België stopt met het Hermes-platform: waarom uw e-facturatiestrategie voor 2026 moet veranderen

De Belgische overheid heeft officieel de stopzetting van het elektronische facturatieplatform Hermes aangekondigd. Dit belangrijke besluit betekent dat Hermes op 31 december 2025 volledig buiten gebruik wordt gesteld. De dag erna, op 1 januari 2026, treedt de verplichte business-to-business (B2B) e-facturatieverplichting in werking. Vanaf dat moment moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde e-facturen uitreiken én ontvangen.

Hermes: een tijdelijke oplossing

Om het belang van de stopzetting van Hermes te begrijpen, is het goed om terug te blikken op de oorspronkelijke rol van het platform.
Hermes werd geïntroduceerd als een door de overheid beheerde publieke oplossing, bedoeld als noodoplossing of tijdelijke brug.
Het platform moest bedrijven ondersteunen die nog niet aangesloten waren op het Peppol-netwerk, zodat ook zij konden deelnemen aan e-facturatie tijdens de beginfase van de invoering.

Hermes fungeerde dus als schakel tussen bedrijven die elektronische facturen automatisch konden verwerken en ondernemingen die daar nog niet klaar voor waren. Zo konden verzenders gestructureerde e-facturen blijven versturen, zelfs wanneer het netwerk van de ontvanger onbekend was.

In de praktijk publiceerde de Belgische overheid bedrijfsgegevens op Hermes. Zodra een onderneming haar e-mailadres had geregistreerd, ontving zij facturen in PDF-formaat. Hermes kreeg de factuur via Peppol, zette deze om naar een PDF en verzond die vervolgens per e-mail.

Waarom Hermes stopt

Uit een evaluatie in juli 2024, uitgevoerd door de Business Experts Group on e-Invoicing, bleek dat de markt voor particuliere e-facturatieoplossingen inmiddels voldoende volwassen en concurrerend is.

Hermes heeft daarmee zijn tijdelijke rol vervuld en is niet langer noodzakelijk.

Op basis van deze aanbevelingen verwacht de overheid nu dat bedrijven overstappen op marktgebaseerde oplossingen en Peppol-connectiviteit.

Belangrijke deadlines om verstoringen te voorkomen

Om een vlotte overgang te garanderen en onderbrekingen te vermijden, moeten ondernemingen rekening houden met de volgende data:

• 31 december 2025: Hermes wordt volledig uitgeschakeld voor het verzenden en ontvangen van documenten. Na deze datum kan het platform niet langer worden gebruikt.

• 1 januari 2026: De verplichte B2B-e-facturatie gaat van start. Alle Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten gestructureerde e-facturen uitreiken en ontvangen.
  Zoals besproken in onze eerdere blogpost “Belgium’s E-Invoicing Mandate Explained by KPMG’s Stefanie Dreher”, is deze verplichting los van het EU-brede ViDA-initiatief, maar heeft ze hetzelfde doel: de modernisering van btw-rapportering en de bestrijding van fraude.

• 31 maart 2026: Laatste dag om gearchiveerde factuurgegevens te raadplegen of te downloaden via het Hermes-portaal.

De verplichte volgende stap: overstappen naar Peppol

De Belgische overheid beveelt het gebruik van het Peppol-netwerk aan als standaardkanaal voor e-facturen, conform de EN 16931 / Peppol BIS 3.0-standaard. In onze blogpost, "België heeft aangekondigd dat er een verplichting komt voor e-facturatie" worden de voordelen van Peppol toegelicht, waaronder de interoperabiliteit en het wegvallen van bilaterale afspraken tussen deelnemers.

Bedrijven die nog afhankelijk zijn van Hermes moeten zo snel mogelijk migreren naar een gecertificeerde Peppol Access Point om volledig te voldoen aan de B2B-verplichting vanaf januari 2026. Een scopinganalyse is essentieel om te bepalen of uw facturen onder de verplichting vallen.

Tijd om te handelen

Een tijdige evaluatie van uw systemen en migratie naar een Peppol Access Point is cruciaal om compliant te zijn vóór het einde van het vierde kwartaal van 2025. Niet-naleving kan leiden tot forse boetes tot €5.000 bij herhaalde overtredingen, evenals problemen met btw-teruggave en mogelijke betalingsvertragingen.

Wacht niet langer! Neem vandaag nog contact met ons op om uw Peppol-aansluiting te regelen, te zorgen voor naadloze compliance en uw facturatieprocessen te automatiseren.

Blijf op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen: volg ons op LinkedIn voor actuele updates en aankondigingen.