B2G e-facturatie in Duitsland begrijpen: Een uitgebreide gids (1/5): Een terugblik op B2G e-facturatie in Duitsland
Verken de wereld van e-facturatie in Duitsland! Onze nieuwste blogserie gids je door de verschillende portalen en verzendmethoden in het Duitse B2G e-facturatie-systeem. Leer hoe je efficiënt en conform de wetgeving facturen kunt verzenden naar overheidsinstanties.
<sup>Dit artikel is voor het laatst bijgewerkt op 12 mei 2025 om de aanstaande consolidatie van de factuurindieningsplatforms ZRE en OZG-RE te weerspiegelen.</sup>
Volgens EU-richtlijn 2014/55/EU inzake elektronische facturatie bij overheidsopdrachten heeft Duitsland overheidsinstanties via de E-facturatieverordening (E-Rechnungsverordnung - ERechV) verplicht om geleidelijk e-facturen in het XRechnung-formaat of andere formaten die voldoen aan de Europese norm voor e-facturatie te accepteren van hun leveranciers. Dit begon in november 2018 voor federale overheden en een jaar later, in november 2019, voor subcentrale, sectorale en concessieverlenende instanties.
Ten slotte trad op 27 november 2020 de verplichting voor factuurverstuurders om facturen elektronisch uit te reiken in werking. Uitzonderingen op deze verplichting zijn geregeld in de verordening en omvatten onder meer facturen voor directe bestellingen tot een bedrag van € 1.000 (bestelwaarde).
Parallel aan de lopende discussies rond de Growth Opportunities Act (Groeikansenwet), inclusief het voorstel voor verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven (B2B), duiken we nu dieper in het onderwerp van elektronische facturatie in de B2G-sector. In de volgende blogserie zullen we verschillende aspecten belichten van deze Duitse B2G e-facturatieverplichting, die al van kracht is. Vandaag beginnen we met een overzicht van de verschillende portalen en verzendmethoden die worden gebruikt voor het factureren aan overheidsinstanties in Duitsland.
In de volgende edities bekijken we de verschillende facturatiestandaarden nader, onderzoeken we de Leitweg-ID (een routerings-ID die specifiek wordt gebruikt in de Duitse B2G e-facturatie) in detail, gaan we dieper in op Peppol in de context van de Duitse B2G e-factuur en kijken we naar de status van de invoering van verplichte e-facturatie in de afzonderlijke deelstaten. Tot slot bekijken we hoe onze alles-in-één oplossing voor mkb'ers, Banqup, je kan helpen om jouw facturen conform de wetgeving in te dienen bij de Duitse autoriteiten.
Een verscheidenheid aan portalen
De Duitse federale administratie gebruikt momenteel twee nationale portalen voor e-facturatie: Het ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes of Centrale Factuurindieningsplatform) en het OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform of Online Access Act-conforme Factuurindieningsplatform). Echter, zoals aangekondigd op 19 november 2024 door het Federale Ministerie van Binnenlandse Zaken (BMI) en het Federale Ministerie van Financiën (BMF), zullen deze twee platforms in 2025 worden geconsolideerd. Het ZRE, waarmee organisaties binnen de directe federale administratie e-facturen kunnen ontvangen, zal opgaan in het OZG-RE, dat momenteel beschikbaar is voor organisaties van de indirecte federale administratie en samenwerkende deelstaten. Organisaties van de indirecte federale administratie mogen hun eigen oplossingen voor het ontvangen van e-facturen blijven gebruiken, mits ze voldoen aan de Verordening inzake elektronische facturatie bij federale overheidsopdrachten (E-Rechnungsverordnung - ERechV).
Dit zijn de twee huidige factuurportalen die worden gebruikt door de directe federale administratie, delen van de indirecte federale administratie en enkele deelnemende deelstaten. Daarnaast zijn er tal van onafhankelijk beheerde platforms. Controleer voordat je een factuur verstuurt of je het juiste portaal gebruikt en bevestig dit bij je klant.
Geconsolideerde federale platforms voor factuurindiening
Om de federale administratie (bijv. federale ministeries en federale topautoriteiten) te ondersteunen bij het ontvangen van e-facturen, werd in eerste instantie het Centrale Factuurindieningsplatform (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, kortweg ZRE) ontwikkeld. Dit is een webgebaseerde applicatie waarmee leveranciers en dienstverleners e-facturen kunnen sturen naar de relevante federale autoriteit.
Voor het indienen van facturen bij de instellingen van de indirecte federale administratie en deelstaten die op het systeem zijn aangesloten, is een apart portaal ontwikkeld: het Online Access Act- of OZG-conforme Factuurindieningsportaal (OZG-RE).
Zoals reeds vermeld, zullen het ZRE en OZG-RE in 2025 worden samengevoegd tot één platform – het OZG-RE. Dit besluit is genomen door het Federale Ministerie van Binnenlandse Zaken (BMI) en het Federale Ministerie van Financiën (BMF). Het doel van deze consolidatie is om een uniform toegangspunt te bieden voor facturatie aan de hele federale administratie, waardoor de inspanning en complexiteit voor leveranciers worden verminderd.
In de toekomst zal het OZG-RE alle organisaties binnen de federale administratie bedienen. Alle technische factuurontvangers binnen de directe federale administratie moeten op het OZG-RE worden aangesloten. De betrokken instanties zijn begin 2025 geïnformeerd en in het voorjaar van 2025 vindt een pilotfase plaats met geselecteerde autoriteiten. De feitelijke onboarding zal in twee golven gebeuren, waarbij de eerste golf gepland staat voor 20 juni 2025.
