België

Dit artikel is op 19 augustus 2026 bijgewerkt om het besluit van de federale ministerraad van 18 juli 2026 over het voorontwerp van wet voor verplichte near-realtime e-reporting vanaf 1 januari 2028, de start van de ViDA-omzetting naar Belgisch recht op 22 mei 2026 en de actieve administratieve boetes na het verstrijken van de initiële overgangsperiode op te nemen.

Inleiding & digitale belastingstrategie

De overgang van België naar verplichte gestructureerde e-facturatie vertegenwoordigt een fundamentele transformatie van de financiële bedrijfsadministratie. De Federale Overheidsdienst Financiën (FOD Financiën / SPF Finances) ontwierp de hervorming om de belastingdienst te moderniseren, de nationale btw-kloof te dichten en administratieve efficiëntieverliezen in het bedrijfsleven te elimineren.

Een studie uit 2012 van de Universiteit Hasselt, in opdracht van het Belgische Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging (DAV), waarvan de opdrachten inzake administratieve vereenvoudiging in 2022 zijn geïntegreerd in de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (BOSA), schatte dat de gemiddelde kostprijs van een papieren B2B-factuur ongeveer € 12,08 bedroeg, terwijl e-facturatie deze kostprijs met wel € 9 per factuur zou kunnen verlagen. Toegepast op de naar schatting één miljard facturen die jaarlijks in België worden uitgewisseld, zou het volledig automatiseren van de factuurverwerking potentiële jaarlijkse efficiëntiewinsten van ongeveer € 3,5 miljard kunnen opleveren.

De schatting weerspiegelt besparingen over de gehele levenscyclus van de factuur, inclusief voorbereiding, verzending, ontvangst en verwerking. Deze structurele besparingen vloeien voort uit lagere druk- en portokosten, een minimale handmatige gegevensinvoer en foutenafstemming, lagere archiveringskosten en versnelde betalingscycli.

In plaats van een gecentraliseerd clearance-systeem te implementeren waarbij elke transactie voorafgaande goedkeuring van de belastingdienst in realtime vereist, koos België voor een gedecentraliseerd continuous transaction model. Door de factuuruitwisseling rechtstreeks in te bedden in het internationale Peppol-netwerk, vermijdt de Belgische strategie het risico van één enkel storingspunt en systemische knelpunten op een platform, waarmee een veerkrachtige infrastructuur voor toekomstige digitale belastingnaleving wordt neergezet.

Historische evolutie & EU/wereldwijde context

De Belgische digitale belastingstrategie ontwikkelde zich via afzonderlijke wetgevende fases in zowel de overheidsopdrachten als de private sector:

• 2017–2021: Vroege adoptie begon in de regionale overheidssector. De Vlaamse regionale overheid verplichtte e-facturatie voor haar leveranciers in 2017, gevolgd door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in november 2020, en Wallonië promootte e-facturatie als de geprefereerde methode voor B2G-transacties vanaf januari 2022.

• 2022–2024: België voltooide de gefaseerde uitrol van verplichte Business-to-Government (B2G) e-facturatie onder de Wet van 7 april 2019, die Richtlijn 2014/55/EU omzette, en het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022. De federale verplichting werd in stappen ingevoerd op basis van de opdrachtwaarde, uitbreidend van grotere opdrachten in november 2022 naar opdrachten onder € 30.000 in 2023 en, in de regel, naar overheidsopdrachten van € 3.000 of meer vanaf 1 maart 2024. Aanbestedende diensten konden strengere eisen toepassen, en federale overheden waren verplicht e-facturatie op te leggen onder de drempel van € 3.000.

• Oktober 2023: België verzocht formeel om een derogatie van de artikelen 218 en 232 van EU-Richtlijn 2006/112/EG om verplichte B2B e-facturatie in te voeren zonder dat voorafgaande aanvaarding door de ontvanger vereist is, vooruitlopend op de bredere EU-consensus.

