – soit un arbre – génère environ 120 kg de CO2.
Selon les estimations du ministère de l'Agriculture des États-Unis (USDA), un arbre mature peut absorber environ 22 kg de CO2 par an. En supposant une durée de vie d'environ 10 ans avant d'être récolté, un seul arbre pourrait absorber environ 220 kg de dioxyde de carbone au cours de sa vie – soit environ 80 grammes par facture – ce qui n'est plus compensé une fois l'arbre abattu.
Avec environ 560 milliards de factures émises chaque année dans le monde, et seulement environ 125 milliards actuellement envoyées par voie électronique, il reste approximativement 435 milliards de factures – soit plus de 75 % – toujours au format papier. Sur la base d'une émission moyenne de CO2 de 40 grammes par facture papier, et des 80 grammes supplémentaires qui ne sont plus absorbés en raison de la déforestation, les factures papier génèrent environ 52 mégatonnes de CO2 par an.
Le piège du PDF : pourquoi les factures par e-mail seules ne suffisent pas
Bien que le remplacement des factures papier par des e-mails aide à préserver les arbres, cela génère toujours des niveaux importants de « déchets » numériques provenant des e-mails et des fichiers PDF – qui sont désormais considérés comme l'un des plus gros polluants environnementaux de la planète. Ces déchets numériques proviennent de l'énergie et des ressources consommées lors de la création, de la transmission et du stockage des documents électroniques. Malgré cela, les véritables factures électroniques (c'est-à-dire pas les PDF) sont manifestement plus respectueuses de l'environnement que leurs homologues papier. Une facture électronique entièrement structurée, bien qu'étant toujours un fichier, est 30 à 50 % plus petite en taille par rapport à un PDF car elle ne contient pas de graphiques. Cela signifie qu'une puissance de traitement moindre est requise – réduisant ainsi le besoin de centres de données énergivores ! La facturation électronique est donc une étape simple qui peut faire une différence significative.
La recherche confirme ce constat. Une étude de Maija Tenhunen et Esko Penttinen (« Assessing the Carbon Footprint of Paper vs. Electronic Invoicing », Aalto University School of Economics, 2010) a révélé que le passage des factures papier aux factures électroniques réduit l'empreinte carbone du cycle de vie d'une facture d'un taux impressionnant de 63 %. Cela est dû en grande partie à la réduction des efforts manuels, de l'utilisation des matériaux et du transport. Les factures électroniques structurées permettent également une automatisation et une efficacité accrues. Ces conclusions soulignent l'importance de la facturation électronique comme alternative plus écologique.
Néanmoins, un défi subsiste : le nombre croissant de documents numériques entraîne une accumulation excessive de données. Notre conseil : de nos jours, il n'y a aucune raison de stocker les factures deux fois. Toutes ces factures stockées à différents endroits augmentent le volume de vos déchets numériques. Avec le forfait Banqup Premium - ou Optimum, vous pouvez supprimer tous les doublons et stocker vos factures dans l'archive numérique de Banqup, où elles sont bien organisées, faciles à trouver et archivées pour la durée légalement requise.
E-factures - avantageuses à tous égards
Remplacer les tâches manuelles par des solutions numériques réduit considérablement le temps nécessaire et élimine les processus papier et le transport. Cela libère du temps pour des activités rentables. Comme nous l'avons vu, cela réduit substantiellement les émissions de CO2.
Bien que les avantages environnementaux soient les plus évidents, la facturation électronique contribue également de manière significative aux améliorations sociales et de gouvernance. Par conséquent, les entreprises peuvent utiliser le passage à la facturation électronique comme une mesure stratégique pour améliorer leur performance et leur reporting ESG.
La transition apporte également un certain nombre d' avantages sociaux, en particulier pour les petites et moyennes entreprises (PME), notamment une meilleure accessibilité, même dans les zones reculées, une plus grande transparence des transactions et des avantages financiers importants, par exemple grâce à un paiement plus rapide des factures. De plus, les aspects de gouvernance seront améliorés en simplifiant la conformité fiscale, en renforçant les contrôles internes et en optimisant les processus de facturation.
Conclusion
La facturation électronique est non seulement respectueuse de l'environnement, mais elle offre également aux entreprises une variété d'avantages pratiques. De la réduction des émissions de CO2 et des déchets numériques à la baisse des coûts et à l'augmentation de l'efficacité, les factures électroniques lisibles par machine ont le pouvoir de transformer vos processus métier. Elles représentent un pas vers un avenir plus efficace et durable.
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