Factuurgegevensrapportering en e-facturatie in Hongarije

Hongarije wordt in de Europese Unie gezien als een koploper op het gebied van btw-digitalisering, omdat het Online Factuursysteem (NAV Online Számla Rendszer) bedrijven al geruime tijd verplicht tot een volledig gedigitaliseerde gegevensrapportage.

Samenvatting

• De ViDA-richtlijn introduceert een uniform, XML-gebaseerd elektronisch facturatiesysteem in heel Europa, wat de btw-processen fundamenteel zal transformeren.

• Hongarije heeft een eigen EU-compatibele aanpak ontwikkeld op basis van zijn ervaring met RTIR.

• E-facturatie wordt verplicht in B2B, en facturatieprogramma’s zullen moeten voldoen aan strengere datakwaliteit- en accreditatie-eisen. Klantgegevensrapportage en statusrapportage zullen nieuwe elementen zijn.

• B2C-facturatie zal niet verplicht zijn (de bedrijven moeten in staat zijn e-facturatie te verwerken als de klant erom vraagt).

• Het platform zal in 2028 worden gelanceerd en zal uiterlijk in 2030 verplicht zijn voor alle bedrijven.

Hoe werd Hongarije een leider in elektronische facturatie?

De juridische basis voor elektronische facturatie in Hongarije werd gelegd op 1 mei 2004, de dag van de toetreding van het land tot de Europese Unie, door een verordening van het Ministerie van Financiën. Deze verordening beschreef de vereisten voor elektronische facturen die door bedrijven werden uitgereikt. De verordening markeerde een doorbraak in de verschuiving naar elektronische zakelijke activiteiten.

Sindsdien is het veld gereguleerd door de btw-wet (Áfa tv.) en gerelateerde regelgeving. Op basis van de bepalingen van de btw-wet moeten de authenticiteit van de factuur, de integriteit van de gegevensinhoud en de leesbaarheid worden gegarandeerd vanaf de datum van uitgifte tot het einde van de bewaartermijn.

Echter, de reden voor de geavanceerde staat van e-facturatie in het land is elders te vinden. De wens om de btw-kloof te verkleinen, de belastingmoraal te verbeteren en de economie richting elektronische administratie te verschuiven, dreef de introductie van verplichte realtime gegevensrapportage.

Toen RTIR werd ingevoerd, was het doel van de Hongaarse belastingdienst om de btw-kloof* te verkleinen, wat ze met succes hebben bereikt. Momenteel ligt de btw-kloof in Hongarije rond de 1%, maar bij de start was deze nog een dubbelcijferig percentage.

_{*De btw-kloof verwijst naar het verschil tussen de btw die geïnd zou kunnen worden en de btw die daadwerkelijk wordt geïnd.}

Hieraan ging in B2G (Business-to-Government) transacties een wijziging vooraf van Wet CXLIII van 2015 over openbare aanbestedingen (de “Kbt.”), die op 18 april 2019 in werking trad en aanzienlijke veranderingen teweegbracht. De wijziging maakte het verplicht voor aanbestedende diensten om elektronische facturen te accepteren in openbare aanbestedingsprocedures.

De wetgeving stelde dat aanbestedende diensten verplicht zijn elektronische facturen te accepteren en te verwerken die voldoen aan de relevante Europese standaard (EN 16931-1:2017) en de syntaxlijst gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie.

In de praktijk betekende dit dat als een bedrijf deelnam aan een openbare aanbestedingsprocedure, het de optie had om eenzijdig te kiezen voor elektronische facturatie, en de aanbestedende dienst moest ervoor zorgen dat het elektronische facturen correct kon ontvangen en verwerken, zelfs als het niet uitdrukkelijk instemde met het gebruik van elektronische facturatie. Terwijl de wetswijziging belastingplichtigen een keuze gaf, legde het een verplichting op de staat.

De realtime gegevensrapporteringsverplichting (NAV Online Factuurgegevensrapportering, of RTIR) werd vanaf 2018 geleidelijk ingevoerd.

• De initiële RTIR-verplichting gold voor binnenlandse facturen met een hoger btw-gehalte.

• Vanaf 4 januari 2021 werd het verplicht om gegevens naar de NAV te sturen voor alle B2B en later B2C facturen, wijzigingen en annuleringen die onder de facturatieregels van de btw-wet vallen.

Vanaf deze datum moesten Hongaarse belastingplichtigen hun facturen rapporteren aan het NAV Online Factuurplatform op basis van het NAV 3.0 xsd-schema, en het niet naleven van deze verplichting resulteerde vanaf 1 april 2021 in boetes.

