Voorstel voor koninklijk besluit over e-facturatie in Spanje onthuld

Het ontwerp van het koninklijk besluit dat in dit artikel wordt besproken, is sinds de eerste onthulling aan tal van updates en wijzigingen onderhevig geweest. Hoewel de informatie op het moment van publicatie correct was, is het landschap van e-facturering in Spanje sindsdien veranderd. De vroegst mogelijke nieuwe implementatiedata voor de e-factureringsvereisten zullen waarschijnlijk niet eerder zijn dan 2027.

Om op de hoogte te blijven van de meest recente ontwikkelingen, inclusief de huidige status van de regelgeving en de verwachte implementatietijdschema's, raden we aan ons nieuwste artikel over de updates van e-facturering in Spanje te lezen. Dit artikel biedt de meest nauwkeurige en actuele informatie.

Het ontwerpbesluit, opgesteld onder Wet 18/2022 van 28 september 2022, richt zich op belangrijke aspecten zoals de technische vereisten voor elektronische facturatie tussen bedrijven (B2B). Het besluit behandelt ook de interoperabiliteitsvereisten voor technologische oplossingsaanbieders, evenals de beveiligings-, controle- en standaardisatievereisten voor de apparaten en IT-systemen die betrokken zijn bij het genereren van e-facturen.

De Spaanse regering voert momenteel tot 10 juli 2023 een openbare raadpleging over het ontwerpbesluit. Daarnaast is er een werkgroep, met onder andere Banqup Group, die nog steeds bijdragen levert aan de Tweede Hoorzitting over het ontwerp van het koninklijk besluit, met als doel een oplossing te vinden die alle partijen ten goede komt.

Het gekozen e-facturatiemodel van Spanje

Spanje streeft ernaar het gedecentraliseerde CTC- en uitwisselingsmodel (DCTCE) te implementeren, vermoedelijk geïnspireerd door de wetgeving in Frankrijk en rekening houdend met de technische vereisten van de aankomende btw in het digitale tijdperk en het ViDA-voorstel van de Europese Commissie.

Het ontwerp beschrijft het gebruik van verplichte e-facturen tussen Spaanse bedrijven, met een vrijstelling voor vereenvoudigde facturen. Het decreet stelt het e-facturatiesysteem in Spanje vast, dat zowel private e-facturatiedienstverleners als een openbaar systeem omvat, beheerd door de Spaanse Belastingdienst.

Daarnaast vereist het decreet dat bedrijven verschillende factuurstatussen communiceren, zoals acceptatie, afwijzing en volledige betaling, inclusief de datum van betaling, naar zowel andere bedrijven als het publieke platform binnen vier kalenderdagen (exclusief weekends en nationale feestdagen).

Bedrijven kunnen zelf kiezen via welk transmissiekanaal zij willen communiceren: via een particuliere dienstverlener of via het openbare platform. Bedrijven die kiezen voor een privédienstverlener om hun facturen te ontvangen, zijn verantwoordelijk voor het informeren van hun zakelijke partners over het instappunt voor e-facturering.

Oorspronkelijk waren serviceproviders verplicht transactiegegevens elektronisch te rapporteren aan het publieke platform in het nationale factuurformaat dat momenteel wordt gebruikt voor B2G e-facturen. Volgens de voorgestelde wijzigingen in het nieuwe wetsvoorstel van 5 maart 2025 is dit formaat echter gewijzigd naar UBL voor B2B e-facturatie.

Technische vereisten voor e-facturatie in Spanje

Wettelijke formaten

Het Koninklijk Besluit definieert een elektronische factuur als een gestructureerd, geautomatiseerd bericht dat voldoet aan het semantisch gegevensmodel EN 16931, vastgesteld door het Europees Comité voor Normalisatie. De elektronische factuur kan worden weergegeven in een van de volgende syntaxen:

• XML CEFACT

• UBL (Universal Business Language)

• EDIFACT

• Factuur

• Of een ander formaat, toegevoegd op verzoek van de Minister van Economische Zaken en Digitalisering

Alle e-facturen die via private e-facturatiedienstverleners worden uitgegeven, moeten worden ondertekend met een geavanceerde elektronische handtekening en voorzien zijn van een unieke ID. Deze ID bestaat uit een combinatie van het fiscale identificatienummer van de verzender, het factuurnummer en de factuurreeks, en de factuurdatum.

In de eerste implementatiefase moeten e-facturen vergezeld gaan van een PDF-versie, zodat de factuur leesbaar blijft voor bedrijven en professionals voor wie de verplichting om elektronische facturen te ontvangen nog niet van kracht is.

Wat kun je verwachten van je private e-facturatiedienstverlener?

