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Les obligations de facturation électronique avancent à grande vitesse à travers le monde, avec de plus en plus de pays annonçant de nouvelles obligations chaque mois. Mais pourquoi l'élan de la réglementation sur la facturation électronique n'a-t-il pas atteint le Royaume-Uni ?
Nous avons parlé à Bern Direito, ancien responsable du pays de Banqup UK, dont l'expertise démêle les complexités de la facturation électronique au Royaume-Uni. Avec plus de 20 ans d'expérience dans la technologie, la facturation et l'automatisation, Bern nous fournit des informations précieuses sur la situation de la facturation électronique au Royaume-Uni et les défis qui pourraient se présenter si les entreprises n'adoptent pas une approche proactive.
Tout d'abord Bern, quelles sont les réglementations actuelles concernant la facturation électronique et la déclaration au Royaume-Uni ?
Il n'y a que deux réglementations au Royaume-Uni, ce qui, à première vue, rend le processus assez facile à suivre pour les entreprises locales. Premièrement, vous avez la facturation électronique obligatoire pour toute entreprise qui facture le NHS (le service national de santé du Royaume-Uni). Deuxièmement, vous avez un programme gouvernemental appelé Making Tax Digital (MTD).
Facturation électronique B2G pour le NHS
La facturation électronique à destination du NHS est le seul processus de facturation électronique obligatoire au Royaume-Uni pour le moment. Toute entreprise qui fournit des services au NHS doit être connectée à un point d'accès Peppol et envoyer sa facture via celui-ci.
Il s'agit de la seule réglementation obligatoire en matière de facturation électronique. Cependant, les entités publiques doivent être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques, mais il n'y a pas de mandat général de l'entreprise vers le gouvernement.
La Déclaration d'Impôts Numérique (MTD)
La Déclaration numérique des impôts vise à faire passer les processus fiscaux du Royaume-Uni en processus fiscaux numériques. En 2019, le gouvernement britannique (HMRC) a introduit la Déclaration numérique des impôts, mettant en place une approche progressive pour inclure différents types d'entreprises. La première phase a concerné les entreprises britanniques enregistrées à la TVA avec un chiffre d'affaires annuel de 85 000 livres sterling. Depuis 2019, les entreprises de cette catégorie doivent soumettre leurs déclarations trimestrielles et ensuite leurs rapports fiscaux finaux, ce qui signifie que les comptables et les entreprises doivent faire des déclarations cinq fois par an au lieu d'une seule à la fin de l'année.
Le programme devait inclure les entreprises réalisant un chiffre d'affaires annuel de 10 000 livres à partir de 2023. Cependant, cela a maintenant été reporté à 2026.
Même si la MTD n'est pas une facturation électronique, le principe reste similaire - les entreprises doivent déclarer leurs impôts via un processus numérique, afin que le gouvernement ait une meilleure visibilité.
Donc, si la facturation électronique n'est pas couramment utilisée, comment les entreprises britanniques effectuent-elles leurs processus de facturation ?
Le paysage des processus de facturation au Royaume-Uni est nuancé, dépendant de la taille et de la nature de l'entreprise :
Dans les grandes entreprises, l'approche la plus courante est de gérer la facturation en interne à l'aide de plateformes logicielles, ce qui correspond techniquement à la facturation électronique jusqu'à un certain point. Beaucoup des entreprises avec lesquelles je discute créent leurs factures sur une plateforme puis les envoient par e-mail, ce qui n'est pas une approche entièrement électronique. Pour les factures entrantes, on compte sur des outils d'automatisation, en particulier la reconnaissance optique de caractères (OCR).
Les entreprises de taille moyenne suivent parfois la même approche, en s'appuyant sur des logiciels de comptabilité.
Pour les petites entreprises, le scénario se divise généralement en deux approches. Certains utilisent des outils logiciels cloud pour gérer leur facturation et leurs activités financières au sein de ces plateformes. D'autres, en revanche, utilisent des outils très simples tels que Microsoft Word ou Excel. Dans ce cas, ces factures sont ensuite remises à leur comptable ou à leur aide-comptable, qui saisit manuellement la facture dans leur logiciel de comptabilité pour les futures déclarations fiscales.
Nous pouvons constater que toutes les entreprises sont différentes, mais dans l'ensemble, peu d'entreprises utilisent une approche électronique et digitalisée de bout en bout.
Les grandes entreprises se rendent-elles compte qu'elles sont engagées dans une forme de facturation électronique ?
De manière intéressante, une proportion significative des grandes entreprises ne classent pas leurs processus comme de la facturation électronique. Cela est dû au fait que même si les entreprises créent une facture structurée en utilisant le bon logiciel, elles téléchargent toujours la facture au format PDF et l'envoient par e-mail.
