Qu'est-ce que l'automatisation des processus d'achat (AP automation) ?

L'automatisation des comptes fournisseurs peut réduire vos tâches manuelles et rationaliser vos processus, mais comment cela fonctionne-t-il exactement ? Découvrez la signification et le flux de travail de l'automatisation des comptes fournisseurs.

Comprendre les processus d'achats: Un guide simple

Avant de parler des avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs, commençons par examiner ce que signifie "comptes fournisseurs".

Les comptes fournisseurs (plus communément appelés AP et aussi Procure-to-Pay) représentent l'argent qu'une entreprise doit à ses fournisseurs pour les produits ou services reçus. Il s'agit essentiellement d'une dette à court terme, car il est probable qu'ils aient effectué cet achat à crédit.

Comme toutes les transactions commerciales, les comptes fournisseurs génèrent une quantité importante de documents, tels que des factures, des bons de commande, des biens reçus et - dans les pays où ils sont requis - des factures pro forma. À juste titre, les comptes fournisseurs est également le nom donné au service qui gère tous ces documents.

Pourquoi l'automatisation des processus d'achat (AP) est une bonne idée

Non seulement le traitement manuel de la documentation des comptes fournisseurs peut prendre du temps, mais il peut aussi être coûteux - équivalant entre 3 et 15 euros par facture. Pour réduire ce coût global, les entreprises doivent automatiser et réduire les coûts à chaque étape.

Considérez l'impact de passer des factures papier traditionnelles à l'efficacité de lafacturation électronique. Un mouvement qui peut entraîner des réductions de coûts allant jusqu'à 30 %. De plus, l'automatisation transparente de la mise en correspondance des bons de commande avec les factures a le potentiel de générer des économies remarquables pouvant atteindre 80 %. Lorsqu'on est confronté à de telles opportunités convaincantes d'efficacité des coûts, l'impératif d'une solution d'automatisation des comptes fournisseurs entièrement intégrée devient évident.

L'automatisation peut également réduire les erreurs humaines. Les données ne sont plus saisies de manière incorrecte, et les doublons cessent d'exister car les outils d'automatisation des comptes fournisseurs signalent les écarts dans le système.

Résoudre de tels problèmes entraîne plus de travail et retarde les paiements aux fournisseurs, ce qui peut à son tour affecter la trésorerie des comptes fournisseurs et avoir un impact négatif sur le coût par facture. L'automatisation des comptes fournisseurs peut éviter ce problème dès le départ, tout en réalisant des économies et en améliorant la gestion de la trésorerie.

Comment fonctionne l'automatisation des processus d'approbation (AP)

Essentiellement, l'automatisation des processus d'AP simplifie le traitement des factures de votre entreprise. En guidant les factures à travers un flux de travail numérique, les fournisseurs ne rencontrent plus de retards de paiement, mais des paiements opportuns et précis.

Comment tout cela fonctionne peut être décomposé en trois étapes :

1. Reçu de la facture

Les factures peuvent être reçues électroniquement (un processus connu sous le nom de facturation électronique) ou sous forme papier. La facturation électronique peut se faire via une connexion interentreprises (B2B) ou par Échange de Données Informatisé (EDI). Alternativement, les factures peuvent être envoyées au format PDF ou via un portail fournisseur.

Lorsque des factures papier sont reçues, celles-ci doivent être numérisées manuellement ou traitées à l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR). Le logiciel OCR convertit les informations en données structurées dans un format électronique approprié.

2. Appariement et flux de travail

Une fois que les données d'une facture ont été capturées ou reçues électroniquement, elles doivent être rapprochées du bon bon de commande et du bon de réception des marchandises - quelque chose que le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs fait automatiquement. Une fois rapprochées, les factures sont ensuite approuvées et transmises au système de planification des ressources électroniques (ERP) ou au système comptable de l'entreprise pour paiement.

3. Audit et archivage

De nombreux pays exigent que les entreprises archivent les factures pendant un certain nombre d'années après leur traitement (par exemple, jusqu'à 7 au Royaume-Uni) - quelque chose que l'automatisation des processus d'achat peut faire, de manière sûre et sécurisée. De plus, contrairement au traitement manuel des factures, l'automatisation produit également une piste d'audit numérique complète de toute la documentation.

Avantages pour chaque entreprise

Adaptée aux entreprises de toutes tailles, le principal avantage de l'automatisation est sa capacité à rationaliser l'ensemble du processus de gestion des comptes fournisseurs, tout en éliminant les risques d'erreurs humaines et en réduisant le coût par facture.

De plus, la capacité de générer des rapports détaillés peut fournir des informations précieuses et permettre aux entreprises d'identifier les tendances. De plus, être capable de traiter et payer les factures rapidement peut conduire à de meilleures relations avec les fournisseurs.

En même temps, passer à l'automatisation des processus d'achat peut bénéficier aux employés en réduisant le temps qu'ils passent sur des tâches monotones et répétitives ; les laissant libres de se concentrer sur un travail qui apporte une plus grande valeur et qui a un impact plus important au sein de leur organisation.

Voulez-vous en savoir plus ?

En prenant tout cela en considération, il est clair qu'automatiser la gestion des achats avec une solution telle que la facturation électronique du groupe Banqup, peut être extrêmement bénéfique pour les entreprises.

Une solution innovante de facturation entrante garantit que les documents ou données de la chaîne d'approvisionnement entrante peuvent être facilement reçus et traités automatiquement - ce qui permet des économies de temps et d'argent, tout en améliorant le moral du personnel et les relations avec les fournisseurs.