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Découvrez une nouvelle ère de facturation B2G en Allemagne avec Banqup ! Dans notre dernier article de blog, découvrez comment envoyer sans effort des factures électroniques conformes aux autorités allemandes en seulement 4 étapes simples.
Dans les précédentes éditions de notre série de blogs, nous avons exploré le paysage de la facturation électronique B2G en Allemagne, en soulignant ses spécificités.
Désormais, nous voulons montrer comment les petites et moyennes entreprises (PME), en particulier, peuvent facilement envoyer des factures électroniques conformes aux administrations publiques allemandes en seulement quatre étapes simples à l'aide de notre outil spécialement conçu, Banqup, sans configuration ni mise en œuvre complexe. C'est plus facile que vous ne le pensez !
Inscription unique auprès de la ZRE et de l'OZG-RE :
Comme décrit dans notre premier article de cette série, le gouvernement fédéral utilise deux portails fédéraux pour la réception des factures : le ZRE (Portail central fédéral de transmission des factures) et l'OZG-RE (Portail de transmission des factures conforme à la loi sur l'accès en ligne). De plus, les organisations de l'administration fédérale indirecte peuvent également mettre en œuvre leurs propres solutions pour la réception des factures électroniques. Pour des informations détaillées sur les portails utilisés par les différents États, reportez-vous au synopsis des États de KoSIT.
Une inscription unique est requise pour utiliser les deux plateformes centrales. L'inscription est gratuite et doit être effectuée quel que soit le canal de transmission utilisé.
Nous avons compilé quelques informations de base pour vous concernant le processus d'inscription. Des tutoriels vidéo détaillés et des guides d'utilisation pour l'inscription et l'utilisation générale de la ZRE et de l' OZG-RE sont disponibles sur le site web sur la facturation électronique du gouvernement fédéral.
L'inscription doit être effectuée par une personne responsable au sein de l'entreprise.
Pour vous inscrire dans l'environnement de production* de la plateforme, veuillez vous rendre sur la page d'accueil respective de la plateforme (ZRE : https://xrechnung.bund.de / OZG-RE : https://xrechnung-bdr.de) et commencez par créer votre compte utilisateur.
Après avoir activé votre compte utilisateur, procédez à la création de votre compte d'entreprise, si nécessaire.
Le premier utilisateur à s'inscrire se voit automatiquement attribuer des droits d'administrateur. D'autres comptes utilisateurs (avec ou sans droits d'administrateur) peuvent être créés ultérieurement.
Sur la plateforme ZRE, une étape supplémentaire est requise pour activer votre compte pour la facturation Peppol. Accédez à votre profil d'utilisateur ZRE sous « Gérer le compte ZRE » pour sélectionner le mode de transmission que vous souhaitez utiliser en cochant la case appropriée, et saisissez votre numéro de TVA (qui fait office d'identifiant Peppol) dans le champ Peppol ID au format suivant : 9930:[Numéro de TVA]. Pour vérifier votre Peppol ID, suivez les instructions du guide d'utilisation ZRE sur le site web de facturation électronique du gouvernement fédéral.
* Veuillez noter que les deux plateformes proposent des environnements de test où les utilisateurs peuvent se familiariser avec le portail. Ceux-ci se trouvent à (ZRE) https://ref.xrechnung.bund.de/ref/authenticate.do et (OZG-RE) https://test.xrechnung-bdr.de.
Pour plus d'informations sur l'inscription et l'utilisation de la plateforme, veuillez vous référer aux tutoriels et guides d'utilisation, disponibles sur le site web de facturation électronique du gouvernement fédéral.
Créez votre fiche client B2G :
Pour envoyer des factures à une administration en Allemagne via Banqup, vous devez d'abord créer une fiche client pour votre client public dans Banqup. Veuillez noter les points suivants :
Sélectionnez le bon type de client « Administration » dans les détails du client. Cela activera un champ supplémentaire dans la section pour la Leitweg-ID (l'identifiant de routage identifiant le destinataire de la facture).
Saisissez la Leitweg-ID (Peppol ID) de votre client dans le champ désigné et remplissez tous les autres détails pertinents. Si vous ne connaissez pas la Leitweg-ID de votre client, veuillez le contacter directement pour l'obtenir.
Lors de l'enregistrement de la fiche client, Banqup effectue automatiquement une vérification par rapport au réseau Peppol. Si votre client peut être joint via le réseau Peppol, vous serez invité à remplacer le mode de livraison initialement sélectionné par la livraison Peppol.
Assurez-vous d' accepter ce mode de livraison proposé pour ce client.
Après l'enregistrement, votre client apparaîtra dans votre liste de clients avec OpenPeppol comme mode de livraison.
Grâce à ces étapes simples, vous pouvez créer la fiche client de votre client B2G dans Banqup en un rien de temps et vous assurer que vos factures pourront être livrées avec succès.
Créez votre facture B2G :
Une fois que vous avez configuré les détails de votre client, il est temps de créer votre facture B2G. Suivez ces étapes simples pour vous assurer que vos factures sont exactes et conformes. Que vous créiez vos factures directement sur la plateforme ou que vous importiez une facture existante au format PDF, voici quelques points importants à garder à l'esprit :
Informations complètes : Assurez-vous de fournir toutes les informations requises dans l'en-tête et les lignes de la facture. Cela inclut des informations telles que le numéro de facture, la date de la facture, la description détaillée des services ou produits, et le montant total de la facture.
Vérifier les données extraites : Si vous utilisez la fonction d'import de facture et que notre technologie OCR extrait les données, relisez-les attentivement. Assurez-vous que toutes les informations ont été capturées correctement. Si nécessaire, vous pouvez ajouter ou corriger manuellement les données manquantes ou incorrectes.
Informations obligatoires supplémentaires pour les livraisons Peppol : Pour une livraison via le réseau Peppol, la référence de l'acheteur dans l'en-tête de la facture est également requise. Celle-ci est automatiquement remplie avec la Leitweg-ID précédemment fournie par votre client. Assurez-vous que ce champ est correctement rempli pour répondre aux exigences des livraisons Peppol.
En suivant ces étapes, vous vous assurerez que vos factures sont créées ou importées correctement et contiennent toutes les informations requises.
Une dernière vérification - envoyez et c'est fini :
Une fois que vous avez vérifié et confirmé tous les détails de la facture, cliquez simplement sur « Envoyer » dans Banqup.
Ce processus efficace garantit que vos factures répondent à toutes les exigences nécessaires pour les transactions B2G en Allemagne.
Banqup vous permet de naviguer facilement dans le monde de la facturation électronique internationale et de vous conformer sans effort aux exigences de facturation en Allemagne.
Restez à l'écoute pour notre prochaine série de blogs, où nous vous dirons tout sur Peppol - des bases à son fonctionnement - afin que vous puissiez vous immerger pleinement dans le monde de la facturation électronique.