• Februari 2024: Het Belgische Parlement nam de Wet van 6 februari 2024 aan, die verplichte gestructureerde e-facturatie vastlegt voor de meeste binnenlandse B2B-transacties vanaf 1 januari 2026. Aanvankelijk was deze verplichting voorwaardelijk aan het verkrijgen van de gevraagde EU-derogatie, maar later werd het mandaat ondersteund door de ViDA-richtlijn van de Raad, die de artikelen 218 en 232 wijzigde met ingang van 14 april 2025 en de noodzaak van individuele derogaties voor lidstaten wegnam.

• Mei 2026: De Ministerraad startte formeel de nationale omzetting van het EU VAT in the Digital Age (ViDA)-pakket (Richtlijn (EU) 2025/516).

• Juli 2026: De Ministerraad keurde een voorontwerp van wet goed dat binnenlandse B2B e-reporting introduceert voor 2028, onder voorbehoud van de voltooiing van het wetgevingsproces. Het voorstel vertegenwoordigt de volgende fase van België's digitale btw-strategie, maar is nog geen bindende wetgeving.

Het Belgische model sluit aan bij bredere Europese digitale handelsrichtlijnen en dient als een fundamentele bouwsteen voor ViDA's aanstaande Digital Reporting Requirements (DRR) in de gehele Europese Unie.

Volledige compliance-tijdlijn

Juridisch kader

De juridische basis voor elektronische facturatie en digitale belastingnaleving in België is vastgelegd in de volgende goedgekeurde wetten en besluiten:

• Wet van 7 april 2019: Zet EU-Richtlijn 2014/55/EU om in de nationale wetgeving inzake overheidsopdrachten.

• Koninklijk Besluit van 9 maart 2022: Legt technische en operationele verplichtingen vast voor leveranciers aan overheidsinstanties onder overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten.

• Wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 20 februari 2024): Wijzigt artikel 53 van het Belgische Btw-Wetboek, waarbij de eis van aanvaarding door de koper wordt vervangen door een verplichte verplichting voor alle btw-plichtige entiteiten om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken en te ontvangen voor binnenlandse B2B-transacties.

• Artikel 64ter van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 (WIB 92): Gewijzigd door de Wet van 6 februari 2024 om een verhoogde fiscale aftrek van 120% in te voeren voor kosten gemaakt voor het aanschaffen van Peppol-conforme e-facturatiesoftware en daaraan gerelateerde adviesdiensten.

• Voorontwerp van wet (goedgekeurd op 18 juli 2026): Legt het wettelijk kader vast voor verplichte binnenlandse near-realtime e-reporting en schaft de jaarlijkse klantenlisting voor gedekte belastingplichtigen af vanaf 2028.

Autoriteiten

Digitale belastingnaleving en e-facturatie in België omvatten drie institutionele hoofdrollen:

• Belgische Federale Regering en het Parlement: Verantwoordelijk voor het aannemen van de wetgeving die de reikwijdte, deadlines en wettelijke vereisten vastlegt voor B2G- en B2B-e-facturatie. Zodra ze zijn aangenomen, worden die regels primair beheerd door de FOD Financiën en technisch ondersteund door BOSA.

• FOD Financiën (SPF Finances / FOD Financiën): De nationale belastingdienst verantwoordelijk voor het btw-beleid, handhaving, belastingcontroles en de wettelijke definitie van gestructureerde elektronische facturen.

• FOD Beleid en Ondersteuning (SPF BOSA / FOD BOSA): De digitale autoriteit verantwoordelijk voor de technische en digitale infrastructuur die e-facturatie in de publieke sector ondersteunt, en die de hub voor overheidsfacturen (Mercurius) beheert tot en met december 2026, waarna het platform volgens planning buiten gebruik zal worden gesteld en zal overstappen naar een nieuw kader.

• Belgische Peppol-autoriteit: Dit is geen afzonderlijke overheidsentiteit, maar een rol die sinds maart 2016 wordt uitgevoerd door de FOD BOSA. Deze beheert de accreditaties van Peppol Access Points, ziet toe op netwerkspecificaties en bewakt de nationale interoperabiliteitsnormen.