Bij het kiezen van een leverancier voor de aankomende Spaanse B2B e-factureringsverplichting is het belangrijk dat zij aan de volgende vereisten voldoen:

• Verbinding met het publieke platform: De provider moet in staat zijn verbinding te maken met de openbare e-factureringsoplossing van Spanje en ervoor zorgen dat transactiegegevens en verplichte statussen automatisch aan de autoriteiten worden doorgegeven.

• Volledige interoperabiliteit: De provider moet gratis interconnectie en soepele interoperabiliteit met andere systemen binnen het Spaanse e-factureringssysteem bieden, zodat je eenvoudig facturen kunt uitwisselen met elke klant of leverancier.

• Ondersteuning voor alle factuurformaten: De provider moet alle factuursyntaxen ondersteunen die zijn toegestaan onder de nieuwe wetgeving, inclusief het converteren van facturen tussen verschillende formaten indien nodig, en ondersteuning bieden voor zowel binnenlandse als grensoverschrijdende e-facturering.

• Beveiliging en volgens de wet: Het informatieveiligheidsbeheersysteem van de provider moet ISO/IEC 27001 gecertificeerd zijn (of een gelijkwaardig systeem) en zorgen voor databeheer en vertrouwelijkheid, zelfs buiten contractuele verplichtingen.

• Veilige transmissieprotocollen: Kies voor providers die veilige protocollen gebruiken die voldoen aan de AS2- of AS4-specificaties voor betrouwbare gegevensuitwisseling.

• Geavanceerde elektronische handtekeningen: De provider moet geavanceerde elektronische handtekeningen kunnen verwerken die voldoen aan de eIDAS-verordening (EU 910/2014), zodat de authenticiteit en integriteit van de factuur gewaarborgd blijven.

• Bedrijfscontinuïteit en beschikbaarheid: De provider moet een robuust continuïteitsplan hebben en 24/7 ondersteuning bieden om hoge factuurvolumes en kritieke processen te kunnen verwerken.

• Geautomatiseerde processen: Verwacht een volledig geautomatiseerd proces om je factuurbeheer te stroomlijnen en naleving op zowel nationaal als internationaal niveau te garanderen.

Wat te verwachten van het openbare platform?

• Het openbare platform fungeert uitsluitend als een factuurarchief, waar informatie over elektronische facturen en hun kopieën wordt opgeslagen, evenals gegevens over hun betaling.

• Oorspronkelijk gebruikte het publieke platform de Facturae-syntaxis, maar volgens het wetsvoorstel van 5 maart 2025 zal het nu UBL gebruiken.

• De inhoud van de factuur is beperkt tot het UBL-formaat, ter vervanging van de eerder gebruikte Facturae-syntaxis volgens de recente ontwerpwijziging.

• Indiening en ontvangst van e-facturen via het platform is mogelijk na autorisatie door de Belastingdienst.

• Daarnaast biedt het platform de mogelijkheid om de verplichte factuurstatussen te rapporteren.

Verwachte tijdlijnen voor verplichte regelgeving

Het Koninklijk Besluit wordt van kracht twaalf maanden na de officiële publicatie in het Publicatieblad van de Staat (BOE, de Officiële Staatscourant), gevolgd door een gefaseerde implementatie op basis van de bedrijfsgrootte, zoals uiteengezet in het ontwerpbesluit. De onderstaande data zijn voorlopig en gebaseerd op de verwachte publicatietijdlijn:

• 12 maanden na definitieve publicatie (verwacht in 2027): Bedrijven en freelancers met een jaaromzet van meer dan € 8 miljoen zijn verplicht elektronische facturen uit te geven en te ontvangen en te voldoen aan de verplichte statusrapportage.

• 24 maanden (verwacht in 2028): Bedrijven en freelancers met een jaaromzet onder de € 8 miljoen zijn verplicht elektronische facturen uit te geven en te ontvangen. Voor deze belastingplichtigen is op dit moment geen verplichte statusrapportage vereist.

• 36 maanden (verwacht in 2029): Bedrijven en freelancers met een jaaromzet onder de € 8 miljoen moeten ook voldoen aan de verplichte statusrapportage.

E-facturatie oplossingen voor Spaanse bedrijven

Zorg voor naleving, eenvoudige implementatie en een toekomstbestendige service die 100% automatisering mogelijk maakt met de e-facturatie oplossing van Banqup Group, ontworpen om te voldoen aan de behoeften van Spaanse bedrijven. Gebruik onze diensten moeiteloos om elektronische facturen te maken, te verzenden en te ontvangen in elk gewenst formaat via elk kanaal.

Ontdek een e-facturatie oplossing die bij uw bedrijf past en zorg dat u voorbereid bent op de aankomende B2B-regelgeving in Spanje.