Qu'est-ce que l'approvisionnement électronique ?

La passation des marchés électronique (plus communément appelée e-procurement, ou procure-to-pay) est l'utilisation d'Internet ou d'un système en réseau pour acquérir les services ou biens dont une organisation a besoin. L'e-procurement remplace les processus précédents basés sur papier, transformant l'ensemble du flux de travail de la passation des marchés en électronique et créant un processus commercial beaucoup plus fluide.

Parfois appelé « échange de fournisseurs », l'objectif de l'approvisionnement électronique est de sécuriser des biens ou des services au bon moment et au prix souhaité. L'approvisionnement électronique a débuté dans les années 1980 suite à la création de l'échange de données électronique (EDI). L'EDI a permis le partage électronique de documents entre les entreprises et les individus, ce qui signifiait que la distribution physique n'était plus nécessaire. Cela a été révolutionnaire à l'époque et a entraîné de grands changements pour l'approvisionnement.

Comment fonctionne l'e-procurement ?

Les achats en ligne utilisent un système fermé, reliant les utilisateurs enregistrés les uns aux autres pour demander, commander et échanger des biens ou des services. Les interactions entre les fournisseurs préférés se font généralement sous forme d'offres, de bons de commande et de factures. Traditionnellement, des processus manuels étaient impliqués avec beaucoup de gestion des fournisseurs et de saisie de données. Les achats en ligne réduisent et automatisent de telles tâches.

Une entreprise utilisera généralement un fournisseur externe de e-procurement/procure-to-pay. Ce tiers disposera de la technologie, de l'expertise et des investissements continus nécessaires pour créer un processus efficace et automatisé de chaîne d'approvisionnement commerciale.

Les éléments clés d'un système d'approvisionnement électronique réussi comprennent la gestion de la facturation électronique, des commandes électroniques et des achats électroniques.

• Facturation électronique - L'échange électronique d'un document de facturation entre un fournisseur et un acheteur.

• E-commandes - Commandes créées, soumises et reçues sous format électronique entre le fournisseur et l'acheteur.

• E-achat - L'automatisation du processus d'achat de la création de la demande (une commande officielle) jusqu'au paiement.

Une fois qu'une entreprise a trouvé un fournisseur capable de couvrir la gestion de ses besoins, il est important de s'assurer que le fournisseur peut s'intégrer aux systèmes commerciaux existants. Avec des fournisseurs de premier plan, tels que Banqup Group. Les entreprises peuvent conserver leurs systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou leurs logiciels de comptabilité existants, et bénéficier d'un flux de travail collaboratif continu sans avoir besoin de travaux informatiques importants.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles l'approvisionnement électronique ?

Pour les entreprises visionnaires, l'approvisionnement électronique a du sens pour un certain nombre de raisons :

• Automatisation/économie de coûts - Automatiser le processus d'approvisionnement et éliminer les tâches manuelles permet d'économiser du temps et de créer un cycle de paiement plus rapide.

• Flux de travail améliorés - Les parties prenantes et les employés ont le pouvoir de travailler efficacement avec la technologie. Ils peuvent surveiller l'activité d'achat, ce qui signifie une performance d'approvisionnement optimisée et une productivité accrue.

• Visibilité/rapports - Les utilisateurs peuvent consulter le statut des transactions en temps réel et générer des rapports personnalisables.

• Ressources gratuites - Les tâches manuelles deviennent des problèmes du passé, ce qui signifie que les employés sont libres de se concentrer sur des activités plus significatives.

Comment commencer votre parcours d'approvisionnement électronique

La solution procure-to-pay du groupe Banqup aide les entreprises à créer un processus d'approvisionnement et de paiement automatisé et cohérent, quel que soit le canal, le protocole ou la technologie des fournisseurs impliqués.

Les entreprises peuvent communiquer avec d'autres participants grâce à une seule connexion technique, ce qui signifie que l'infrastructure informatique n'a pas besoin de changer. Plus d'un million d'entreprises échangent déjà leurs documents et leurs données en utilisant notre réseau.

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