Reikwijdte van het mandaat

België's mandaat voor gestructureerde e-facturatie wordt bepaald door de Belgische btw-vestiging van de partijen, de aard en locatie van de transactie, en of de transactie belastbaar dan wel vrijgesteld is:

Transacties binnen de reikwijdte

• Binnenlandse B2B-transacties: Belastbare leveringen van goederen en diensten uitgevoerd in België tussen btw-belastingplichtigen of waarbij de leverancier en de klant anderszins de relevante Belgische vestiging hebben.

• In België gevestigde entiteiten: Entiteiten opgericht in België, Belgische vaste inrichtingen van buitenlandse entiteiten (als de inrichting tussenkomt in de levering), Belgische btw-groepsleden, en entiteiten onder de bijzondere landbouwregeling, ten minste voor wat betreft het ontvangen.

• Verplichting tot ontvangen: Alle in België voor de btw geregistreerde entiteiten moeten gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen, zelfs als ze zelf geen B2B-facturen uitreiken. Entiteiten die uitsluitend artikel 44-vrijgestelde activiteiten uitvoeren, vallen echter in de regel buiten zowel de verplichting tot uitreiken als tot ontvangen.

Transacties buiten de reikwijdte

• Niet-gevestigde entiteiten: Buitenlandse bedrijven met enkel een rechtstreekse btw-registratie in België zonder vaste inrichting zijn in de regel vrijgesteld van het verplicht uitreiken en ontvangen onder het binnenlandse B2B e-facturatiemandaat.

• Vrijgestelde transacties: Gezondheidszorg, onderwijs, financiële en andere transacties vrijgesteld van btw onder artikel 44 van het Belgische Btw-Wetboek. Merk echter op dat bedrijven met zowel belastbare als artikel 44-vrijgestelde activiteiten nog steeds binnen de reikwijdte kunnen vallen voor hun belastbare B2B-transacties.

• Grensoverschrijdende transacties: Veel intracommunautaire leveringen, export en grensoverschrijdende B2B-diensten blijven buiten het binnenlandse mandaat (totdat bredere grensoverschrijdende e-facturatie en digitale rapportageverplichtingen worden ingevoerd door toekomstige EU ViDA-regels). Grensoverschrijdende transacties waarbij Belgische vaste inrichtingen betrokken zijn of transacties die voor de Belgische btw als binnenlands worden behandeld, vereisen echter een afzonderlijke analyse.

• Business-to-Consumer (B2C): Verkopen aan particulieren blijven buiten het mandaat.

• Failliete entiteiten: Bedrijven die failliet zijn verklaard, zijn in de regel uitgesloten van het uitreiken van gestructureerde e-facturen voor transacties uitgevoerd na de faillissementsverklaring, onder voorbehoud van de precieze juridische voorwaarden en de rol van de curator.

Belangrijk onderscheid voor compliance

Vrijgesteld zijn van de verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken, betekent niet automatisch dat men vrijgesteld is van de verplichting om ze te ontvangen. Dit onderscheid is met name relevant voor kleine ondernemingen, B2C-gerichte bedrijven en bedrijven met beperkte belastbare activiteiten, die allemaal nog steeds de technische capaciteit moeten behouden om gestructureerde facturen van hun leveranciers te verwerken, zelfs als ze geen facturen uitreiken voor hun eigen uitgaande leveringen.

E-facturatievereisten

De Belgische wet verplicht een gestructureerde machine-to-machine-uitwisseling van transactiegegevens.

Technische formaten & standaarden

Het standaard Belgische formaat is Peppol BIS Billing 3.0, gebaseerd op Universal Business Language (UBL 2.1 XML) en afgestemd op de Europese semantische norm EN 16931. Bedrijven moeten het Peppol-profiel gebruiken, tenzij ze een alternatieve, conforme regeling zijn overengekomen met hun handelspartner.

