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Nous avons parlé à Andrus Kaarelson, PDG de Banqup Estonie, et discuté du rôle des factures électroniques dans le secteur privé.
L'année dernière, des entrepreneurs nous ont demandé : pourquoi ai-je besoin d'une facture électronique ? Ils posent la même question aujourd'hui car, comme le montre une récente étude d'Ernst & Young, la sensibilisation aux avantages de la facturation électronique reste faible et la pression pour envoyer factures électroniques Ne vient que de l'État. Mais suivons l'exemple de l'État estonien, devenons plus verts et plus efficaces dans le secteur privé, et passons à la facturation électronique d'ici 2025 ?
Dans une période d'inflation rapide, les entreprises doivent accroître leur efficacité et transférer certaines activités des employés vers des systèmes d'information. Marek Ilves, responsable du département de développement de logiciels d'entreprise du Centre de services partagés de l'État, fournit un chiffre révélateur : L'obligation imposée aux entreprises en 2019 d'envoyer uniquement des factures électroniques pour les biens et services aux organismes publics a conduit à leur part presque 100% aujourd'hui. Nous économisons du temps, de l'argent et l'environnement, et nous félicitons notre nation numérique pour cette démarche innovante.
Nous ne pouvons pas voir d'impressionnants pourcentages en termes de règlements entre les entreprises estoniennes. Une enquête menée par Ernst & Young Baltic montre que dans l'économie estonienne, près de 75 millions de factures sont envoyées et reçues chaque année, dont environ 45% sont des factures électroniques. La part la plus importante des factures est constituée par les ordres permanents de factures électroniques envoyés aux banques, ce qui est une victoire pour le secteur privé.
Environ la moitié de nos entreprises ont envoyé des factures électroniques, mais seules 10 800 entités juridiques se sont enregistrées en tant que destinataires de e-business et ont choisi un opérateur de facturation électronique, ce qui représente environ 8% des entreprises économiquement actives. Ce n'est pas beaucoup. Les petites et moyennes entreprises n'ont pas encore découvert la facturation électronique, et l'enquête révèle les raisons de cela : faible sensibilisation, faible motivation et peur de la complexité de leur mise en œuvre.
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Alors, que faire avec le secteur privé ?
L'État avait déjà franchi une grande étape en ne permettant que la facturation électronique, mais il reste encore beaucoup à faire. De notre côté, nous constatons que, en plus du faible niveau de sensibilisation et des craintes des petites entreprises, l'obstacle a été le manque de solutions sur le marché - le manque de solutions qui leur permettraient d'entrer dans le 21e siècle en numérisant leur gestion comptable. Nous encourageons l'envoi de factures électroniques depuis des années - notre service arved.ee compte près de 20 000 utilisateurs. Cependant, il existe peu de solutions de facturation avec plus d'options, en particulier celles qui ne nécessitent pas de connaissances en informatique ou un gros budget. Nous prévoyons de combler cette lacune prochainement avec un nouveau service paneuropéen, Banqup, spécifiquement conçu pour les petites et moyennes entreprises, mais d'autres mesures sont nécessaires.
Afin de favoriser la diffusion des factures électroniques, il a été proposé que l'acheteur commence à exiger des factures électroniques du vendeur. La coercition n'est pas considérée comme raisonnable, mais en alternative, certains acteurs du marché préfèrent la pratique finlandaise où les entreprises réalisant un chiffre d'affaires annuel d'au moins 10 000 euros ont le droit de demander une facture électronique à leurs partenaires.
Notre expérience montre que tous les dirigeants d'entreprise sont intéressés à recevoir leur argent à temps, et à cet égard, les factures électroniques sont bien meilleures que les factures papier et PDF. La facturation électronique se fait dans un canal spécifique, et à l'ère du travail hybride, le processus est sous contrôle, les factures ne disparaissent pas. Si la facture passe d'un système à un autre, l'argent sera reçu par le vendeur plus rapidement, à temps. De plus, un bouton de paiement peut être ajouté aux factures de vente, ce qui accélère encore plus la réception de l'argent. Tout cela entraînera une réduction significative de la dette et des charges de gestion de la dette. De plus, les entreprises apprécient certainement la sécurité : lorsque vous envoyez une facture électronique, elle provient d'un utilisateur enregistré qui est identifiable en tout temps. Alors qu'un PDF reçu par e-mail n'est pas toujours sécurisé. J'ai moi-même rencontré une facture frauduleuse qui était très similaire à l'originale et qui n'a été laissée impayée que grâce à l'attention des gestionnaires de factures.
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Les économies de coûts résumées brièvement et de manière succincte sont d'un grand intérêt pour les gestionnaires d'entreprises. Les chiffres peuvent être plus grands ou plus petits, mais voici un exemple : L'étude d'Ernst & Young porte sur une thèse de fin d'études défendue à l'Université de Technologie de Tallinn, selon laquelle le traitement d'une facture PDF coûte 1,37 euros et le traitement d'une facture électronique 0,74 euros, la différence étant de 0,63 euros par facture. Par exemple, si une petite entreprise travaille dur et gère 1000 factures par an, les économies s'élèvent à 630 euros. Les bénéfices des grandes entreprises sont nettement plus élevés.
Revenons à l'idée que les entreprises du secteur privé pourraient passer à la facturation électronique en trois ans, cela rendrait notre secteur privé déjà rapide encore plus rapide et plus efficace. Si un fournisseur majeur déclare n'accepter que les factures électroniques, il convient d'en discuter avec votre comptable ou votre cabinet comptable. Un beau jour, votre comptable ne se contentera plus de saisir des factures sur un ordinateur mais contribuera réellement au développement de l'entreprise en réalisant des analyses financières. Après tout, il existe des solutions de facturation électronique sur le marché, qui sont à leur tour interfacées avec des logiciels de comptabilité.
Nous ne voulons pas forcer qui que ce soit à faire de la facturation électronique. Nous encourageons les entreprises à innover et à profiter de l'efficacité qui en découle, ce qui leur fera gagner du temps et de l'argent. Celui qui reste bloqué dans l'ancien n'ira pas vite, mais trois ans est juste le bon moment pour la transition.
L'article a été publié dans Äripäev le 21 mars 2022.