Litouwse bedrijven zullen B2G-facturen indienen via het SABIS-systeem

Levert u goederen of verleent u diensten aan de Litouwse publieke sector? Bereid u voor op de overgang naar elektronische factuurindiening vanaf 1 juli 2024. Vanaf die datum wordt het Litouwse Registercentrum (RC)-systeem "E. Sąskaita" vervangen door het nieuwe platform SABIS. Dit betekent dat bedrijven die commerciële transacties uitvoeren met overheidsinstellingen hun e-facturen vanaf juli uitsluitend via het SABIS-platform moeten indienen.

Wat verandert er en hoe kun je profiteren van de veranderingen?

Volgens de nieuwe procedure zijn er drie manieren om facturen in te dienen:

1. Handmatig via de SABIS-website
   Deze methode is geschikt als u slechts een beperkt aantal facturen indient bij de publieke sector.

2. Gegevensoverdracht via een API vanuit uw boekhoudsysteem
   Deze methode is het meest geschikt wanneer facturen in grotere hoeveelheden of regelmatig bij inkooporganisaties worden ingediend.

3. Via het Peppol-netwerk
   Deze optie maakt het indienen van facturen bij SABIS mogelijk, maar kan daarnaast ook gebruikt worden voor het verzenden van facturen naar zakelijke partners en het ontvangen van facturen van leveranciers. Dit wordt vooral belangrijk in de nabije toekomst, omdat deEU van plan is verplichte e-facturatie in te voeren voor grensoverschrijdende transacties. Ook buurlanden zoals Letland zullen binnenkort verplichten dat zakelijke facturen (B2B) elektronisch worden uitgewisseld.

Het slechte nieuws is dat bedrijven die een directe integratie van hun boekhoudsystemen met het RC-systeem hebben, deze integratie opnieuw moeten opzetten.

De wijzigingen hebben niet alleen gevolgen voor het factureringskanaal, maar ook voor het factuurformaat. SABIS heeft besloten Europese standaard elektronische facturen (UBL XML) te gebruiken, wat tot enkele fundamentele veranderingen leidt. De belangrijkste verandering betreft de vastgestelde logica voor de btw-berekening. Tot nu toe bestond er geen uniforme regel voor het berekenen van btw op facturen; sommige bedrijven rekenden vanaf afzonderlijke rekeningen, andere vanaf het totaalbedrag. De nieuwe standaard is dat btw vanaf het totaalbedrag wordt berekend.

Er is niet veel tijd meer voordat de nieuwe regels van kracht worden, dus het is waarschijnlijk dat veel facturatiebedrijven tot 1 juli zullen proberen hun bestaande RC-integratie aan te passen aan SABIS. Een enkel bedrijf beschikt echter over informatie over een alternatieve en efficiëntere methode: het EuropesePeppol-netwerk.

Het Peppol-netwerk biedt verschillende belangrijke voordelen:

• Brede toepasbaarheid
  Peppol kan niet alleen worden gebruikt voor het indienen van facturen bij de Litouwse business-to-government (B2G), maar ook voor het verzenden van facturen naar lokale en internationale zakelijke partners. Het gebruik zal toenemen door toekomstige vereisten van de Europese Commissie. Een ontwerp van de EU-richtlijn richt zich op het verbeteren van de btw-inning, waardoor bedrijven die handel drijven met internationale partners verplicht zullen zijn e-facturen via Peppol uit te wisselen.

• Ontvangen van e-facturen
  Bedrijven kunnen niet alleen facturen verzenden, maar ook e-facturen van leveranciers ontvangen. Dit stroomlijnt de boekhoudprocessen aanzienlijk: facturen hoeven niet handmatig te worden ingevoerd, zijn vrij van menselijke fouten en kunnen niet verloren gaan.

Het goede nieuws is dat leveranciers die al Peppol gebruiken om hun facturen naar RC te sturen, de komende veranderingen en extra werkzaamheden kunnen vermijden.

Wat moet ik nu doen?

Het Peppol-netwerk is toegankelijk via toegangspunten (operators) die ervoor zorgen dat aan alle vereisten wordt voldaan: zij voeren de "Know Your Costumer"-controle (KYC) uit, waarborgen de authenticiteit van facturen en zorgen voor naleving van de technische normen.

Een van de eenvoudigste manieren om deel te nemen aan het Peppol-netwerk is door het boekhoudsysteem te integreren met de oplossingen van een boekhoudoperator. Vorig jaar heeft de Litouwse regering fondsen toegewezen aan Unifiedpost Group (nu Banqup Group) voor de ontwikkeling van de Euroconnector-tool, die de integratie van het boekhoudsysteem met het Peppol-netwerk aanzienlijk vergemakkelijkt. Het bedrijf hoeft enkel contact op te nemen met de leverancier van het boekhoudsysteem om aangesloten te worden bij het Peppol-netwerk.

Een andere optie is om contact op te nemen met Banqup Group, die de meest geschikte gegevensuitwisselingsoplossing voor uw bedrijf selecteert en hun ervaring deelt over het voldoen aan de huidige en toekomstige e-factureringsvereisten. Download onze nieuwste gids en vul het contactformulier in en wij nemen dan spoedig contact met u op.

Aanvullende informatie

Sinds 2018 vereist de Litouwse regering dat bedrijven die deelnemen aan overheidsopdrachten hun facturen indienen bij inkooporganisaties via het platform "E. Sąskaita". Op deze manier werd de EU-richtlijn geïmplementeerd, die bepaalt dat alle overheidsinstellingen e-facturen moeten kunnen ontvangen. De staat streeft naar efficiëntere operationele processen en constateert dat het in 2014 gelanceerde RC-platform "E. Sąskaita" verouderd is en niet meer voldoet aan de huidige normen, waardoor het niet mogelijk is om alle voordelen van elektronische factuurverwerking volledig te benutten.