Is Estland het meest digitale land ter wereld?

Hoe is Estland het meest digitale land ter wereld geworden? We spraken met Andrus Kaarelson, Country Manager van Unifiedpost (nu Banqup) Estland, om meer te weten te komen over het digitale landschap van Estland en waarom het land zich zo snel heeft aangepast aan digitale processen.

e-Estonia, een naam die door het land zelf is geïntroduceerd vanwege het uitgebreide gebruik van digitale technologie, staat wereldwijd bekend als een digitale voorloper. Maar hoe is Estland, een Europees land met slechts 1,3 miljoen inwoners, zo’n digitale koploper geworden?

We spraken met Andrus Kaarelson, Country Manager van Banqup Estland, om meer inzicht te krijgen. Met meer dan 25 jaar ervaring in digitale en elektronische facturatie weet Andrus veel over digitale adoptie in Estland. Lees verder om meer te ontdekken over de digitale initiatieven van de publieke sector in Estland en waarom de private sector dit tempo niet volledig heeft kunnen bijhouden.

e-Estonia: Waar is het allemaal begonnen?

Andrus vertelt: "In het midden van de jaren ’90, slechts vijf jaar na onze herwonnen onafhankelijkheid..." Na de herwonnen onafhankelijkheid beschikte Estland over beperkte middelen en een beperkt budget. Het land had geen andere keuze dan efficiënte en impactvolle initiatieven in de publieke sector te ontwikkelen.

Een van de eerste overheidsinitiatieven was het Tiigrihüpe (Tijgersprong) programma, dat in 1996 van start ging. Tiigrihüpe vergrootte het computergebruik en de netwerkinfrastructuur aanzienlijk, met name binnen onderwijsinstellingen in Estland. De effecten van het programma zijn duidelijk zichtbaar: 99% van de Estse bevolking gebruikt regelmatig internet.

Dat jaar zag ook de introductie van het e-kabinet van Estland, een van de eerste elektronische kabinetten ter wereld, en de lancering van e-bankdiensten in het land. Kabinetsvergaderingen vonden plaats zonder papier, terwijl bankdiensten 24 uur per dag, 7 dagen per week toegankelijk waren vanuit het comfort van de huizen van Estse burgers.

De digitale diensten van de publieke sector stopten zeker niet daar.

In 2000 konden Esten hun belastingaangifte online doen via e-Tax, een dienst die nu door 98% van de bevolking wordt gebruikt. In hetzelfde jaar werd M-Parking gelanceerd, een mobiele parkeerdienst waarmee burgers via SMS konden betalen voor stadsparkeerplaatsen. In 2001 veranderde de introductie van X-Road de manier waarop overheidsdatabases veilig met elkaar verbonden waren.

De lijst gaat verder: e-identiteitskaarten en e-handtekeningen werden gelanceerd in 2002, stemmen via internet volgde in 2005 en de eerste B2B e-factuur werd in 2007 verzonden. Geen paspoorten meer scannen, geen papieren contracten meer en geen wachtrijen meer om te stemmen.

Zijn er nog diensten over die niet online kunnen worden afgehandeld? Andrus kan er twee bedenken: trouwen en onroerend goed kopen. Toch hebben zelfs deze diensten sinds de COVID-19-pandemie een groter online gebruik gezien, dankzij de inzet van videoconsultaties en digitale gesprekken.e-Estland: Waarom de grote digitale acceptatie?

Andrus zegt dat het land iets groots moest ondernemen om het meeste uit de beperkte middelen en het beperkte budget te halen. Het land nam het initiatief en ontwikkelde efficiënte diensten tegen lage kosten.

Volgens Andrus ligt het op sommige manieren voor de hand. Een voorbeeld hiervan is M-Parking, het publieke initiatief waarmee burgers via SMS konden betalen voor parkeren.

Hoe heeft de digitale adoptie verandering afgedwongen?

Andrus gelooft dat Estland op sommige gebieden niet volledig democratisch is geweest in hun digitale adoptie. Veranderingen werden doorgevoerd zonder veel inspraak van de burgers. Misschien is dit echter juist de meest effectieve manier van werken geweest.

Andrus verwijst naar landen zoals Zweden en Finland. Deze landen hebben digitale initiatieven in de publieke sector opgezet, net als Estland, maar op een meer vrijwillige basis. Hoewel deze initiatieven werken, verloopt de acceptatie traag. Overheden worden gedwongen bestaande diensten te behouden, nieuwe digitale diensten te onderhouden en tijd en middelen aan beide te besteden, een luxe die Estland niet had.

