Interview avec Andres Lilleste : Retours d'expérience de 20 ans dans la facturation électronique

Le nom d'Andres Lilleste est familier à tous dans le paysage estonien de la facturation électronique en tant que l'un des pionniers et défenseurs de la facturation électronique en Estonie. Avec 20 ans d'expérience dans la facturation électronique chez Banqup Group et son rôle récent en tant que responsable du pôle Conformité, veillant à ce que les opérations de facturation de nos clients dans le monde entier respectent les normes réglementaires, il ne fait aucun doute qu'Andres sait tout sur les factures électroniques et, heureusement pour nous, il est heureux de partager ses réflexions.

Vous êtes impliqué dans la facturation électronique depuis le tout début. Racontez-nous comment vous êtes entré dans ce domaine et quand avez-vous réalisé que les factures électroniques étaient l'avenir ?

Pour moi, le mot "début" a deux significations. Tout d'abord, j'ai commencé à travailler en 2005 en tant que responsable client technique dans le domaine de la facturation électronique. Mon premier jour de travail était immédiatement lié aux factures électroniques. Deuxièmement, c'était à l'époque où la facturation électronique commençait à se développer en Estonie. Le service de facturation électronique dans les banques venait d'être lancé, permettant l'envoi de factures électroniques aux banques des clients, et des accords de paiement automatiques pouvaient être mis en place, mais les factures électroniques B2B et B2G n'avaient pas encore été introduites. Nous avons observé ce que faisaient nos voisins du nord et avons essayé de comprendre comment faire circuler les factures électroniques entre les entreprises. Cela a pris deux ans, mais nous avons réussi à lancer les premières factures électroniques B2B (dépenses).

Si vous deviez expliquer la facturation électronique à votre grand-mère ou à des lycéens, comment la décririez-vous en termes simples ? 

Pour une personne ordinaire, qu'elle soit jeune ou âgée, la manière la plus simple d'expliquer les factures électroniques est la possibilité pratique de payer automatiquement une facture. Si vous recevez une facture sur papier ou au format PDF, c'est agréable à regarder, mais ensuite ? Lorsque vous recevez une facture électronique, le formulaire de paiement dans votre banque est déjà rempli. Pour les entreprises, il existe de nombreux autres avantages, tels que l'élimination du travail manuel.

Y a-t-il eu des situations colorées dans votre travail liées à ce sujet ? 

Quand je pense à des exemples concrets (et à une grande joie), je me souviens de l'époque d'avant 2010 où nous avons travaillé dur pour introduire les factures électroniques auprès des consommateurs et des entreprises. Nous avons mené des campagnes où nous plantions un arbre pour chaque facture électronique envoyée. Les résultats étaient bons, mais loin des niveaux actuels.

Je me souviens aussi d'une loterie où nous avons offert le prix de trois mois de paiements de factures électroniques en notre nom, tiré parmi les utilisateurs de factures électroniques. La consommation de factures électroniques ne cessait d'augmenter, et le gagnant s'est avéré être quelqu'un avec une facture de location combinée, avec de nombreuses autres factures électroniques arrivant sur son compte. Heureusement, nous avions fixé un montant maximum dans notre campagne pour être remboursé.

Quelle est la fausse idée la plus courante sur les factures électroniques que vous rencontrez dans votre travail ? 

Je pense que ces idées fausses évoluent avec le temps. Le défi initial était d'expliquer qu'une facture PDF (une facture dématérialisée) n'est pas une facture électronique. Malheureusement, cette opinion a dominé pendant longtemps. Il y a aussi eu des opinions selon lesquelles la facturation électronique crée un risque que quelqu'un puisse suivre vos livraisons et les informations sensibles apparaissant sur la facture. Mais je crois qu'aujourd'hui, ce sont surtout des choses du passé. Le consommateur d'aujourd'hui a tendance à faire des calculs rationnels et cherche la manière la plus économiquement optimale d'utiliser la facturation électronique.

Banqup Group est représenté dans plus de 30 pays et surveille en permanence la législation sur la facturation électronique. Comment vous assurez-vous que les entreprises n'ont pas à se soucier des réglementations ? 

Je suis convaincu que pour gagner la confiance de nos clients, nous devons être prêts à les éduquer et les soutenir - à la fois dans le processus de vente et dans les services après-vente. Un client veut se sentir pris en charge et tenu informé des tendances et des changements. En général, les clients ne veulent pas connaître tous les détails techniques. Ils veulent les principes.

Pour offrir cet environnement de soutien à nos clients, Banqup a créé il y a quelques années une unité distincte - le "Pôle Conformité". Cette équipe est composée de spécialistes qui travaillent quotidiennement à la collecte et à l'analyse d'informations, et à la définition des tâches de développement au sein de l'entreprise pour garantir que les produits de Banqup respectent les réglementations en matière de facturation électronique.

