Alles over Peppol (2/2): Hoe werkt Peppol precies?

Ontdek hoe je verbinding kunt maken met Peppol, hoe de uitwisseling werkt en wat dit betekent voor jouw bedrijf.

Zoals al uitgelegd in de vorige blog "Wat is Peppol?", is Peppol (Pan-European Public Procurement Online) een internationaal netwerk dat bedrijven in staat stelt om veilig documenten en gegevens uit te wisselen met andere geregistreerde gebruikers.

Oorspronkelijk ontwikkeld om de handel tussen Europese overheden te vergemakkelijken en om elektronische aanbestedingsprocedures van land tot land te standaardiseren, wordt Peppol nu wereldwijd gebruikt, inclusief in landen als Australië en Singapore.

Steeds meer bedrijven stappen over op e-facturatie dankzij de eenvoud, veiligheid en de besparing van tijd en kosten. Dit, samen met de toenemende invoering van e-facturatieverplichtingen – ontworpen om overheden te helpen belastingwetten effectiever af te dwingen en btw te innen bij bedrijven – heeft bijgedragen aan de groei van het Peppol-netwerk.

Lees meer over Peppol in onze blog "Wat is Peppol?" en op onze speciale Peppol-pagina.

Aan de slag met Peppol

Bedrijven die lid willen worden en documenten willen uitwisselen via het Peppol-netwerk, hebben de optie om ofwel hun eigen Access Point (AP) op te zetten, of contact op te nemen met een gecertificeerd Peppol Access Point, een organisatie of provider die bedrijven verbindt met het internationale Peppol-netwerk. Een Peppol Access Point is, zoals de naam al zegt, een geautoriseerde dienstverlener die je verbindt met het Peppol-netwerk en optreedt als tussenpersoon in het vier-hoeken-model.

Momenteel zijn er wereldwijd meer dan 300 gecertificeerde AP-providers, waarvan Banqup Group er met trots een is.

Gebruikers krijgen vervolgens een Peppol ID toegewezen door hun Peppol Access Point-provider. De Peppol ID kan hun bankrekeningnummer, btw-nummer of overheidsidentificatienummer zijn, of, in het geval van veel Duitse overheidsinstanties, meestal de Leitweg-ID (een specifieke Duitse kopersreferentie of routing-ID die de factuurontvanger identificeert in Duitse B2G-transacties). De Peppol ID van elk bedrijf is uniek, waardoor elke verwarring tussen verzender en ontvanger wordt uitgesloten.

Om andere Peppol-gebruikers te ontdekken en ermee in contact te komen, hebben bedrijven toegang tot de Peppol Directory - een gratis, doorzoekbare open-source dienst waarmee gebruikers elkaar en elkaars mogelijkheden kunnen vinden. Gebruikers kunnen zoeken op een of meer trefwoorden, zoals:

• Bedrijfsnaam

• Peppol ID

• Land

Daarnaast kunnen gebruikers in de directory zoeken via een aantal optionele velden, waaronder de website van het bedrijf, contactinformatie en de registratiedatum.

Hoe Peppol documenten verwerkt

Het proces van het uitwisselen van documenten via Peppol kan worden uitgelegd aan de hand van het vier-hoeken-model – genoemd naar de vier betrokken partijen. Om het concept te illustreren, kun je je een AP voorstellen in een vergelijkbare rol als je telecomprovider: jij belt met je telefoon, en jouw telecomprovider maakt verbinding met de telecomprovider van de ontvanger om de verbinding tot stand te brengen.

Op een vergelijkbare manier vind je bij het uitwisselen van elektronische documenten de overeenkomstige vier partijen in het vier-hoeken-model:

1. De verzender van het document: De entiteit die de uitwisseling van documenten, zoals facturen of bestellingen, met hun handelspartners initieert.

2. Het Access Point (AP) van de verzender: Een geautoriseerde dienstverlener die de verzender verbindt met het Peppol-netwerk en zorgt voor naleving van de Peppol-standaard.

3. Het Access Point (AP) van de ontvanger: Een geautoriseerde dienstverlener die de documenten van het AP van de verzender ontvangt via het Peppol-netwerk en deze doorstuurt naar de beoogde ontvanger.

4. De ontvanger van het document: De ontvangende organisatie die uiteindelijk de zakelijke documenten ontvangt die door de verzender zijn verstuurd.

En net als in het hierboven beschreven telecomscenario, ben je in de wereld van Peppol ook vrij om elk AP te kiezen uit de lijst van gecertificeerde Peppol-dienstverleners.

Hoewel Peppol vooral bekend is voor het uitwisselen van facturen, kan het netwerk, zoals eerder vermeld, naast e-facturen ook worden gebruikt om bijna elk type supply chain-document uit te wisselen, inclusief bestellingen en orderbevestigingen.

