Alles over Peppol (1/2): Een introductie tot Peppol

In een snel digitaliserende wereld verandert de manier waarop bedrijven communiceren en zaken doen. Peppol loopt voorop in deze evolutie: een revolutionair netwerk dat is ontworpen om de elektronische uitwisseling van documenten vlotter te laten verlopen.

Peppol is een veilig, internationaal netwerk waarmee bedrijven bedrijfskritische documenten en gegevens elektronisch kunnen uitwisselen met andere deelnemers op het netwerk. Honderdduizenden publieke en private bedrijven hebben zich al geregistreerd.

Waar staat Peppol voor?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het begon als een project voor het "Competitiveness and Innovation Programme" van de Europese Unie en liep van mei 2008 tot augustus 2012.

Peppol is een open netwerk dat zich richt op het veilig verzenden van verschillende digitale zakelijke documenten, met een sterke nadruk op facturen. Het is tot stand gekomen met financiering van de Europese Commissie en 18 overheidsinstanties. Het hoofddoel is om inkoop, betalingen en de interactie tussen de publieke sector, de private sector en leveranciers te vereenvoudigen.

Het project was bedoeld om problemen bij elektronische aanbestedingen op te lossen en de handel tussen Europese overheden te vergemakkelijken. Uiteindelijk was het einddoel om grensoverschrijdende, elektronisch ondersteunde inkoopprocedures voor Europese landen te standaardiseren.

Na de succesvolle afronding van het project werd de OpenPeppol Association opgericht in België om het werk voort te zetten. De OpenPeppol Association is een vzw met leden uit zowel de publieke als de private sector.

Hoewel het begon bij de Europese Commissie, is de invloed van Peppol inmiddels wereldwijd merkbaar. Nu het steeds vaker wordt gezien als hét platform voor factuuruitwisseling, groeit het uit tot de verwachte standaard in de sector voor het grensoverschrijdend uitwisselen van documenten (denk aan facturen, maar ook aan bestellingen, orderbevestigingen, catalogi, verzenddocumenten, enzovoort).

In de kern geeft Peppol prioriteit aan gestandaardiseerde communicatie. Het netwerk zorgt voor een naadloze documentuitwisseling door gebruik te maken van gedeelde standaarden en protocollen. Dit maakt het moeiteloos delen van informatie mogelijk, zonder dat er ingewikkelde vertalingen van data of systeemaanpassingen nodig zijn.

Peppol compliance: Waarom gebruiken bedrijven Peppol?

Bedrijven kiezen voor Peppol omdat het een simpele en veilige manier biedt om elektronische transacties, zoals e-facturatie en inkoopdocumenten, af te ronden.

E-facturatie wordt steeds vaker toegepast vanwege de voordelen voor bedrijfsprocessen, zoals meer eenvoud, veiligheid en, belangrijker nog, besparing van tijd en kosten. Daarnaast voeren overheden over de hele wereld nu verplichtingen voor e-facturatie in om belastingwetten beter te kunnen controleren en handhaven, en om btw bij bedrijven te innen.

Sinds 18 april 2020 zijn alle EU-organisaties in de publieke sector wettelijk verplicht om Peppol-facturen te kunnen ontvangen. De gedachte hierachter is dat het voor bedrijven makkelijker wordt om in heel Europa handel te drijven, zonder dat ze te maken krijgen met verschillende nationale standaarden.

Peppol is een open en interoperabel netwerk, wat betekent dat verschillende apparaten en systemen soepel met elkaar kunnen communiceren zonder dat jij daar moeite voor hoeft te doen. Iedereen die geregistreerd is kan het gebruiken. Overheden hoeven bijvoorbeeld geen eigen systeem op te zetten, maar kunnen in het hele land gebruikmaken van Peppol.

Daarnaast promoten diverse overheidsinstanties het gebruik van het netwerk, zoals de IMDA in Singapore en de National Health Service (NHS) in het VK, om er maar een paar te noemen.

Wie gebruikt Peppol?

Op dit moment hebben 38 landen leden van OpenPeppol. Door dit brede lidmaatschap kunnen bedrijven in deze landen moeiteloos grensoverschrijdend documenten uitwisselen. Veel Europese landen, waaronder België, Duitsland, Frankrijk en het VK, hebben Peppol omarmd, maar het heeft ook voet aan de grond gekregen buiten Europa, zoals in Singapore en Australië.

Als je meer wilt weten over welke landen Peppol gebruiken en hoe het per land verschilt, neem dan een kijkje op onze speciale blog over dit onderwerp.

Hoe werkt Peppol?