J'ai déjà utilisé cette comparaison auparavant, mais maintenant, avec la véritable diversité des réglementations mondiales sur la facturation électronique, elle est plus pertinente que jamais - un partenaire, tous les services. Le client se concentre sur le développement de son activité, et nous faisons de notre mieux pour garantir que ses factures soient envoyées et reçues en pleine conformité avec toutes les exigences.

L'état actuel et l'avenir de la facturation électronique dans le monde entier

Quels pays sont actuellement à l'avant-garde de la facturation électronique ? Y a-t-il quelque chose que d'autres pays peuvent apprendre d'eux ? 

Je crois qu'il s'agit d'une question dont la réponse dépend de la région d'où vient l'expert. Nous voyons des pays qui soutiennent fortement la centralisation et la réglementation, des pays qui offrent une "variété" de solutions - où la transmission standard et les alternatives sont autorisées simultanément, et puis il y a des pays où tout fonctionne plus ou moins spontanément mais techniquement à un très haut niveau.

Le rôle de la perte de TVA d'un pays au cours de l'année joue certainement également un rôle. Une phrase dominante dans la réglementation est que "la facture électronique doit respecter les normes EN16931". EN16931 est le nom technique de la norme de facturation électronique de l'UE. Nous voyons également souvent des références à la transmission Peppol. Peppol est devenu un réseau mondial pour la transmission de factures électroniques. Une troisième chose que nous voyons est des références à la déclaration électronique. Il s'agit d'une situation où l'autorité fiscale locale attend des déclarations fiscales en temps réel ou quasi en temps réel de la part des facturants.

En examinant tout ce qui précède, l'Italie est actuellement à l'avant-garde de la facturation électronique en Europe, ayant fortement plaidé pour que toutes les factures électroniques passent par la plateforme centrale du pays. La France lance une solution de facturation électronique basée sur l'architecture Peppol au second semestre 2026, où l'administration fiscale est l'une des parties prenantes, et la TVA est prise en compte sur la facture presque en temps réel.

Belgique, Allemagne, Lettonie - à partir du début de 2026, les exigences de facturation électronique B2B entreront en vigueur, combinées avec Peppol ou, en l'absence de celui-ci, un canal de facturation électronique alternatif.

En tant qu'Estonien, j'apprécie l'approche nordique où la facturation électronique entre les entreprises est volontaire mais très répandue et fait partie normale des affaires. La facture électronique est la norme. Malheureusement, l'adoption volontaire n'a pas encore entraîné une utilisation généralisée des factures électroniques en Estonie. Je crois que la directive ViDA (TVA à l'ère numérique) apportera des changements dans les déclarations fiscales, où la facture électronique sera l'un des moyens de transmettre des informations.

Quels pays rendront bientôt la facturation électronique obligatoire ? Comment cela affectera-t-il les entreprises qui souhaitent opérer à l'échelle internationale ? 

De plus en plus, nous constatons que les entreprises internationales recherchent des prestataires de services pour les aider à comprendre les exigences et à mettre en œuvre des solutions de transmission de factures. Il est écrasant de suivre toutes ces évolutions et de rester à jour avec les mises à jour technologiques continues. De plus, il y a assez de changements dans les délais. Il y a généralement des retards mais les suivre est également un défi.

À partir de janvier 2025, les obligations de facturation électronique B2G s'appliqueront en Allemagne et en Lettonie. Dans un avenir proche, les réglementations changeront dans des pays tels que la Grèce, où la facturation électronique B2B deviendra obligatoire à partir de juillet. En janvier 2026, une série de changements est à venir : la facturation électronique B2B en Belgique et en Lettonie, la réglementation B2B régulièrement reportée en Pologne, et la Croatie se joindra à la facturation électronique B2B. D'ici 2027, la Slovaquie et la Slovénie devraient mettre en œuvre leurs propres changements.

Dans quelle mesure les exigences en matière de facturation électronique diffèrent-elles d'un pays à l'autre ? Certains pays sont-ils particulièrement complexes ou inattendus ? 

Les exigences les plus complexes se trouvent dans les pays qui ont lancé leurs projets de facturation électronique avant le développement de l'initiative ViDA. ViDA apporte des règles pour la déclaration fiscale transfrontalière mais fournit également des recommandations claires pour les solutions techniques - la facturation électronique via EN16931 et la transmission des factures électroniques via le réseau Peppol.

L'Estonie et le développement des factures électroniques

L'Estonie a été l'un des premiers pays où l'envoi de factures électroniques est devenu obligatoire pour le secteur public. Comment cela a-t-il affecté l'attitude des entreprises envers la facturation électronique ?

