Letland zet de verplichte invoering van e-facturatie verder

Het Letse Ministerie van Financiën voert een ingrijpende verandering door in het zakelijke landschap met de invoering van verplichte e-facturatie. Met een strategische routekaart wil het ministerie de bedrijfsvoering vereenvoudigen en de transparantie op nationaal niveau vergroten.

Vanaf 1 januari 2028 wordt e-facturatie verplicht voor alle belastingplichtigen die betrokken zijn bij zakelijke transacties tussen bedrijven (B2B) in Letland. Dit is de tweede uitstel van de implementatiedeadline voor e-facturatie; de oorspronkelijke datum voor gestructureerde e-facturen was 1 januari 2025 en werd later verschoven naar 1 januari 2026. Het is belangrijk op te merken dat elektronische facturering al verplicht is voor transacties met overheidsinstellingen (B2G) sinds 1 januari 2025.

De huidige verlenging van drie jaar voor de B2B-deadline is bedoeld om kleine bedrijven, zelfstandigen, religieuze en publieke organisaties, en andere ondernemingen voldoende tijd te geven zich zowel technologisch als organisatorisch voor te bereiden op de volledige implementatie van e-facturatie.

“Tijdens de implementatie van het B2G-mandaat op 1 januari 2025 hebben we gemerkt dat het overheids-e-facturatiesysteem niet alle gebruiksscenario’s, factuurtypes en vrijstellingen ondersteunde. Daarnaast lijkt de bestaande systeemarchitectuur niet optimaal geschikt voor grotere gegevensvolumes. Een herontwerp of schaalstrategie zal waarschijnlijk gedurende de extra twee jaar opnieuw worden bekeken om de prestaties te verbeteren. Bovendien moeten nog een aanzienlijk aantal wijzigingen in de wettelijke structuur worden doorgevoerd, moeten operationele procedures worden aangepast voor zowel bedrijven als de overheidssector, en moeten technische voorbereidingen worden getroffen. Verder is tijd nodig om een adequaat ondersteuningsniveau te creëren, de praktische aspecten van e-facturatie effectief te communiceren en de economie de kans te geven de veranderingen te accepteren en zich eraan aan te passen,” zegt Edgars Strazds, Banqup Letland.

Dit initiatief is gericht op het stroomlijnen van bedrijfsprocessen, het bevorderen van transparantie en het aanpakken van de informele economie.

Eind januari 2024 introduceerde Letland een uitgebreide vierjarige strategie, ontworpen om de informele economie effectief te bestrijden. Een belangrijk onderdeel van deze strategie is het stimuleren van niet-contante transacties, met bijzondere nadruk op e-facturering.

E-facturering voor overheidsopdrachten (B2G) is sinds januari 2025 verplicht. De uitrol in 2028 breidt deze verplichting uit naar ook transacties tussen bedrijven (B2B), met gebruik van de gestructureerdePeppol-factuur, conform met de Europese norm (EN 16931), zoals vastgesteld door het Letse Ministerie van Financiën.

In lijn met het voorstel van de Europese Commissie voor BTW in het digitale tijdperk (ViDA) voorziet het Letse ministerie tevens in real-time rapportage van factureringsgegevens.

De zakelijke voordelen

De Letse regering heeft twee belangrijke voordelen van elektronische facturering voor zowel B2B- als B2G-transacties benadrukt.

Tijd

De overgang naar e-facturering zal de noodzaak van handmatige taken verminderen, fouten in facturen minimaliseren en de levering van facturen aan boekhoud- en belastingafdelingen versnellen. Over het geheel genomen zullen deze voordelen de tijd die aan administratieve werkzaamheden wordt besteed verminderen, hoewel het exacte effect afhankelijk zal zijn van de specificaties van het ontwikkelde e-facturatiesysteem.

Kosten

De factureringskosten zullen naar verwachting afnemen door de overgang van fysieke, papiergebaseerde processen naar elektronische processen. Dit leidt niet alleen tot minder papiergebruik, maar ook tot lagere kosten voor printen en verzending.

Daarnaast zal de afname van factuurfouten en de snellere levering van facturen aan de boekhouding en de belastingdienst bijdragen aan een verlaging van de totale arbeidskosten.

Volgende stappen

Het proces van de invoering van e-facturering in Letland bevindt zich momenteel nog in de voorbereidende fase. Het B2G-mandaat is al gelanceerd, terwijl de implementatie voor B2B momenteel wordt voorbereid.

Om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen rond de overgang van Letland naar verplichte B2B e-facturering, volg ons op LinkedIn voor real-time updates.