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Beaucoup pensent que les factures électroniques et les PDF sont simplement la même chose. Mais ce n'est pas le cas. Cependant, la facturation électronique va au-delà de cela. Jetez un œil aux principales différences ci-dessous et découvrez les avantages de la facturation électronique pour votre entreprise.
Lorsqu'ils entendent le terme de facturation électronique, les entreprises pensent souvent qu'il s'agit d'envoyer des factures par e-mail. Non seulement l'envoi de la facture fait partie de ce processus, mais également la réservation électronique, le paiement et la collecte de l'argent. La facturation électronique permet de réaliser des économies importantes, tant pour l'expéditeur que pour le destinataire. Comme la facturation électronique numérise le processus de facturation à la fois pour l'expéditeur et le destinataire, une facture au format PDF n'est pas considérée comme une facturation électronique.
Lors de la réception d'un PDF, le destinataire doit encore, avec ou sans l'aide d'un logiciel OCR, saisir manuellement les données dans un système ou les corriger. Dans le cas de la facturation électronique, le destinataire reçoit toutes les données électroniquement, ce qui peut être automatisé avec leurs systèmes comptables. La saisie manuelle n'est plus nécessaire et le contrôle du contenu de la facture peut être automatisé.
Automatisé
Lorsqu'un expéditeur décide d'opter pour la facturation électronique (e-facturation) au lieu d'envoyer simplement un PDF, cela apporte de nombreux avantages pour l'entrepreneur. Tout d'abord, la facturation électronique est comme un courrier recommandé mais plus rapide. Vous savez toujours avec certitude que la facture a été reçue et vous êtes toujours informé à ce sujet. Étant donné que le délai de paiement commence généralement au moment où la facture est enregistrée, la facture électronique peut raccourcir le délai de paiement de quelques jours.
Sans intervention du service postal ou des salles de courrier ou d'autres départements internes, la facture électronique arrive directement dans le système financier du destinataire. Des rappels peuvent être envoyés automatiquement et des options de paiement peuvent être intégrées dans la facture ou le rappel. Les factures électroniques peuvent être simplement archivées numériquement, ce qui les rend faciles à trouver et ainsi toujours accessibles au sein de l'organisation.
Avec la facturation électronique, vous êtes prêt pour l'avenir. Ce n'est qu'une question de temps avant que les destinataires ne veuillent plus recevoir les factures d'une autre manière. Le gouvernement (néerlandais) a même rendu la facturation électronique (donc pas les PDF) obligatoire à partir du 1er janvier.
Méthode de facturation électronique
Les factures papier et les factures PDF envoyées par e-mail sont le plus souvent directement échangées entre deux parties. Bien sûr, c'est également le cas avec les factures électroniques. Dans ce modèle dit "à deux coins", deux parties prennent des dispositions sur le format de la facture électronique qu'elles utilisent et sur la connexion technique.
Cependant, il existe de nombreux formats différents dans le monde de la facturation électronique et cette variété a une fonction. Un format (norme de facturation) reflète souvent les besoins spécifiques d'un secteur ou d'une collaboration. Chaque secteur a son propre processus de commande et de facturation, de sorte qu'un format unique peut même être indésirable.
Fournisseur de services de facturation
Dans le modèle à trois coins, un fournisseur de services de facturation soulage à la fois l'expéditeur et le destinataire dans le processus de facturation. L'expéditeur qui utilise ses propres normes sectorielles, le fournisseur de services de facturation s'assure que la facture parvient au destinataire dans le bon format. De préférence électronique, mais l'e-mail ou le courrier postal sont également optionnels.
Un autre avantage pour l'expéditeur est qu'il n'y a qu'un seul lien technique à réaliser avec le fournisseur de services de facturation. Le fournisseur de services de facturation se charge de différents liens du côté du destinataire. En traduisant différents formats, le fournisseur de services de facturation s'assure que le destinataire reçoit toutes ses factures électroniquement de la même manière et que l'authenticité et l'intégrité de la facture sont déterminées correctement. Les fournisseurs de services de facturation disposent d'un vaste réseau et concluent des accords avec des systèmes comptables (importants).
Simple avec de grands avantages
En utilisant un fournisseur de services de facturation, les entreprises peuvent facilement échanger des factures électroniques directement avec de nombreux fournisseurs de différents secteurs et fournisseurs. Cela nécessite un lien (configuration unique) entre le système comptable et la plateforme du fournisseur de services. Les petites entreprises peuvent également utiliser un portail web pour envoyer et recevoir des factures électroniques.
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