En raison de la familiarité et de la dépendance excessive aux PDF, de nombreuses entreprises, même les plus grandes, peuvent ne pas être en mesure de comprendre les subtilités des différents formats de facturation électronique. Beaucoup d'entreprises supposent que leur logiciel sélectionné gérera automatiquement une gamme diversifiée de formats, mais ce n'est pas le cas.
Ce manque de sensibilisation peut entraîner des défis lors du traitement des factures, notamment lorsque le destinataire de la facture ne peut pas la lire en raison de l'absence du logiciel adéquat. Cela aura un impact sur les processus internes pour toutes les parties impliquées, entraînant davantage de demandes de renseignements de la part des clients, des retards voire même des rejets de factures.
Pensez-vous que les entreprises britanniques et les fournisseurs de logiciels seront plus conscients de la facturation électronique en raison des réglementations européennes ?
L'augmentation de Réglementations européennes sur la facturation électronique Il a certainement créé un sentiment d'urgence au Royaume-Uni. Cependant, le Royaume-Uni pourrait être un peu plus lent en raison du manque de réglementations locales.
Vous vous demandez peut-être pourquoi nous n'avons pas de réglementations sur la facturation électronique sur notre feuille de route comme nos voisins européens ?
Tout d'abord, il est clair de dire que le Brexit a été un facteur décisif. Le Royaume-Uni souhaite établir ses propres règles et réglementations, ce qui entraîne un retard dans l'alignement sur les normes européennes.
Deuxièmement, je crois que la Déclaration d'Impôts Numérique (Making Tax Digital - MTD) joue également un rôle significatif. Le MTD a connu de nombreux retards, laissant les entreprises britanniques appréhender le moment où les prochaines règles ou mandats pourraient entrer en vigueur. Avec davantage de retards, les entreprises britanniques et les fournisseurs de logiciels pourraient ne pas se donner la peine d'agir tant que les dates de réglementation ne sont pas définitives.
Il revient donc aux fournisseurs de logiciels d'éduquer de manière proactive les entreprises britanniques sur les réglementations européennes et sur ce que cela signifie réellement pour leurs processus commerciaux. Bien sûr, si les fournisseurs commencent à éduquer, cela signifie également qu'ils doivent avoir une solution en place.
Pensez-vous que les fournisseurs de logiciels modifieront leurs systèmes pour fonctionner pour les entreprises britanniques ?
Tout dépend de cela. Si la demande commerciale est là, alors de nombreux fournisseurs de logiciels devront s'adapter. Cependant, les fournisseurs de logiciels devraient déjà anticiper la croissance de la facturation électronique au Royaume-Uni, ils ont donc l'opportunité d'être proactifs.
En étant proactifs, les fournisseurs de logiciels ont deux choix principaux :
Tout d'abord, ils peuvent développer leur propre logiciel. Cela prend bien sûr du temps, coûte cher et nécessite un développement constant, surtout que les réglementations mondiales sur la facturation électronique varient d'un pays à l'autre. Il y a aussi un deuxième défi qui consiste à s'assurer que leurs clients sont formés aux nouvelles fonctionnalités et aux nouveaux processus.
La deuxième option est très probablement la voie que de nombreux fournisseurs de logiciels emprunteront. Le partenariat avec des fournisseurs de solutions spécialisées, tels que Banqup. Cette approche permet aux entreprises de logiciels d'éviter le processus de développement étendu et les coûts associés. En s'intégrant à des solutions déjà conformes aux réglementations internationales, elles auront automatiquement une solution éprouvée en place. Cette approche est bénéfique pour les entreprises de logiciels cherchant à rationaliser leurs services sans causer de perturbation significative à leur base d'utilisateurs existante.
Les fournisseurs de logiciels doivent prendre une décision bientôt - développer ou s'associer.
Quel est, selon vous, le meilleur parcours pour les fournisseurs de logiciels ?
Dans l'ensemble, une approche collaborative est essentielle pour réussir.
Les fournisseurs de logiciels devraient envisager de former des partenariats pour créer des solutions complètes qui répondent aux inefficacités, aux formats divers et améliorent la communication entre les entreprises et leurs clients. Ces solutions doivent être rentables, adaptables aux changements futurs et guidées par une compréhension du rôle fondamental des comptables et des experts-comptables dans le paysage commercial britannique, car ils sont essentiels pour la majorité des entreprises britanniques.
Le développement et l'adoption de la facturation électronique au Royaume-Uni au cours des prochaines années seront un voyage intéressant. Mais sans la bonne éducation et les solutions disponibles, de nombreuses entreprises paniqueront et pourraient prendre des décisions hâtives. Par conséquent, leurs fournisseurs doivent leur montrer la bonne voie et démontrer que leurs solutions, ou les solutions partenaires, peuvent simplement faire le travail à leur place.