Ongestructureerde formaten & hybride bestanden

• Pdf-bestanden: Losse pdf-bestanden verzonden via e-mail voldoen niet aan de Belgische wettelijke vereisten voor binnenlandse B2B-transacties.

• Hybride facturen: Bestanden die een menselijk leesbare pdf-lay-out combineren met ingebedde gestructureerde XML (zoals Factur-X / ZUGFeRD) kunnen worden gebruikt waar de onderliggende XML voldoet aan de toepasselijke EN 16931-vereisten, en de partijen overeenkomen om dat formaat te gebruiken. In dat geval is de gestructureerde data het juridisch relevante onderdeel voor geautomatiseerde verwerking.

Transmissiekanalen

Peppol is het standaard en algemeen verwachte kanaal voor het uitwisselen van Belgische binnenlandse B2B e-facturen. Bedrijven verzenden en ontvangen facturen normaal gesproken via gecertificeerde Peppol Access Points, die zorgen voor routing, identificatie van deelnemers en technische validatie.

Onder het gevestigde tweesporenkader staan de Belgische regels echter een alternatief kanaal toe, zoals een bestaande EDI of een andere directe systeem-tot-systeemregeling, wanneer beide partijen hiermee instemmen en de factuur gestructureerd, machineleesbaar en conform de toepaslijke EN 16931-vereisten blijft.

Het simpelweg e-mailen van een pdf, of het handmatig e-mailen van een XML-bestand zonder een passend overeengekomen systeem-tot-systeemproces, voldoet niet aan het mandaat.

Archiveringsregels

Belastingplichtigen moeten de originele gestructureerde elektronische factuur en relevante ondersteunende gegevens in hun oorspronkelijke vorm bewaren voor de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, in de regel 10 jaar onder de Belgische btw- en boekhoudregels. Archiveringssystemen moeten de authenticiteit van herkomst, de integriteit van de inhoud en de voortdurende leesbaarheid gedurende het hele tijdsbestek van bewaring waarborgen. Voor een UBL-factuur betekent dit het bewaren van de originele XML; voor een conforme hybride factuur moeten het originele hybride bestand en de daarin ingebedde gestructureerde gegevens worden bewaard.

E-reportingvereisten

België bereidt een tweede fase voor van zijn digitale btw-strategie. Hoewel gestructureerde B2B-factuuruitwisseling al verplicht is, heeft de federale regering voorgesteld om near-realtime rapportage van geselecteerde factuurgegevens aan de Belgische belastingdienst toe te voegen.

Op 18 juli 2026 keurde de Belgische Ministerraad een voorontwerp van wet goed dat deze verplichting zou invoeren met ingang van 1 januari 2028. Het voorstel moet het resterende wetgevingsproces nog doorlopen, en de gedetailleerde rapportagegegevens, technische specificaties en operationele regelingen kunnen nog veranderen.

Voorgestelde rapportagestroom:

Belangrijkste voorgestelde e-reportingparameters

• Reikwijdte: Binnenlandse B2B-transacties die al vallen onder het e-facturatiemandaat.

• Rapportagemechanisme: Dubbelzijdige rapportage waarbij zowel leveranciers als kopers de belangrijkste factuurdatapunten doorsturen naar de federale belastingdienst, FOD Financiën.

• Transmissiekanaal: Geïntegreerd in de Peppol-infrastructuur met behulp van een 5-corner Continuous Transaction Control (CTC)-kader. Deze bilaterale aanpak is bedoeld om geautomatiseerde matching van verkoop- en aankoopgegevens te ondersteunen.

• Timing: Rapportage zou elektronisch plaatsvinden op near-realtime basis, kort na de relevante transactie. De definitieve timing en datavelden blijven onderworpen aan de wetgeving en uitvoeringsregels.

• Technisch model: Het voorstel zou voortbouwen op België's bestaande Peppol-infrastructuur en het huidige 4-corner uitwisselingsmodel laten evolueren naar een 5-corner Continuous Transaction Controls-kader, met de belastingdienst toegevoegd als deelnemer.