Dit brede lidmaatschap betekent dat bedrijven in deze landen moeiteloos documenten kunnen uitwisselen over de grenzen heen. Maar hoe zorg je ervoor dat je een elektronisch document verstuurt dat echt voldoet aan de eisen van de Peppol-standaard, en hoe adresseer je de ontvanger correct?

Het Peppol-netwerk is gebaseerd op het zogenaamde 'four-corner model' – vernoemd naar de vier essentiële spelers in het uitwisselingsproces: de verzender van het document, de ontvanger en de respectievelijke Access Points van beide kanten.

Wanneer bedrijven aan de slag willen met Peppol, moeten ze samenwerken met een provider die een gecertificeerd Access Point (AP) heeft, zoals Banqup Group. Een Peppol Access Point is, zoals de naam al zegt, een erkende dienstverlener die jou verbindt met het Peppol-netwerk en optreedt als tussenpersoon in het four-corner model.

Zodra dit is ingesteld, kan de leverancier e-facturatie en andere elektronische documenten naar het Access Point sturen. Dit punt valideert het document om er zeker van te zijn dat het via het Peppol-netwerk verzonden kan worden. Na deze controle zoekt het Access Point van de verzender het Peppol ID van de ontvanger op. Vervolgens wordt het document naar het Access Point van de koper gestuurd om gevalideerd en verwerkt te worden in hun crediteurensysteem (AP).

De factuur van de leverancier komt automatisch in het systeem van de koper terecht. Dit bespaart tijd omdat handmatige gegevensinvoer en controles niet meer nodig zijn.

De wereld van Peppol ID's

Zoals beschreven in onze vorige blogpost "Understanding B2G E-Invoicing in Germany: A Comprehensive Guide (4/5): The Role of Peppol (B2G e-facturatie in Duitsland begrijpen: een uitgebreide gids (4/5): de rol van Peppol)", is het Peppol Participant ID, of kortweg Peppol ID, een unieke referentie die wordt gebruikt om te bepalen wie een Peppol-document verzendt en ontvangt. Het dient als sleutel om transactiepartners in het netwerk te identificeren. Het Peppol ID van het ontvangende bedrijf wordt, samen met de naam van de organisatie en het land van vestiging, gepubliceerd in de wereldwijde Peppol-directory die wordt beheerd door OpenPeppol.

Het Peppol ID bestaat uit twee hoofdelementen:

• Een Identifier Scheme (identificatieschema): Deze schemacode is een specifieke code of afkorting die hoort bij een bepaald type identificatiemiddel. Deze schema's omvatten zowel internationaal erkende codes (zoals DUNS-nummer, IBAN en GLN) als specifiek nationaal gedefinieerde codes. In Duitsland zijn dit:

  • de Leitweg-ID (DE:LWID, ICD 0204) – voor overheidsinstanties, en

  • het Duitse btw-identificatienummer (DE:VAT, ICD 9930) – voornamelijk in de zakelijke sector.

• De waarde die door het identificatieschema wordt geleverd: Dit is het daadwerkelijke unieke identificatienummer van het bedrijf en hangt af van het gekozen schema. Dit kan een DUNS-nummer of een IBAN zijn, of – specifiek in Duitsland – het btw-identificatienummer van het bedrijf of (in het geval van een overheidsinstantie) de Leitweg-ID.

Het Peppol ID dient niet alleen om de transactiepartijen te identificeren. Omdat deelnemers zich moeten registreren bij gecertificeerde Peppol access providers (zoals Banqup Group), die het bedrijf verifiëren, garandeert het gebruik van het Peppol ID dat deelnemers communiceren met een legitieme entiteit in het netwerk. Deze authenticatie zorgt voor een extra beveiligingslaag.

Peppol in voortdurende ontwikkeling

Terwijl de technologie vordert en e-facturatie steeds gebruikelijker wordt, blijft Peppol zich continu ontwikkelen om aan de groeiende eisen te voldoen en wereldwijd uit te breiden. Er zijn drie belangrijke aspecten te onderscheiden:

1. Peppol gaat wereldwijd: Uitbreiding buiten Europa

Hoewel Peppol in Europa is ontstaan, breidt het bereik zich wereldwijd uit, met name in de regio Azië-Pacific. Landen als Australië, Nieuw-Zeeland, Singapore, Japan en Maleisië hebben Peppol al ingevoerd of plannen aangekondigd om dit te gaan doen.

Het is interessant om te zien dat niet alle landen Peppol op dezelfde manier gebruiken. De meeste Europese landen zetten het netwerk in voor hun B2G e-facturatieverplichtingen. Sommige landen, zoals Duitsland of Luxemburg, werken met een open interoperabiliteitsnetwerk, terwijl andere landen, zoals Frankrijk of België, de voorkeur geven aan een enkel toegangspunt.

