Jouw oplossing voor grensoverschrijdende B2G-facturatie naar de overheidsadministratie in Luxemburg

Welkom in de wereld van elektronische facturatie in Luxemburg met Banqup. De B2G e-facturatieverplichting geldt nu voor alle bedrijven, inclusief internationale leveranciers, en dus ook expliciet voor leveranciers uit Duitsland. Ontdek hoe makkelijk het is om jouw facturen naar Luxemburgse overheden te sturen en te voldoen aan de eisen van B2G-zakelijke transacties met Banqup aan jouw zijde.

Sinds 18 mei 2022 zijn bedrijven (inclusief Duitse bedrijven!) wettelijk verplicht om over te stappen op volledige elektronische facturatie bij het verzenden van facturen naar de openbare administratie in Luxemburg en om gestructureerde facturen te verstrekken (expliciet geen PDF's meer) die voldoen aan de normen van de belastingautoriteiten. Facturen worden verzonden via het zogenaamde Peppol-netwerk. Deze verplichting om facturen elektronisch uit te reiken is in drie fasen in werking getreden, afhankelijk van de grootte van het bedrijf, en is nu volledig van kracht.

Belangrijk in deze context: deze verplichting geldt ook voor bedrijven die niet in Luxemburg gevestigd zijn en dus expliciet ook voor Duitse bedrijven die een bijbehorende opdracht van een overheid in Luxemburg hebben geaccepteerd.

Belangrijke data

Bedrijven die facturen sturen naar publieke entiteiten (gemeentelijke en overheidsinstanties) zijn nu allemaal verplicht om hun facturen elektronisch te verzenden. Het mandaat is in drie fasen uitgerold, afhankelijk van de grootte van het bedrijf. Hier vind je een overzicht van de implementatieperiodes:

• Vanaf 18 mei 2022 voor grote bedrijven.

• Vanaf 18 oktober 2022 voor middelgrote bedrijven.

• Vanaf 18 maart 2023 voor kleine bedrijven en start-ups.

De implementatie is dus nu volledig van kracht en heeft gevolgen voor alle verzenders van facturen!

Bron: Luxembourg Chamber of Commerce

Elektronische facturatie en de voordelen - waarom deze mandaten?

Leer hoe e-facturatie het leven van alle betrokkenen makkelijker maakt:

• Eenvoudig: Je hebt geen voorkennis of training nodig om elektronische facturen te versturen. Je kunt meteen aan de slag!

• Automatisch: Jouw factuurgegevens worden automatisch vastgelegd en verwerkt. Er zijn geen handmatige acties vereist.

• Snel: Verkoopfacturen verzenden, inkomende facturen goedkeuren en betalen - de automatische workflow dekt elke stap van het proces veel efficiënter af. Het idee is dat facturen hierdoor sneller verwerkt en betaald kunnen worden!

• Betrouwbaar: Minder handmatige acties betekenen minder fouten (bijvoorbeeld in het rekeningnummer, de communicatie, etc.). Je kunt er zeker van zijn dat je de juiste gegevens gebruikt en dat jouw factuur niet verloren gaat - vooral gezien het feit dat een aanzienlijk aantal e-mails de ontvanger niet bereikt. Als je in plaats daarvan onze platformoplossing gebruikt om jouw e-facturen in te dienen, krijg je de zekerheid dat jouw factuur niet verloren gaat.

• Veilig: Elektronische facturen hebben dezelfde juridische geldigheid als papieren facturen. De uitwisseling van e-facturen is zelfs veiliger, omdat de bestanden versleuteld zijn en door verschillende boekhoudsystemen gelezen kunnen worden.

• Kosteneffectief & duurzaam: Geen papier, geen postzegels, geen fysiek transport, geen extra tijd of werknemers die handmatig informatie invoeren of controleren... Elektronische facturatie is kosteneffectiever en duurzamer.

• Overheden in heel Europa zijn bezig elektronische facturatie verplicht te stellen - met onze Banqup-oplossing voor elektronische facturatie kun je vandaag al aan deze toekomstige eisen voldoen.