Ongeacht dit alles moeten alle gegevens die via Peppol worden verzonden beschikbaar zijn in een van de twee Extensible Markup Language (XML)-formaten – eenvoudige tekstgebaseerde formaten die zowel mens- als machineleesbaar zijn.

• Universal Business Language (UBL) biedt een gestandaardiseerde, royaltyvrije bibliotheek van elektronische zakelijke documenten. De meeste boekhoudpakketten zijn compatibel met UBL.

• Cross Industry Invoice (CII) is een standaard die het mogelijk maakt elektronische documenten uit te wisselen tussen handelspartners.

Peppol voor jou laten werken via Banqup

Banqup biedt eenvoud, veiligheid en efficiëntie. Het is makkelijk om de voordelen van Peppol naar jouw bedrijf te brengen, zelfs voor kleine ondernemingen, dankzij onze Banqup totaaloplossing voor kmo's.

Als gecertificeerd Peppol Access Point kan Banqup je verbinden met een breed scala aan zakelijke en overheidsorganisaties over de hele wereld. Volg gewoon deze stappen om aan de slag te gaan:

1. Maak de klantenfiche aan voor jouw Peppol-klant:

   • Maak eerst een klantenfiche aan voor jouw Peppol-klant in Banqup. Vergeet niet het standaardland (Duitsland) te wijzigen naar het land van de ontvanger/klant als dit anders is.

   • Voer de Peppol ID van jouw klant in (bijv. hun volledige btw-nummer of IBAN) in het juiste ID-veld en vul alle andere relevante details in. Indien nodig kun je de ID van jouw klant opzoeken in de Peppol directory: https://directory.peppol.eu (directory voor productieomgevingen).

   • Leitweg-ID (routing-ID) voor klanten bij de overheid in Duitsland: Als jouw klant een publieke aanbestedende dienst in Duitsland is en bereikbaar is via Peppol, zorg er dan voor dat je het klanttype "Government" selecteert bij het aanmaken van jouw klantaccount. Hiermee wordt een nieuw veld geactiveerd genaamd "Leitweg-ID". Vul dit in met de Leitweg-ID die je van jouw klant hebt gekregen.

     1. Belangrijke informatie over de registratie voor de federale platformen voor factuurontvangst (ZRE en OZG-RE): Houd er rekening mee dat een eenmalige registratie vereist is om de platformen te gebruiken. Registratie is gratis en moet worden voltooid ongeacht de gebruikte indieningsmethode. In onze laatste blogpost in de serie "Inzicht in B2G e-facturatie in Duitsland: een uitgebreide gids" hebben we wat basisinformatie over het registratieproces voor je verzameld.

     2. Gedetailleerde videotutorials en handleidingen voor registratie en algemeen gebruik van de ZRE en OZG-RE platformen voor factuurontvangst zijn te vinden op de e-facturatie website van de federale overheid.

   • Als Banqup bij het opslaan van je gegevens merkt dat jouw klant beschikbaar is om facturen te ontvangen via "OpenPeppol" als verzendmethode, wordt je automatisch de optie aangeboden om de oorspronkelijk geselecteerde verzendmethode te vervangen door Peppol-levering. Zorg ervoor dat je dit voorgestelde verzendkanaal voor deze klant accepteert.

2. Maak of upload jouw factuur:

   • Zorg ervoor dat alle vereiste informatie is opgenomen in de factuurkop en de factuurregels. Als je de functie voor het uploaden van facturen hebt gebruikt, controleer dan de gegevens die door onze OCR-technologie zijn geëxtraheerd en vul ze aan of corrigeer ze indien nodig.

   • Houd er rekening mee dat Peppol-leveringen extra velden in de factuurkop kunnen vereisen, zoals de kopersreferentie. Neem indien nodig contact op met jouw klant om de vereiste gegevens op te vragen of te bevestigen.

3. Klik op "Verzenden" - en dat is het:

   • Zodra je alle factuurgegevens hebt gecontroleerd en correct hebt bevonden, klik je in Banqup simpelweg op "Verzenden".

Met dit eenvoudige proces kun je gemakkelijk beginnen met het internationaal uitwisselen van elektronische documenten met jouw klanten via Peppol, zonder dat er enige implementatie- of configuratie-inspanning van jouw kant nodig is.

Begin vandaag nog aan een naadloze reis van elektronische documentuitwisseling met Peppol via Banqup, waardoor je jouw bedrijfsprocessen vereenvoudigt en voldoet aan internationale standaarden. Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe we de elektronische documentuitwisseling voor jouw bedrijf soepeler kunnen maken, of bezoek onze speciale Peppol-pagina voor meer informatie.