Wat is elektronische facturatie?

Wat is e-facturatie? De definitie van elektronische facturatie

E-facturatie, kort voor elektronische facturatie, een digitale manier om het volledige facturatieproces te beheren. Van het aanmaken van de factuur, tot de uitwisseling, verwerking en archivering: elke stap is gedigitaliseerd.

Zo kunnen leveranciers en klanten hun facturatieprocessen sneller en eenvoudiger afhandelen.

Wat is een e-factuur?

Met behulp van een e-facturatietool wordt een e-factuur aangemaakt in een gestructureerd elektronisch formaat.

Het formaat van een e-factuur kan verschillen volgens diverse standaarden – zoals XML, EDIFACT of CSV.

Waarom gestructureerde formaten gebruiken?

Omdat de factuur daardoor eenvoudig kan worden uitgewisseld en automatisch verwerkt in ERP- of boekhoudsystemen. Dit maakt het werk van zowel de Accounts Payable (AP)- als Accounts Receivable (AR)-teams veel eenvoudiger.

Wat e-facturatie niet is

Het is gemakkelijk om te denken dat e-facturatie gewoon een factuur is die elektronisch wordt verzonden, bijvoorbeeld via e-mail als PDF. Maar dat is niet juist.

Een PDF-factuur wordt beschouwd als ongestructureerde factuurdata, omdat de ontvanger het bestand meestal niet automatisch kan verwerken en de verzender het niet volledig kan opvolgen.

Papieren facturen of OCR-gescande documenten zijn dus geen e-facturen, aangezien ze niet in gestructureerde data zijn opgesteld.

Toch kunnen sommige toonaangevende e-facturatieproviders zowel gestructureerde als ongestructureerde data verwerken en omzetten naar echte e-facturen.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

Net als traditionele facturatie is e-facturatie een essentieel onderdeel van elke relatie tussen leverancier en klant.
Het biedt een moderne manier voor AP- en AR-teams om te profiteren van procesautomatisering, waardoor de efficiëntie stijgt en kostenbesparingen mogelijk worden.

De voordelen stoppen daar niet:

• Eenvoudiger processen en tijdbesparing: Waar traditionele facturatie sterk papier- en handwerkgericht is – met veel kans op fouten – vereenvoudigt e-facturatie het hele proces en bespaart het aanzienlijk veel tijd.
  Deze efficiëntie vertaalt zich rechtstreeks in kostenbesparing: volgens het Institute of Finance & Management (IOFM) variëren de kosten per factuur tussen $1 en $21.

• Volledig inzicht: Toonaangevende e-facturatieproviders kunnen volgen wanneer een factuur is verzonden, ontvangen, geopend, bekeken en zelfs betaald.
  Deze traceerbaarheid biedt bedrijven een volledig 360°-zicht op hun facturatieproces.

• Snellere betalingen: E-facturatie is automatisch, nauwkeurig en onmiddellijk – zonder fysieke verzending of post. Minder stappen betekent snellere en correctere betalingscycli. Bepaalde e-facturatie tools voegen zelfs een digitale betaalknop toe aan de factuur, waardoor klanten nog sneller kunnen betalen.

• Meer betekenisvol werk: Werknemers maken minder fouten en hoeven geen data meer handmatig in te voeren of documenten te koppelen.

  Dankzij automatisering verloopt alles via één geïntegreerd proces waardoor medewerkers zich kunnen focussen op waardevoller werk.

• Verbeterde beveiliging: Versleutelde bestandsoverdrachten en beveiligde netwerken maken e-facturatie veel veiliger dan handmatige of papieren processen.

Ontdek nog meer voordelen van elektronische facturatie, voor zowel kleine als grote bedrijven, hier.

MSC België heeft haar facturatieprocessen met succes gedigitaliseerd dankzij de innovatieve oplossingen van Banqup Group. De digitale transformatie zorgde voor meer efficiëntie en nauwkeurigheid in het beheer van facturen. Wil je meer weten? Lees onze case study voor alle details.

Voordelen van verschillende factuurtypes

In het moderne bedrijfsleven bestaan verschillende soorten facturen, elk met hun eigen voordelen voor efficiënte financiële transacties en administratie.
Toch springt e-facturatie eruit door haar snelheid, nauwkeurigheid en veiligheid.

Hieronder vind je de belangrijkste voordelen per factuurtype, zodat je de verschillen beter kunt begrijpen.

Hoe werkt een e-facturatiesysteem?

E-facturatie klinkt misschien ingewikkeld, maar in werkelijkheid is het eenvoudig te gebruiken.
Dankzij die eenvoud kunnen bedrijven van elke omvang profiteren van digitale facturatieprocessen.

Hoe maak je een elektronische factuur?