Leveranciers zullen door hun respectievelijke overheidsinstanties worden geïnformeerd over de exacte overstapdatum en ontvangen alle nodige details. Registratie bij het OZG-RE is al mogelijk via OZG-RE - Anmeldung (Registratie). Zodra de overgang is voltooid, zal het ZRE niet meer beschikbaar zijn.
Overig
Vanwege de federale structuur van Duitsland is de omzetting van de EU-richtlijn in nationaal recht inconsistent en moet deze afzonderlijk worden uitgevoerd door de federale overheid en de 16 deelstaten. Hierdoor kunnen er verschillende eisen gelden voor e-facturatie voor leveranciers op basis van de respectievelijke regelgeving van de deelstaat – zoals de toegestane formaten (overeenkomstig de Europese norm 16931) of verzendmethoden, evenals drempelbedragen.
Op verzoek van factuurverstuurders heeft het Federale Ministerie van Binnenlandse Zaken een overzicht gepubliceerd van de informatie over e-facturatie per deelstaat op zijn e-facturatie website, om een eerste overzicht van de implementatie te geven. Er kan echter geen garantie worden gegeven voor de volledigheid, actualiteit en juistheid van de informatie die door elke deelstaat wordt verstrekt. Meer informatie is te vinden in de KoSIT-deelstaat-synopsis (Ländersynopse, beschikbaar in het Duits).
Als je niet zeker bent over de juridische situatie en de te gebruiken routerings-ID (oftewel de kopersreferentie die dient om de betreffende ontvanger uniek te identificeren), raden wij je aan rechtstreeks contact op te nemen met je klanten bij de deelstaatadministraties.
Verzendmethoden
Klanten die aangesloten zijn op een van de twee factuurindieningsportalen van de federale overheid (momenteel ofwel het ZRE of het OZG-RE, die in de loop van 2025 geconsolideerd worden tot één platform) hebben vier basisopties voor het indienen van e-facturen. Deze opties worden hieronder nader beschreven.
Peppol: Als onderdeel van de implementatie van Richtlijn 2014/55/EU inzake elektronische facturatie bij overheidsopdrachten in Duitsland, heeft de Nationale IT-Planningsraad besloten dat overheidsinstanties in Duitsland bereikbaar moeten zijn via het Peppol-netwerk als zij een webservice voor e-facturen aanbieden. Peppol is inderdaad de voorkeursmethode voor levering voor het toekomstige uniforme federale platform. Het is het enige kanaal dat volledig geautomatiseerde uitwisseling van elektronische documenten en de indiening van grote volumes facturen ondersteunt. Dit brengt extra voordelen met zich mee, zoals een grotere efficiëntie, verbeterde kwaliteit en verhoogde veiligheid. Om facturen via Peppol in te dienen, kunnen leveranciers ervoor kiezen om de federale Peppol-webservice (in het Duits bekend als Peppol des Bundes) te gebruiken, een bestaande Peppol-dienstverlener te gebruiken zoals Banqup Group en onze mkb-oplossing Banqup, of zich aan te sluiten bij OpenPeppol en hun eigen Peppol-toegangspunt in te richten.
E-mail of De-Mail (de door de staat gecertificeerde dienst voor juridisch veilige communicatie op internet): Bij het gebruik van e-mail is het belangrijk om de beperkingen van de federale autoriteiten in acht te nemen, zoals dat elke e-mail slechts één factuur mag bevatten en dat "no reply"-e-mailadressen niet gebruikt mogen worden. Ongeacht of je momenteel facturen verstuurt via het ZRE of het OZG-RE (en of je nu standaard e-mail gebruikt of De-Mail, de e-government communicatiedienst die beschikbaar is voor het ZRE), de eerste stap is in beide gevallen registratie bij het gekozen indieningsportaal. Uitgebreide documentatie is beschikbaar voor beide opties om je door het proces van elektronische factuurindiening te leiden. Beide platforms bieden ook een testomgeving waar gebruikers kunnen oefenen met het indienen van facturen – deze blijft ook na de consolidatie van de portalen bestaan.
Web capture (Webinvoer): Zowel het ZRE als het OZG-RE bieden momenteel de mogelijkheid om factuurgegevens handmatig in te voeren in een webformulier in de browser. Deze methode is geschikt als je geen eigen software hebt voor het genereren van e-facturen of als je slechts een beperkt aantal documenten hoeft in te dienen.
Handmatige upload: E-facturen die in een ander systeem zijn gemaakt volgens de XRechnung-standaard, kunnen via handmatige upload worden ingediend bij zowel het ZRE (tot de aanstaande consolidatie) als het OZG-RE. Deze methode wordt aanbevolen naast de webgebaseerde indiening wanneer er geen specifieke e-facturatiesoftware beschikbaar is of wanneer er slechts een klein aantal documenten hoeft te worden ingediend.
We hopen dat je hebt genoten van deze eerste stap in het verkennen van de wereld van B2G e-facturatie in Duitsland en dat je waardevolle inzichten hebt gekregen in de regelgeving, portalen en verzendmethoden. Maar dit is pas het begin. Houd onze volgende berichten in de gaten, waarin we dieper duiken in de facturatiestandaarden, alles over de Leitweg-ID, Peppol in de context van de Duitse B2G e-facturatie en de status van de e-facturatieregelgeving in de afzonderlijke deelstaten. Je zult ook leren hoe onze alles-in-één oplossing voor mkb'ers, Banqup, jouw facturatieproces kan optimaliseren om aan de eisen van de Duitse autoriteiten te voldoen.