De Hongaarse belastingdienst ontwikkelde een eigen platform voor het rapporteren van RTIR-factuurgegevens, maar liet het aan bedrijven over welke technologische oplossing ze implementeren om aan de verplichting te voldoen. Ze wilden bewust geen gecentraliseerde oplossing zoals Italië die destijds al had.

De huidige staat van e-facturatie en factuurgegevensrapportering

De ernst vvan de realtime e-rapporteringverplichting heeft ertoe geleid dat dit gebied technologisch geavanceerd is, ook al is e-facturatie nog niet verplicht in het land.

• Alle binnenlandse facturen moeten realtime worden gerapporteerd aan NAV binnen 5 minuten na uitgifte van de factuur op het NAV Online Számla Platform. Het formaat is gebaseerd op XML-standaarden.

• De archiveringsperiode is strikt, minimaal 8 jaar vanaf het jaar van de jaarrekening, maar kan zelfs langer zijn.

Aangezien e-rapportering sowieso verplicht is, verzenden en ontvangen de meeste bedrijven facturen elektronisch, of dit nu gebaseerd is op een PDF via e-mail, een gescande papieren factuur, of via andere oplossingen zoals een technische oplossing van een e-facturatie serviceprovider om het proces te automatiseren.

Veel factuurserviceproviders opereren op de markt met diverse diensten en ondersteunen bedrijven bij het verzenden, ontvangen en archiveren van leveranciersfacturen en andere aanvullende diensten.

Professioneel e-factuurbeheer is belangrijk, aangezien de Hongaarse belastingdienst, NAV, incorrecte facturatie of archivering streng bestraft.

De huidige facturatievereisten zijn te vinden in de publicatie van de Hongaarse belastingdienst getiteld "NAV Basisregels voor het uitreiken van facturen en ontvangstbewijze”. De autoriteit werkt deze publicatie jaarlijks bij. Het dient als blauwdruk voor de facturatievereisten zoals vastgelegd in de wetgeving. De publicatie bevat onder andere de verplichte en optionele elementen van een factuur, en het tijdstip en de wijze van uitgifte.

De belangrijkste vereisten met betrekking tot facturen zijn geregeld door de btw-wet en gerelateerde verordeningen. Elk document dat de gegevensinhoud van een gegeven factuur ondubbelzinnig wijzigt door naar die factuur te verwijzen en voldoet aan de voorwaarden zoals gespecificeerd in de btw-wet, wordt als factuur beschouwd.

De opslagverplichting (archivering) geldt ook voor documenten en gerelateerde contracten die als gelijkwaardig aan de factuur worden beschouwd (waarmee dezelfde zakelijke transactie wordt bewezen). Dit omvat pro-forma facturen, overeenkomsten en orderdocumenten. In eenvoudige termen moet het mogelijk zijn om de gehele transactie te traceren in geval van een inspectie.

De kritische rol van datakwaliteit en compliance (lessen uit RTIR)

Verbetering van datakwaliteit en compliance voor RTIR

Het is in het belang van elke belastingdienst, inclusief Hongarije’s NAV, om foutloze gegevens te ontvangen. De praktijk toont aan dat zelfs in landen waar factuurgegevensrapportage al jarenlang gebruikelijk is (zoals Hongarije), er nog steeds veel fouten voorkomen in de gerapporteerde factuurgegevens.

De Hongaarse belastingdienst streeft continu naar verbetering van het systeem om adequate datakwaliteit te verkrijgen, omdat als de door belastingplichtigen gerapporteerde gegevens correct zijn, de voorgestelde btw-aangifte ook correct zal zijn, waardoor de economie beter kan worden gepland.

De drie belangrijkste bronnen van fouten:

• Gegevensinhoudfout: Bijv. “zo factureren we het meestal”, “anderen doen het ook zo”, “dit doet het programma”. Dit kan ook worden toegeschreven aan handmatige facturatie of auditcollega’s die tegen volledige automatisering zijn uit angst hun baan te verliezen.

• Technische fout: Bijv. de belastingdienst heeft een systeem gebouwd dat te ingewikkeld is, of de gebruiker kan de interface niet goed zien.

• Nalatigheid: Het bedrijf gaat niet met fouten om; er worden geen correcties aangebracht (bijv. er verschijnt alleen een waarschuwingsbericht, dus waarom zouden we ons er druk om maken? We kunnen het toch rapporteren).