Om een e-factuur te maken, gebruik je een ERP-systeem of een gespecialiseerde e-facturatietool.
Moderne software is erg gebruiksvriendelijk: je hoeft slechts enkele factuurvelden in te vullen, vaak worden deze automatisch vooraf ingevuld, afhankelijk van je provider.

Hoe verzend je een elektronische factuur?

E-facturen worden doorgaans op twee manieren verzonden. De eerste manier is via een point-to-pointverbinding tussen verzender en ontvanger om documenten uit te wisselen – ook wel bekend als Electronic Data Interchange (EDI).

De tweede manier, die de laatste jaren steeds populairder wordt, is via een netwerkmodel dat meerdere kopers en verkopers met elkaar verbindt en verschillende e-facturatieformaten laat omzetten en uitwisselen. Naar onze mening is dit de enige juiste weg vooruit in de moderne netwerkeconomie.

Voor beide oplossingen heb je slechts drie dingen nodig om je factuur naar de ontvanger te verzenden.

1. Ontvangersadres: Net zoals bij een papieren factuur heb je een adres nodig – meestal een btw-nummer of GLN.
   Sommige netwerken, zoalsPeppol, bieden een centrale adresdatabase waar je eenvoudig je ontvanger kunt vinden en je factuur kunt verzenden met slechts enkele klikken.

2. Factuurformaat: E-facturen bestaan in verschillende gestructureerde formaten, zoals XML of EDI. Toonaangevende providers kunnen deze formaten moeiteloos omzetten.

   Bijvoorbeeld: een bedrijf kan een XML-factuur verzenden, terwijl de ontvanger ervoor kiest om deze in een ander formaat te ontvangen. Dit conversieproces maakt de uitwisseling eenvoudiger voor beide partijen.
   

3. Infrastructuur: Om elektronische documenten via e-facturatienetwerken te kunnen verzenden, moeten zowel verzender als ontvanger over compatibele systemen beschikken.
   Dat kan zo eenvoudig zijn als het hebben van een mailbox voor documentuitwisseling.

Waar moet je rekening mee houden bij de overstap naar e-facturatie?

Wanneer je overstapt op elektronische facturatie, is het belangrijk om eerst je huidige financiële processen te analyseren en je doelen te bepalen.

• Bepaal de doelstellingen van je onderneming. Stap je over op elektronische facturatie om te voldoen aan lokale voorschriften, of wil je vooral profiteren van de efficiëntie van e-facturatie?

• Wat heb je nodig van een aanbieder van elektronische facturatie? Denk na of je een provider wilt die met je bedrijf kan meegroeien, of liever een aanbieder met een lokaal team dat direct ondersteuning kan bieden.

• Heb je behoefte aan extra betaaloplossingen, een oplossing voor zowel inkomende als uitgaande facturen, of de mogelijkheid om elektronische handtekeningen te gebruiken? Misschien heb je deze functies nu nog niet allemaal nodig, maar het is het overwegen waard om een provider te kiezen die deze opties in de toekomst kan aanbieden.

• Met welke systemen en tools moet je e-facturatieoplossing kunnen integreren? Je processen worden veel efficiënter als de oplossing naadloos aansluit op je ERP- of boekhoudsysteem.

• Houd rekening met het netwerkbereik van je leveranciers en klanten om te begrijpen of ook zij kunnen profiteren van elektronische facturatieprocessen.

• Moet je voldoen aan wettelijke verplichtingen? Kies dan een oplossing die garandeert dat je e-facturen altijd in lijn zijn met zowel lokale als internationale regelgeving..

• Het onboarden van zakenpartners, zoals leveranciers en klanten, kan ook cruciaal zijn om de voordelen van e-facturatie volledig te benutten. Onderzoek daarom de onboardingmogelijkheden wanneer je een oplossing kiest.

Wettelijke vereisten

Steeds meer landen voeren wettelijke vereisten in rond e-facturatie, met als doel het btw-tekort te verkleinen.
Door verplichte elektronische facturatie in te voeren, kunnen overheden de geldigheid van elke factuur verifiëren.

Elke overheid hanteert haar eigen regels en standaarden – bijvoorbeeld welke bedrijven verplicht zijn, welke formaten gebruikt moeten worden en welke modellen gelden.
Om up-to-date te blijven, heeft Banqup een gids voor fiscale naleving ontwikkeld die de huidige e-facturatieverplichtingen per land in kaart brengt.

Hoe start je met elektronische facturatie?

Ontdek je opties en leer meer over het automatiseren van je facturatieprocessen met de facturatieoplossing van Banqup. Beschikbaar voor kleine, middelgrote en grote ondernemingen die hun inkomende én uitgaande facturatie willen digitaliseren.

Met extra diensten zoals digitale betaalknoppen, elektronische handtekeningen en een beveiligd archief haal je nog meer waarde uit je facturatieoplossing.