Wat is AR-automatisering?

AR-automatisering, ofwel accounts receivable-automatisering (debiteurenbeheer), is de digitalisering van handmatige taken binnen het debiteurenbeheer door de inzet van digitale software.

Dit proces, ook wel bekend als de order-to-cash-cyclus, kan worden gedigitaliseerd. Tijdrovende, manuele taken worden daarbij omgezet in elektronische document- en gegevensuitwisseling.

Eenvoudig gezegd maakt de technologie achter AR-automatisering het dagelijkse werk een stuk eenvoudiger. Het is bijvoorbeeld zeer nuttig voore-facturatie omdat het het betalingsproces versnelt door verkooporders direct om te zetten in elektronische facturen zodra de orders zijn verwerkt.

Daarnaast worden de financiële systemen van leveranciers gekoppeld aan een zakelijk netwerk, waardoor bedrijven onmiddellijk facturen elektronisch kunnen versturen. Het systeem controleert de documenten automatisch op juistheid van gegevens en bedragen, waardoor bedrijven beter aan compliance-vereisten voldoen en de kans groter is dat facturen meteen worden goedgekeurd.

Automatisering ondersteunt ook bij facturatieschema’s en betalingsbeheer. Abonnementsfacturatie zorgt ervoor dat klanten tijdig hun facturen ontvangen en geautomatiseerd betalingsbeheer koppelt binnenkomende betalingen aan openstaande facturen, waardoor het reconciliatieproces overbodig wordt.

Ten slotte kunnen bij debiteurenbeheer geautomatiseerde betalingsherinneringen worden ingesteld, zodat betalingen sneller binnenkomen. Alles samen helpt dit bedrijven om de hoeveelheid handmatig werk in het debiteurenproces drastisch te verminderen.

Voordelen van AR-automatisering voor bedrijven

Bedrijven van elke omvang kunnen profiteren van AR-automatisering. Vooral middelgrote en grote ondernemingen kunnen hun order-to-cash-proces hiermee aanzienlijk vereenvoudigen en medewerkers kostbare tijd besparen.

Belangrijkste voordelen:

• Snelheid – Een gestroomlijnd systeem versnelt de cashflow. Leveranciers zijn verbonden via een zakelijk netwerk en de geïntegreerde software controleert documenten automatisch. Zodra een factuur in het gewenste formaat wordt ingediend, kan deze direct worden verwerkt, vertaald, gevalideerd en klaarstaan voor betaling. Dit voorkomt de vertragingen die bij handmatige verwerking ontstaan.

• Inzicht – Bij manuele processen raken organisaties vaak overspoeld door data uit verschillende bronnen. Met AR-automatisering kunnen gegevens worden verzameld en geanalyseerd via rapportagetools en dashboards. Zo kan men bijvoorbeeld zien wanneer een klant een factuur ontvangen, geopend en bekeken heeft – inzichten die voorheen niet mogelijk waren. Door data te centraliseren ontstaat een volledig overzicht van het debiteurenproces.

• Tijdsbesparing en kosten efficiëntie – Dankzij AR-automatisering kan een debiteurenafdeling veel efficiënter werken. Medewerkers hoeven geen data meer handmatig in te voeren of facturen aan te maken. Automatische betalingsherinneringen en incassomails nemen veel werk uit handen. Hierdoor kan het team zich focussen op cashflowprognoses en activiteiten die meer waarde toevoegen aan het bedrijf. Ook kunnen klantendossiers beter en sneller worden beheerd, wat de opvolgingstijd verkort.

• Minder menselijke fouten – Handmatige invoer leidt vaak tot fouten die tijd en geld kosten. AR-automatisering voorkomt dit volledig. Naarmate de vereisten complexer worden, kunnen bedrijven met een geautomatiseerd systeem bovendien met meer vertrouwen de toekomst tegemoet zien.

Wil je meer weten?

Het invoeren van AR-automatisering is een logische stap voor bedrijven die hun werking toekomstbestendig willen maken.

In combinatie met AP-automatisering (accounts payable, crediteurenbeheer) bouwen bedrijven zo aan een volledig digitale supply chain. Lees meer over de voordelen van AP-automatisering in ons recente artikel.

Een conforme, outbound oplossing zoals de e-invoicing service van Banqup Group is een belangrijke stap richting modernisering van het debiteurenbeheer. Bedrijven kunnen hun elektronische documenten en gegevensuitwisseling eenvoudig omzetten naar een volledig geautomatiseerde oplossing.