Strenge boetes en de noodzaak van automatisering

Hoe automatisering strenge btw-boetes voorkomt

Om deze problemen aan te pakken, gebruikt de NAV ERROR-, WARNING- en INFO-berichten om belastingplichtigen te waarschuwen voor problemen met hun factuurgegevensrapportering. Vanwege de aanhoudende problemen die ongeveer één miljoen gegevensrapporten per maand beïnvloeden, heeft de belastingdienst de regels aangescherpt door eerdere WARNING-meldingen te veranderen in ERROR-meldingen, zodat belastingplichtigen ze serieuzer nemen.

Het is inderdaad in het belang van bedrijven om foutmeldingen serieus te nemen. In Hongarije staan de belangen hoog: het niet naleven of onvoldoende naleven van de online factuurgegevensrapportageverplichting kan resulteren in een verzuimboete van maximaal HUF 1.000.000 (ongeveer 2500 EURO) per factuur.

De kwaliteit van factuurgegevens en juridische naleving kan worden verbeterd door geautomatiseerde controles die direct in het facturatieproces zijn ingebouwd. Deze geautomatiseerde oplossingen dienen als primaire verdediging tegen de drie belangrijkste bronnen van gegevensfouten (inhoud, technisch en nalatigheid) en de daaropvolgende hoge boetes. Een goede facturatieserviceprovider heeft aansprakelijkheidsverzekering, voert numerieke en inhoudelijke controles uit die in het facturatieproces zijn ingebouwd, en zorgt voor 100% datakwaliteit en juridische naleving.

Banqup Group heeft een compliant inkomende en uitgaande oplossing en een compliant realtime e-rapportering oplossing op de Hongaarse markt.

Wat te verwachten in de toekomst?

Na de aanneming van het ViDA-pakket zullen lidstaten de optie hebben om vanaf 25 maart 2024 verplichte e-facturatie in te voeren. Tegen 2030 zal dit geen optie meer zijn maar een verplichting voor EU-lidstaten.

Wanneer wordt e-facturatie verplicht in Hongarije?

De overgang naar verplichte e-facturatie onder de ViDA-richtlijn zal in fasen plaatsvinden, voortbouwend op Hongarije’s bestaande geavanceerde Real-Time Invoice Data Reporting (RTIR) systeem.

• Juli 2025 sectorale verplichtingen: Verplichte e-facturatie voor alle B2B-transacties in de elektriciteits- en aardgassector.

• Januari 2026 sectorale verplichtingen: Verplichte e-facturatie voor waternutsvoorzieningen aan bedrijven. De overgang begint sector per sector.

• 2028 verwachte NAV-platformlancering: De Hongaarse belastingdienst (NAV) is van plan een volledig compliant platform te lanceren om aan de nieuwe regelgeving te voldoen. Deze periode wordt verwacht een fase van vrijwillige deelname te zijn. De B2B-verplichting zal in 2029 in werking treden, na de pilotperiode.

• 1 juli 2030 is de EU-einddatum: Dit is de ultieme deadline die door de ViDA-richtlijn is vastgesteld voor alle lidstaten om verplichte Digital Reporting Requirements (DRR) en e-facturatie voor intra-EU B2B-transacties te implementeren. Alle binnenlandse B2B e-facturatie wordt tegen die tijd in Hongarije verplicht geacht.

Omdat Hongarije al Real-Time Invoice Data Reporting verplicht stelt voor alle binnenlandse B2B- en B2C-transacties, wordt verwacht dat de overgang naar het ViDA-conforme systeem geen significante veranderingen zal brengen voor bedrijven die al compliant facturatiesoftware gebruiken.

De belangrijkste verandering voor bedrijven zal de definitieve verschuiving zijn van facturatie in flexibele formaten (zoals PDF per e-mail) naar het gebruik van een gestructureerd XML-formaat (EN 16931-compliant) als de enige wettelijk geldige elektronische factuur voor B2B-transacties.

Hongarije e-facturatie updates

Hoewel Hongarije al een geavanceerd RTIR-systeem heeft, zal de introductie van ViDA updates vereisen van de wetgeving, het facturatieproces en de onderliggende systemen.

Wetgevende en definitionele verschuiving

De meest fundamentele verandering zal betrekking hebben op de wettelijke definitie van een elektronische factuur (e-factuur), waardoor alle gerelateerde Hongaarse wetgeving (bijv. de btw-wet) moet worden gewijzigd om in lijn te zijn met ViDA.

• Huidige definitie: Onder de bestaande btw-wet is een elektronische factuur simpelweg elke factuur die de verplichte gegevensonderdelen van een papieren factuur bevat en elektronisch wordt uitgegeven en ontvangen. Dit omvat een PDF-factuur die uitsluitend per e-mail wordt verzonden (zelfs als het een gescande papieren factuur is).