Door veranderingen af te dwingen, omarmden de burgers van Estland snel de nieuwe manieren van werken in de publieke sector en zagen ze ook direct de voordelen ervan.

Hetzelfde kan echter niet worden gezegd over de private sector.

Waarom heeft de digitale adoptie in de private sector van Estland niet zo snel plaatsgevonden?

Estland staat op nummer één op de Index van de Digitale Economie en Samenleving voor digitale overheidsdiensten, maar slechts op de 15e plaats voor de integratie van digitale technologieën binnen bedrijven.

Het land bestaat voornamelijk uit KMO’s. Iets meer dan de helft van deze KMO’s heeft een basisniveau van digitale intensiteit, wat lager is dan het EU-gemiddelde. Slechts 10% van de KMO’s maakt gebruik van big data en slechts 3% past AI-oplossingen toe.

De overheid is zich bewust van deze situatie en voert de juiste regelingen in. Voorbeelden zijn AI & Robotics Estonia (AIRE) en de Digital Innovation Hub (DIH), twee initiatieven die bedrijven helpen hun digitale transformatie te versnellen. Daarnaast heeft de overheid elektronische facturatie (e-facturatie) verplicht gesteld voor transacties tussen bedrijven en de overheid (B2G). Hoewel e-facturatie het gebruik van digitale technologie kan stimuleren, is dit in Estland nog niet op grote schaal doorgevoerd.

Wanneer je Andrus vraagt waarom de digitale adoptie in de private sector zo anders verloopt dan in de publieke sector, zegt hij dat het afdwingen van verandering in het bedrijfsleven waarschijnlijk minder effectief is. Verandering moet begrepen worden en de zakelijke voordelen moeten duidelijk zijn. Hij legt zijn theorie verder uit aan de hand van elektronische facturatie in het bedrijfsleven.

E-facturatie in Estland

In 2019 heeft Estland verplicht gesteld dat bedrijven elektronische facturen naar de overheid sturen (B2G). Voor transacties tussen bedrijven onderling (B2B) zijn er nog geen vaste data voor verplichting vastgesteld. Maar waarom niet, zeker aangezien veel andere Europese landen, die minder “digitaal” zijn, B2B-verplichtingen sneller hebben ingevoerd?

Andrus gelooft dat elektronische facturatie en de digitale transformatie van bedrijven een leercurve vereisen. Bedrijven moeten eerst de voordelen begrijpen voordat ze ingrijpende veranderingen doorvoeren.

Veel landen met verplichte e-facturatie hebben ervaren dat bedrijven e-facturen weliswaar naar de belastingdienst sturen ter goedkeuring, maar onderling nog steeds PDF- of papieren facturen gebruiken. Dit toont aan dat verplichte e-facturatie niet automatisch het digitale gebruik verhoogt. Bedrijven moeten gestimuleerd worden door de voordelen zelf of door het voorbeeld van andere bedrijven.

In Estland begint dit proces inmiddels. Grotere Estse bedrijven zien de voordelen: ze begrijpen dat digitale bedrijfsautomatisering kosten verlaagt en processen efficiënter maakt. Zij werken steeds vaker uitsluitend met elektronische en digitale processen, waardoor ze ook hun kleinere partners dwingen zich aan te passen. De grotere bedrijven in Estland zijn dus degenen die de digitale verandering daadwerkelijk afdwingen.

Het enige nadeel is dat dit proces tijd kost. Omdat Estland voornamelijk uit KMO’s bestaat, verloopt de gedwongen verandering langzaam. Toch is het een verandering die volledige bedrijfsautomatisering stimuleert en ondersteunt.

Dus, wat is de volgende stap voor Estland?

Naast online trouwen en het kopen van een huis, gelooft Andrus dat de volgende grote stap verplichte B2B-e-facturatie zal zijn. Hij hoopt dat veel bedrijven inmiddels gewend zijn aan e-facturatie en de voordelen van digitale bedrijfsautomatisering al hebben ervaren.

Wil je meer weten over Estland en het huidige aanbod van Andrus en zijn team? Bekijk de lokale en wereldwijde oplossingen vanuit Estland en ontdek hoe jouw bedrijf kan profiteren van de adoptie van elektronische facturatie.