L'obligation d'envoyer des factures électroniques au secteur public est entrée en vigueur le 1er juillet 2019. La seule façon de recevoir un paiement pour les services fournis à l'État était de soumettre une facture électronique. Ce changement a rapidement porté la facturation électronique B2G à son niveau maximum. Seuls les fournisseurs transfrontaliers étaient encore autorisés à soumettre des factures au format PDF.

Il y a également eu un impact sur la croissance des factures électroniques B2B, mais pour être honnête, je pense que tout le monde travaillant quotidiennement avec des factures électroniques s'attendait à une croissance un peu plus rapide. Une tendance positive que nous avons observée était l'échange d'idées sur de nouvelles possibilités techniques, et cette période a également marqué le lancement de projets d'économie en temps réel (RTE) en Estonie. L'Estonie offre un excellent environnement pour tester et lancer de nouvelles idées, soutenu par une législation flexible et un solide gouvernement électronique.

Lorsque l'on compare l'Estonie à ses pays voisins et à l'Europe, êtes-vous plus innovants ou plus conservateurs en matière de facturation électronique ?

Ma réponse serait des innovateurs conservateurs. Dans un bon environnement technologique où l'État a montré l'exemple avec les factures électroniques B2G, la facturation électronique B2B se développe lentement mais sûrement grâce à des soumissions volontaires. Un bon exemple de notre contexte technologique est le Registre des entreprises, qui sert de répertoire central et indique si une entreprise est une entité de facturation électronique ou non.

Les entreprises estoniennes sont-elles généralement bien préparées pour l'adoption des factures électroniques, ou y a-t-il encore des améliorations à apporter ? Quels secteurs sont les plus avancés et lesquels accusent du retard ?

La transition vers la facturation électronique est plus facile pour les moyennes et grandes entreprises. Cela s'explique par deux raisons : elles utilisent généralement déjà un logiciel de comptabilité qui prend en charge la facturation électronique, et en outre, elles ont davantage à gagner en rendant leurs processus de facturation plus efficaces. Les factures électroniques facilitent un flux d'informations plus rapide, le cycle de vie de la facture est traçable du début à la fin, et les paiements et l'archivage peuvent tous être effectués en un seul clic.

Cependant, les entreprises qui n'utilisent pas de logiciel de comptabilité (micro-entreprises) ou qui n'ont pas encore activé l'intégration de la facturation électronique dans leur logiciel existant devraient se concentrer sur le changement de leurs méthodes de travail. Pour ces dernières, il est encore nécessaire de travailler sur une tendance où l'envoi de factures au format PDF par e-mail est considéré comme une forme acceptable de facturation. Il est important de se rappeler que les e-mails ont tendance à se perdre, que les données des PDF doivent être saisies manuellement, ce qui peut entraîner des erreurs de saisie.

Que peuvent faire les entrepreneurs et les comptables estoniens aujourd'hui pour être plus conscients de la facturation électronique et être prêts pour l'avenir ?

J'ai trois recommandations à vous faire : 1) Si vous n'utilisez pas encore de logiciel de comptabilité, commencez à en utiliser un ou un service de facturation basé sur le cloud qui aide à organiser les données et fournit une vue d'ensemble plus claire ; 2) Si vous avez déjà une solution logicielle, n'hésitez pas à contacter le service client de votre fournisseur de services et à vous renseigner sur les factures électroniques - à la fois pour les ventes et les achats ; 3) Si vous avez besoin de plus de fonctionnalités de votre logiciel actuel (volume, transactions transfrontalières, autres réglementations), n'hésitez pas à contacter les opérateurs de facturation électronique et à trouver un partenaire fiable qui peut vous aider à résoudre ces problèmes.

En Estonie, il existe encore une croyance répandue selon laquelle une facture électronique consiste simplement à envoyer un PDF par e-mail. Comment pouvons-nous briser cette croyance ?

Je ne veux effrayer personne, mais d'après notre expérience, les PDF en pièces jointes aux e-mails sont associés à trois principaux risques : 1) Ils ont tendance à se perdre ; 2) Des erreurs surviennent lors de la saisie manuelle des données à partir des PDF (les deux parties perdent du temps et de l'énergie à traiter les erreurs) ; et 3) Les e-mails frauduleux sont courants dans notre région - malheureusement, cette tendance est également croissante dans le cas des factures. Nous espérons toujours le meilleur, mais pour minimiser les risques, l'approche la plus sûre est de choisir la voie de la facturation électronique. Un opérateur de facturation électronique garantit qu'il n'y a pas d'expéditeurs ou de destinataires inconnus dans leur réseau, que les données sont vérifiées, et que l'ensemble du cycle de vie de la facture est traçable (les événements positifs et négatifs sont cartographiés).