Aan de andere kant promoten landen in Azië Peppol om een hoger niveau van digitalisering in hun B2B-markten te bereiken. Een opvallend voorbeeld is Singapore, dat het netwerk introduceerde onder zijn eigen "InvoiceNow"-kader en daarmee het eerste land buiten Europa was dat dit deed. Hoewel e-facturatie voor B2B-transacties in Singapore vrijwillig is, moedigt de overheid de adoptie onder bedrijven actief aan.

Voor meer informatie over hoe verschillende landen Peppol gebruiken, kun je onze blog lezen: Welke landen gebruiken Peppol?

2. De opkomst van het Peppol International Invoice (PINT) model

Met de wereldwijde uitbreiding van Peppol vertegenwoordigt het Peppol International Invoice Model (PINT) de volgende generatie van Peppol. PINT fungeert als een gemeenschappelijke taal voor zakelijke documenten. Het vergemakkelijkt de handel via een uniform kader, waardoor bedrijven wereldwijd elkaar makkelijk begrijpen en naadloos kunnen samenwerken.

Vergeleken met het oorspronkelijke Business Interoperability Specifications (BIS) model, dat specifiek is ontwikkeld voor elektronische documentuitwisseling op de Europese markt, biedt PINT een flexibeler formaat dat kan worden aangepast aan landspecifieke eisen.

3. Peppol in het tijdperk van real-time transactiecontrole

Peppol evolueert steeds meer naar meer transparantie en real-time controle van commerciële transacties. Het bekende interoperabele "Four-Corner Model" breidt zich nu uit met een "vijfde hoek". Hierbij worden belastingautoriteiten geïntegreerd om real-time inzicht te krijgen, in plaats van periodiek samenvattende gegevens te verzamelen.

Deze vooruitgang is terug te zien in verschillende compliancemodellen voor belastingregels en e-facturatie, in het bijzonder het nieuwe gedecentraliseerde Continuous Transaction Controls and Exchange (of DCTCE) model. Dit model wint terrein naast het traditionele gecentraliseerde Continuous Transaction Controls (CTC) model.

In het nieuwe model valideren gecertificeerde softwareproviders de facturen, terwijl ze de uitwisseling tussen leverancier en koper faciliteren. Dit combineert continue transactiecontrole met interoperabiliteit: gecertificeerde softwareproviders voldoen aan de minimale technische eisen van elk land en rapporteren factuurgegevens onmiddellijk aan de belastingdienst. Ondertussen vindt de uitwisseling van factuurgegevens tussen leverancier en koper plaats binnen een ononderbroken toeleveringsketen.

Ondersteund door Peppol, GENA, dspanz, VeR en andere spelers in de e-facturatie-sector, heeft dit model tot doel de belastingnaleving te vereenvoudigen. Dit is niet alleen gunstig voor belastingdiensten, maar ook voor bedrijven en softwareproviders.

De juiste provider kiezen

Hoewel de populariteit van Peppol groeit, is het niet het enige netwerk dat bedrijven nodig hebben voor e-facturatie. Veel overheden zijn begonnen met het ontwikkelen van hun eigen netwerken, zoals het Italiaanse Sistema di Interscambio (Sdl) portaal. Het is cruciaal om een provider te kiezen die verbinding kan maken met Peppol én andere lokale netwerken, zonder dat jou dat extra moeite kost.

Banqup Group is een gecertificeerde Peppol Access Point Provider. Zowel onze Banqup totaaloplossing voor kmo's als onze Channel & Collect oplossingen voor middelgrote tot grote bedrijven sluiten direct aan op het gebruik van Peppol in vele landen over de hele wereld. Daarnaast zijn we via andere kanalen verbonden met andere landen om een uitgebreide uitwisseling van elektronische documenten en gegevens mogelijk te maken. Met deze oplossingen kunnen bedrijven van elke omvang gebruikmaken van elektronische uitwisseling, terwijl ze verzekerd zijn van compliance op het gebied van belastingen en e-facturatie in meer dan 60 landen.

Neem contact met ons op om meer te weten te komen over hoe wij jouw zaken kunnen vereenvoudigen. Houd ook onze volgende blog in deze serie in de gaten, waarin we dieper ingaan op hoe je verbinding maakt met Peppol, hoe het uitwisselingsproces verloopt en wat dit betekent voor jouw bedrijf. Voor meer informatie over Peppol kun je terecht op onze speciale Peppol-pagina.