• Vereenvoudigingsvoordeel: Onder het voorgestelde nieuwe e-reportingmodel zou het near-realtime rapportagekader de aloude jaarlijkse klantenlisting vervangen voor alle deelnemende belastingplichtigen.

Technische architectuur

België's e-facturatiemodel maakt gebruik van een gedecentraliseerde 4-corner Peppol-architectuur, die naar verwachting zal overgaan in een 5-corner CTC-model voor de e-reporting van 2028.

Het tweesporenkader

Om standaardisatie te combineren met operationele flexibiliteit, stelt de Belgische wetgeving twee uitwisselingssporen vast:

• Spoor 1 (standaard): Het Peppol 4-corner netwerk met Peppol BIS Billing 3.0. Eén enkele verbinding met een gecertificeerd Peppol Access Point geeft automatisch bereikbaarheid tot alle andere aangesloten deelnemers zonder dat individuele bilaterale overeenkomsten nodig zijn.

• Spoor 2 (opt-out): Handelspartners kunnen uitdrukkelijk overeenkomen om alternatieve gestructureerde formaten of netwerken te gebruiken (zoals EDI over AS2), mits het formaat strikt de Europese norm EN 16931 respecteert.

Het voormalige Hermes-platform

Vóór de buitenbedrijfstelling diende het Belgische Hermes-platform als een overgangs-fallback en technische vangnet. Als een zender probeerde een gestructureerde e-factuur via Peppol uit te reiken aan een koper die nog niet bereikbaar was op het netwerk, trad HERMES op als standaardgateway: het zette het gestructureerde document om in een toegankelijk formaat en verwittigde de ontvanger, waarmee werd gegarandeerd dat de zender aan zijn wettelijke verplichting voldeed.

HERMES werd voor het verzenden en ontvangen van documenten buiten gebruik gesteld op 31 december 2025, vooruitlopend op het landelijke B2B e-facturatiemandaat. Gebruikers konden eerder uitgewisselde documenten nog raadplegen tot 31 maart 2026. Bedrijven kunnen niet langer vertrouwen op HERMES en moeten gebruikmaken van een Peppol Access Point of een andere conforme uitwisselingsregeling.

Fiscale stimulansen en financiële ondersteuning

Om de overgang van handmatige facturatie naar gestructureerde elektronische processen te vergemakkelijken en de initiële adoptiekosten te compenseren, heeft de Belgische regering een specifieke financiële stimulans ingevoerd.

Onder artikel 64ter van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 (WIB 92) komen bedrijven die digitale investeringen doen in Peppol-conforme, gestructureerde e-facturatiesoftwarepakketten in aanmerking voor een verhoogde fiscale aftrek van 120%. Deze verhoogde aftrek dekt ook implementatie- en advieskosten die verband houden met het voldoen aan de verplichtingen van het B2B-mandaat. De stimulans geldt voor belastbare tijdperken van 2024 tot en met 2027, wat organisaties helpt hun initiële kosten te compenseren en hun digitale transformatie te versnellen.

Deze ondersteunende aanpak is innovatief, maar zeker niet wereldwijd uniek. Hoewel elektronische facturatie op de lange termijn aanzienlijke efficiëntiewinsten oplevert, zien bedrijven nieuwe regelgeving vaak primair als een compliance-last in plaats van een operationele upgrade. Door gerichte financiële stimulansen in te voeren, helpen sommige overheden bedrijven om de voordelen van e-facturatie veel sneller te realiseren. De regering van Singapore voerde in 2022 bijvoorbeeld een vergelijkbare proactieve aanpak in om de adoptie van e-facturatie te stimuleren.

Boetes

Na het verstrijken van de initiële administratieve gratieperiode van drie maanden op 31 maart 2026, kan de FOD Financiën gestaffelde administratieve boetes opleggen voor het niet beschikken over de technische middelen om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken en te ontvangen waar het mandaat van toepassing is:

• Eerste overtreding: € 1.500

• Tweede overtreding: € 3.000

• Derde & daaropvolgende overtredingen: € 5.000 per overtreding.

