Btw in het digitale tijdperk (ViDa)

De Europese Commissie (EC) heeft het nieuwe pakket “VAT in the Digital Age” aangekondigd, dat verplichte intracommunautaire elektronische facturatie en verplichte business-to-business digitale rapportering oplegt.

Aangekondigd op 8 december 2022 in de btw-richtlijn 2006/112/EG, verduidelijkt de EC verplichte verplichtingen onder de pijler “digitale rapporteringsvereisten 2025-2028”. Het doel van de richtlijn is miljarden euro’s aan btw-inkomsten terug te winnen die jaarlijks verloren gaan door frauduleuze facturen en frauduleuze btw-aangiftes. Het nieuwe wetgevingspakket stelt lidstaten in staat om in realtime het verwachte en het aangegeven btw-bedrag te verifiëren.

Wat betekent dit voor bedrijven in Europese lidstaten die nog geen elektronische facturatie gebruiken?

Het is tijd om de overstap te maken van papieren en PDF-facturen naar gestructureerde, elektronische formaten!

Digitale rapporteringsvereisten: wat is er aangekondigd?

De btw-richtlijn 2006/112/EG omvat twee onderdelen die betrekking hebben op Europese bedrijven en hun facturatieprocessen:

1. Verplichte elektronische facturatie binnen de Europese Unie

2. Verplichte digitale rapportering voor bedrijven binnen de Europese Unie (B2B)

Laten we bekijken wat dit betekent voor een gemiddeld bedrijf.

Verplichte elektronische facturatie binnen de Europese Unie

De richtlijn bepaalt dat alle bedrijven uiterlijk tegen 2028 de processen op orde moeten hebben om elektronische facturen te kunnen ontvangen en versturen bij intracommunautaire handel, volgens de Europese standaard voor e-facturatie (EN 16931). Hoe facturen worden uitgewisseld tussen leverancier en klant wordt echter niet gespecificeerd.

Tot nu toe vereiste de wetgeving dat elektronische facturen enkel konden worden uitgegeven mits de ontvanger hiermee instemde. Dit belemmerde lidstaten om verplichte e-facturatie in te voeren. De nieuwe richtlijn verandert dit: e-facturatie wordt de standaard. Lidstaten mogen zelf beslissen of ze e-facturatie ook verplicht maken voor binnenlandse B2B-transacties, zolang het formaat voldoet aan de Europese standaard. Clearance-systemen, waarbij de factuur vooraf door de belastingdienst moet worden gevalideerd, vallen buiten de scope van de richtlijn.

Lidstaten die al een verplicht e-facturatiesysteem hebben, zullen hun rapporteringsvereisten tegen 2028 moeten afstemmen op de pan-Europese standaard.

Verplichte digitale rapportering van intracommunautaire B2B-transacties

Vanaf 2028 moeten alle bedrijven hun intracommunautaire B2B-transacties digitaal rapporteren. Het doel hiervan is om de rapporteringsprocessen te verbeteren en de mogelijkheden van digitalisering te benutten: betere btw-inning voor belastingdiensten én minder administratieve lasten en kosten voor bedrijven.

Voor bedrijven betekent dit concreet: elke intracommunautaire B2B-factuur moet binnen twee dagen na uitgifte digitaal worden gerapporteerd.

Veel lidstaten zullen hiervoor e-facturatie gebruiken, zodat rapportering automatisch verloopt. Nationale belastingdiensten zullen de data via een nieuw IT-systeem delen, waardoor de huidige samenvattende aangiftes (recapitulative statements) niet langer nodig zijn.

Bedrijven moeten dus gestructureerde elektronische facturen opstellen die ofwel via een centraal overheidsplatform worden gerapporteerd, ofwel waarbij hun e-facturatieprovider de benodigde data doorstuurt. In dat laatste geval heeft het bedrijf er zelf nauwelijks extra werk mee.

De EC schrijft geen specifiek formaat of model voor, zolang het maar voldoet aan de Europese standaard EN 16931 en interoperabel is.

Wat is het doel van de nieuwe richtlijn?

Het hoofddoel is het dichten van de btw-kloof in Europa, die jaarlijks miljarden euro’s bedraagt. Door elke intracommunautaire B2B-factuur te rapporteren, kunnen lidstaten btw-fraude tegengaan en hun btw-inkomsten verhogen.

Voor bedrijven lijkt dit op het eerste gezicht vooral een verplichting. Maar de richtlijn biedt juist ook een opportinuteit.

Bedrijven krijgen de kans om hun volledige supply chain onder de loep te nemen en te evalueren of hun procure-to-pay- en order-to-cashprocessen efficiënter kunnen. Elektronische facturatie creëert deze mogelijkheid door manuele factuurtaken te verminderen en meer zichtbaarheid en betere betalingen te garanderen.

Maar de voordelen stoppen daar niet. De Europese Commissie wil tegelijk de digitalisering van bedrijven stimuleren. Elektronische facturatie is de eerste stap, maar zodra bedrijven elektronische processen implementeren, waarom dan niet meteen doorgaan naar een volledige procure-to-pay- en order-to-cash-digitalisering? Facturen automatisch verwerken, documenten en data in elk formaat rechtstreeks voeden in bestaande ERP- en boekhoudsystemen, en zo het tijdrovende manuele werk in de financiële keten elimineren.

100% digitale automatisatie is het antwoord. De verplichting tot elektronische facturatie is voor veel bedrijven de eerste stap om dit volledige potentieel te realiseren.

Zullen de nieuwe richtlijnen werken?

Wereldwijd zijn er al veel voorbeelden waar e-facturatie helpt om de btw-kloof te verkleinen. Italië bijvoorbeeld, met bijna 100% verplichte e-facturatie, heeft in korte tijd al miljarden teruggewonnen.

Veel landen hebben al B2G-processen ingevoerd. Lidstaten die nu een systeem opzetten om B2B-transacties te rapporteren, zullen waarschijnlijk geneigd zijn om ook B2B e-facturatie volledig verplicht te maken. De grote vraag is dus: wanneer zullen lidstaten concrete oplossingen implementeren?

Hoe blijf je op de hoogte?

Onze nieuwsbrief over btw-compliance en e-facturatie biedt regelmatige wereldwijde updates over nieuwe verplichtingen, formaten en richtlijnen van de Europese Commissie.

Daarnaast krijg je inzichten van onze btw-compliance-experts en ontdek je meer over de landen die vandaag al werken met verplichte processen.