Que faire si vous recevez encore une facture qui n’a pas été envoyée sous forme électronique ?

À partir du 1er janvier 2026, l’obligation de facturation électronique structurée (e-invoicing) entre entreprises assujetties à la TVA en Belgique entrera en vigueur. L’objectif est clair : toutes les factures doivent passer par le réseau Peppol sécurisé.

Mais que faire si, en janvier 2026, vous ouvrez votre boîte mail et trouvez une facture traditionnelle au format PDF provenant d’un fournisseur ? Faut-il la payer ? Pouvez-vous toujours déduire la TVA ? Et risquez-vous une amende ?

Guide étape par étape : comment gérer les factures non électroniques à partir de 2026

Pas de panique. Même si les règles changent, le bon sens (et un processus solide) reste la base. Voici ce qu’il faut faire si vous recevez une «facture non électronique».

Étape 1 : vérification de base — la facture est-elle conforme à la TVA ?

Quel que soit le format (XML, PDF ou papier), les exigences de contenu n’ont pas changé. Avant toute action, vérifiez que la facture est légalement correcte.

Assurez-vous que toutes les informations obligatoires sont présentes, notamment :

• L’identité correcte du fournisseur et la vôtre en tant que destinataire.

• Des numéros de TVA exacts.

• Une date de facture valide et un numéro de facture unique.

• Une description claire des biens ou services fournis.

• Le taux et le montant corrects de la TVA.

Action : si des informations essentielles manquent, vous devez rejeter la facture (la contester) ou demander une note de crédit. Cela est indépendant de Peppol ou de la facturation électronique; il s’agit de bonnes pratiques comptables de base.

Étape 2 : vérifiez l’origine (Authenticité)

C’est ici que réside la principale différence. Une facture électronique garantit l’expéditeur et assure que les données n’ont pas été modifiées. Avec un PDF envoyé par e-mail, vous n’avez pas cette garantie. Comme la loi vise à prévenir la fraude, vous devez personnellement vérifier l’authenticité de toute facture qui n’est pas une facture électronique.

Vérifiez :

• Le domaine de l’e-mail de l’expéditeur correspond-il à vos précédentes correspondances ?

• Le numéro de compte bancaire a-t-il changé par rapport aux factures précédentes ?

• Cette facture correspond-elle au contexte de votre relation commerciale ?

Ce travail manuel supplémentaire est exactement la raison pour laquelle le gouvernement, et nous chez Banqup, recommandons fortement Peppol : il élimine ces vérifications chronophages.

Étape 3 : puis-je déduire la TVA ?

Oui, mais de façon responsable. Recevoir une facture en dehors de Peppol ne signifie pas automatiquement que vous perdez votre droit à déduire la TVA.

L’administration fiscale acceptera la déduction si :

• La facture est légalement valide.

• La livraison ou le service sous-jacent a réellement eu lieu.

• Vous agissez de bonne foi.

Remarque : en cas de contrôle fiscal, la charge de la preuve vous incombe. Vous devez pouvoir démontrer que vous avez vérifié et traité la facture conformément aux règles.

Ce que vous ne devez absolument pas faire si vous recevez une facture non envoyée via Peppol

Il peut être tentant d’être strict, mais évitez ces pièges :

• Ignorer la facture : «Pas de Peppol/UBL, donc je ne fais rien» n’est pas une option.

• Refuser le paiement sans communication : vous ne pouvez pas retenir le paiement sans informer votre fournisseur de la raison (format incorrect).

• Penser que ce n’est pas votre problème : l’obligation de facturation électronique s’applique à l’expéditeur et au destinataire. Vous devez également être en mesure de recevoir des factures électroniques.

Qu’attend le gouvernement de vous si vous ne recevez pas de facture électronique?

Le gouvernement comprend que le 1er janvier 2026 représente une transition majeure. Une période de tolérance sera appliquée. Cela signifie que vous pouvez traiter des exceptions, mais vous ne pouvez pas les normaliser de manière structurelle.

Ce n’est pas un laissez-passer pour ne rien changer. En cas de non-conformité répétée, l’administration fiscale s’attendra à ce que vous, en tant que client, abordiez le problème avec votre fournisseur et l’encouragiez activement à passer au numérique.

Bonnes pratiques : votre plan d’action en 3 phases

Comment gérer cela intelligemment dans Banqup ou votre logiciel comptable ?

1. Court terme (Phase de transition) :
   continuez à traiter les factures non-Peppol comme d’habitude. Payez votre fournisseur, mais assurez-vous d’effectuer les contrôles supplémentaires (voir Étape 2). Dans votre comptabilité, il est préférable de qualifier ces factures d’«exceptions».

2. Moyen terme (Éducation) :
   un fournisseur continue-t-il à envoyer des PDF ? Contactez-le.

   Envoyez un message amical mais clair, par exemple : «Cher fournisseur, nous avons bien reçu et traité votre facture. Cependant, compte tenu de la législation de 2026, nous vous demandons de bien vouloir envoyer les prochaines factures sous forme de factures électroniques structurées.»

3. Long terme (À partir du 2ᵉ trimestre 2026) :
   une fois la période de tolérance terminée, il est temps de standardiser le processus. Vous pourrez alors annoncer que les factures non conformes seront refusées.

Conclusion : Banqup facilite tout

Avec Banqup, vous êtes prêt pour les deux scénarios. Vous recevez les factures Peppol directement et sans erreur. Et si une facture PDF arrive encore, vous pouvez facilement la numériser (via OCR) et la traiter dans Banqup. Cela permet de centraliser votre comptabilité, de rester organisé, conforme et pleinement en accord avec la législation.

Pas encore connecté à Peppol ? Activez votre compte Banqup dès aujourd’hui et préparez-vous pour 2026.