De boetes worden niet automatisch berekend per niet-conforme factuur; ze hebben betrekking op de vastgestelde inbreuk. Een overtreding wordt in de regel pas als een daaropvolgende overtreding behandeld als deze meer dan drie maanden na de vorige wordt vastgesteld, wat bedoeld is om bedrijven voldoende tijd te geven om aan de vereisten te voldoen. Bestaande btw-boetes kunnen ook van toepassing blijven op andere onderliggende facturatie- of btw-overtredingen.

Het niet voldoen aan de bewaarbehoeften of archiveringsvereisten kan leiden tot risico's bij controles en het moeilijker maken om de aftrek van voorbelasting te onderbouwen, met name wanneer de originele gestructureerde factuur of ondersteunende stukken niet kunnen worden voorgelegd.

Hoe bedrijven zich kunnen voorbereiden

België's gestructureerde B2B e-facturatiemandaat is actief sinds 1 januari 2026, maar compliance blijft een voortdurende verantwoordelijkheid. Bedrijven moeten hun reikwijdte opnieuw beoordelen wanneer hun btw-status, vestigingen, activiteiten of groepsstructuur veranderen, en moeten zich ook voorbereiden op het voorgestelde e-reportingregime.

• Herzie de reikwijdte: Bevestig of Belgische vestigingen, btw-groepen, gemengde belastbare/vrijgestelde activiteiten of wijzigingen in de bedrijfsvoering invloed hebben op je verplichtingen.

• Schoon stamgegevens op en onderhoud ze: Controleer btw-nummers van klanten, ondernemingsnummers (KBO / BCE), juridische namen en Peppol-identificatoren. De standaard Belgische identificator gebruikt in de regel schema-code 0208 gevolgd door het Belgische ondernemingsnummer (bijv. 0208:0123456789) of schema-code 9925 gevolgd door het btw-nummer.

• Controleer Peppol-connectiviteit: Werk samen met een gecertificeerde Peppol Access Point-provider om geautomatiseerde factuurvalidatie en -aflevering te waarborgen. Als je een nieuwe provider gebruikt, test dan het verzenden, ontvangen, creditnota's, correcties en afkeuringsafhandeling.

• Elimineer pdf-processen: Update Accounts Payable (AP) en Accounts Receivable (AR) software om systeemeigen gestructureerde factuurbestanden te verwerken en de originele XML te bewaren.

• Implementeer controles: Valideer facturen vóór verzending, monitor aflever- en afkeuringsstatussen, en stem ERP-records af met Access Point-records.

• Herzie archivering: Bewaar originele gestructureerde facturen, ondersteunende documenten en audittrails voor de toepasselijke bewaartermijn.

• Bereid je voor op e-reporting: Volg het voorgestelde regime voor 2028 en beoordeel of je systemen aanvullende rapportage op transactieniveau kunnen ondersteunen.

• Benut fiscale stimulansen: Beoordeel de geschiktheid voor de tijdelijke verhoogde fiscale aftrek van 120% onder artikel 64ter WIB 92 voor kwalificerende e-facturatiesoftware en advieskosten voor implementatie gemaakt tot en met belastbaar tijdperk 2027.

Conclusie

De overgang van België naar verplichte B2B elektronische facturatie heeft gestructureerde XML-gegevensuitwisseling via Peppol verankerd als een operationele standaard in het hele land. Technische stabiliteit is gehandhaafd in het gedecentraliseerde netwerk, waardoor de focus is verschoven naar volledige Peppol-registratie, nauwkeurigheid van stamgegevens en geautomatiseerde workflowintegratie.

Nu de ViDA-omzetting actief is en verplichte near-realtime e-reporting gepland staat voor 1 januari 2028, moeten Belgische entiteiten verder kijken dan minimale compliance. Organisaties die gestructureerde datavalidatie integreren in hun boekhoudsystemen beperken boeterisico's, terwijl ze efficiëntiewinsten behalen binnen hun financiële operationele processen.