• Toekomstige vereiste: In lijn met ViDA’s vereisten zal de toekomstige e-factuur worden gedefinieerd als XML-gestructureerde gegevens.

Proceswijzigingen en nieuwe verplichtingen

Het proces van het uitgeven en ontvangen van facturen zal nieuwe vereisten introduceren op de Hongaarse markt:

• Verplichte statusrapportage: Een belangrijk nieuw element zal de verplichte statusrapportage zijn die van de e-factuurontvanger wordt vereist om ontvangst van de factuur te bevestigen.

• Geautomatiseerde verwerking: Cruciaal is dat deze ontvangstbevestiging door het systeem van de belastingdienst automatisch moet worden verwerkt voordat deze formeel wordt vastgelegd en gekoppeld aan het oorspronkelijke e-factuurtransactie record.

• Machineleesbaarheid: De nadruk zal verschuiven van een voor mensen leesbaar document (zoals een PDF) naar een machineleesbaar en verwerkbaar gestructureerd dataformaat. Deze gestructureerde gegevens moeten volgens de wetgeving worden gearchiveerd.

De Hongaarse belastingdienst moet een platform ontwikkelen, of het bestaande platform verbeteren, dat gegevens kan verwerken volgens de vereisten.

Interoperabiliteit en systeemafstemming: EN16931 en Peppol

Het technologische landschap zal ook veranderen om grensoverschrijdende compatibiliteit te waarborgen:

• De EN16931-norm: het definiëren van de inhoud

De EN16931 elektronische facturatiestandaard is cruciaal voor bedrijven omdat het interoperabiliteit tussen de lokale standaarden van EU-lidstaten garandeert.

• Compliance is verplicht: Alle nieuwe B2B- en intra-EU facturen moeten worden aangemaakt in een XML-formaat dat voldoet aan de EN16931 Europese standaard.

• Gestructureerde gegevens: De belangrijkste factuurgegevens moeten identiek zijn aan die in de Europese standaard, hoewel de gegevensstructuur van elke lidstaat kan worden verrijkt met lokale gegevens (CIUS).

• Wettelijk geldige factuur: Voor B2B-transacties zal het XML-bestand altijd prevaleren als het wettelijk geldige belastingdocument, zelfs als er een visuele weergave (zoals een PDF) wordt uitgegeven.

• Peppol-vereiste: ViDA bepaalt dat alle lidstaten de mogelijkheid moeten bieden tot facturering via Peppol, maar het gebruik ervan voor binnenlandse transacties is vaak optioneel.

Hongarije is van plan zich aan te sluiten bij het Peppol-netwerk om veilige transmissiekanalen aan te bieden.

De Nationale Belasting- en Douaneadministratie (NAV) heeft bevestigd dat Hongarije een Peppol Authority zal worden om de implementatie van dit netwerk te faciliteren en serviceproviders te controleren.

Binnenlands gebruik: Peppol is in Hongarije niet zo wijdverspreid als in landen zoals België, waar bij onenigheid over de facturatiemethode het gebruik ervan verplicht is. In Hongarije blijft het gebruik van Peppol optioneel voor bedrijven in B2B-transacties. Momenteel wordt Peppol voornamelijk gebruikt voor internationale openbare aanbestedingen of wanneer een buitenlandse partner erop staat.

Er is een openbare consultatie gestart door de NAV en het Ministerie van Nationale Economie (NGM), aangezien de autoriteiten actief feedback zoeken over het voorgestelde kader tot 20 januari 2026, om de technische en operationele details te verfijnen.

Conclusie: ViDA en Hongarije’s e-facturatie toekomst

ViDA zal zeker veranderingen introduceren in Hongarije, maar door de bestaande geavanceerde staat van het NAV Online Számla systeem en de verplichte Real-Time Invoice Data Reporting (RTIR), wordt verwacht dat de overgang voor de meeste bedrijven minder ingrijpend zal zijn.

De bedrijven die het meest zwaar getroffen zullen worden, zijn degenen die nog papieren facturatie gebruiken, en accountants, boekhoudsoftwarefabrikanten en facturatiesoftwareontwikkelaars, die hun processen en systemen moeten updaten om aan de nieuwe wettelijke en technische vereisten te voldoen. Ondanks de aankomende “revolutionaire” veranderingen die ViDA met zich meebrengt, maakt Hongarije’s gevestigde digitalisering van btw het land een leider, waardoor het een voorsprong heeft bij de adoptie van het EU-uniforme elektronische facturatiesysteem.