Eenvoudig B2G-facturen verzenden naar Luxemburgse overheidsinstanties met Banqup

We begrijpen dat de overstap naar elektronische facturatie, vooral voor grensoverschrijdende B2G-transacties, behoorlijk ingewikkeld kan lijken. Als gecertificeerd Peppol-toegangspunt kan Banqup je ondersteunen en het proces vereenvoudigen. Op deze manier kun je moeiteloos jouw facturen naar publieke instellingen in Luxemburg sturen via Banqup over het Peppol-netwerk naar jouw publieke klanten in Luxemburg.

1. Maak de klantenfiche aan voor jouw Peppol-klant:

• Begin met het aanmaken van een klantenfiche voor jouw Peppol-klant in Banqup.

• Vergeet niet het standaardland (Duitsland) van de ontvanger/klant te wijzigen naar Luxemburg.

• Voer het Peppol ID (btw-nummer) van jouw klant in het veld voor het btw-nummer in en vul alle andere relevante gegevens in. Een PEPPOL-directory maakt het mogelijk om indien nodig de identificatienummers te vinden van de bedrijven en instellingen die op het netwerk zijn aangesloten: https://directory.peppol.eu (directory voor productieomgevingen).

• Wanneer je de klantenfiche opslaat, voert Banqup automatisch een controle uit op het Peppol-netwerk met behulp van het btw-nummer van de klant.

• Als Banqup vaststelt dat jouw klant beschikbaar is om facturen te ontvangen via "OpenPeppol" als verzendmethode, krijg je de optie om de oorspronkelijk geselecteerde verzendmethode te vervangen door Peppol-verzending. Zorg ervoor dat je dit voorgestelde verzendkanaal voor deze klant accepteert.

2. Maak of upload jouw factuur:

• Zorg ervoor dat alle vereiste gegevens in de factuurkop en de factuurregels staan.

• Als je de functie voor het uploaden van facturen hebt gebruikt, controleer dan de gegevens die door onze OCR-technologie zijn geëxtraheerd en vul deze aan of corrigeer ze indien nodig.

• Houd er rekening mee dat Peppol-leveringen extra velden in de factuurkop kunnen vereisen, zoals de kopersreferentie. Neem indien nodig contact op met jouw klant om de vereiste gegevens op te vragen of te bevestigen.

3. Klik op Verzenden - en je bent klaar:

• Zodra je alle factuurgegevens hebt gecontroleerd en correct hebt bevonden, klik je gewoon op "Verzenden" in Banqup.

Dit efficiënte proces zorgt ervoor dat jouw facturen voldoen aan de noodzakelijke vereisten voor B2G-transacties in Luxemburg. Bovendien kun je altijd controleren of jouw klant vermeld staat in de Peppol-directory. Onthoud dat in Luxemburg het Peppol ID meestal overeenkomt met het btw-nummer van het bedrijf.

Met Banqup kun je eenvoudig navigeren in de wereld van internationale elektronische facturatie en moeiteloos voldoen aan de factuureisen in Luxemburg.

Hoe Banqup het verschil maakt

Banqup Group, genoteerd aan de Belgische beurs en een Europese marktleider in geautomatiseerde oplossingen voor document- en financieel beheer voor Europese bedrijven, zet zich in om haar meer dan 20 jaar ervaring te gebruiken om Duitse bedrijven te helpen bij de digitalisering van hun bedrijfsprocessen.

Banqup, de e-facturatieoplossing van Banqup Group voor kmo's, is een snelle en eenvoudige oplossing voor het beheren van facturen, facturatie en administratieve taken op één plek. Onze oplossingen zijn fiscaal conform in meer dan 60 landen en bieden tal van voordelen. Het is met name vermeldenswaard dat Banqup Duitse kmo's in staat stelt om over de grenzen heen facturen te maken en te verzenden naar overheidsinstanties in Luxemburg via het Peppol-netwerk.

Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij het verschil kunnen maken voor jouw bedrijf.