Het e-facturatielabyrint: Navigeren door wereldwijde nalevingsmodellen

De wereldwijde markt voor e-facturatie verandert continu, gedreven door het gemeenschappelijke doel om de nationale BTW-kloof te verkleinen. Nu overheden steeds vaker digitale facturen verplichten, ontstaan er uiteenlopende en vaak complexe modellen. Voor internationaal opererende bedrijven is het daardoor een flinke uitdaging om bij te blijven met de verschillende eisen in elk land.

De toenemende complexiteit van naleving

Het landschap van indirecte belastingrapportage wordt steeds complexer, met een veelheid aan modellen en rapportagefrequenties. Bedrijven moeten rekening houden met klaring, realtime, dagelijkse, maandelijkse, tweemaandelijkse, driemaandelijkse, jaarlijkse en on-demand rapportage, waarbij de vereisten vaak verschillen voor leveranciers en kopers.

Een belangrijk onderscheid bestaat tussen e-facturatie en e-rapportage. Bij e-rapportage is het niet de factuur zelf die goedkeuring van de overheid vereist, maar een rapport of document met de factuurgegevens, vaak in realtime gerapporteerd.

De opkomst van Continue Transactiecontrole (CTC) verandert fundamenteel de manier waarop belastingaangifte wordt uitgevoerd. De verschuiving naar realtime rapportage benadrukt het belang van snelheid en nauwkeurigheid. Bovendien wordt het bereik uitgebreid om verschillende documenten te omvatten, waaronder bestellingen, verzendadviezen en betalingen. Deze verandering wordt ondersteund door de evolutie van connectiviteit – van punt-tot-punt en EDI naar netwerkoplossingen – waardoor bedrijven met alle handelspartners via één enkele verbinding kunnen samenwerken.

Voordelen van e-facturatie automatisering

Te midden van deze complexiteit biedt e-facturatie automatisering een aantal belangrijke voordelen. De belangrijkste zijn:

• Standaardisatie van gegevens:
  Dit zorgt voor consistente gegevensinvoer en -uitvoer vanuit klantsystemen, waardoor het proces naar doelgerichte eindpunten wordt vereenvoudigd. Dit is vooral waardevol bij het naleven van standaarden zoals de Europese norm (EN 16931 e-facturatie standaard).

• Vereenvoudiging van rapportage:
  Nauwkeurige informatie is direct beschikbaar in het ERP-systeem, waardoor rapportages sneller en efficiënter kunnen worden uitgevoerd.

• Schaalbaarheid: Door standaardisatie worden bedrijfsprocessen eenvoudiger, waardoor organisaties gemakkelijker kunnen opschalen en uitbreiden.

Een blik op diverse e-facturatiemodellen

Om het volledige niveau van complexiteit te begrijpen waarmee internationale bedrijven in het mondiale zakelijke landschap te maken hebben, is het belangrijk om de brede verscheidenheid aan e-facturatiemodellen te erkennen die wereldwijd worden gebruikt.

• Interoperabiliteitsmodellen (bijv. Peppol en het GENA 4-Corner model):

  Deze modellen maken de gedecentraliseerde uitwisseling van informatie tussen handelspartners mogelijk via een netwerk van gecertificeerde dienstverleners, zonder dat er realtime rapportage aan de overheid nodig is. Veel bedrijven kiezen voor deze modellen vanwege wettelijke verplichtingen én de aanzienlijke zakelijke voordelen, zoals meer automatisering en efficiëntere verwerking van supply chain-documenten.

  Een praktisch voorbeeld van dergelijke verplichtingen is Business-to-Government (B2G) e-facturatie in heel Europa, waarbij aannemers en onderaannemers die goederen en diensten aan overheidsinstanties leveren, verplicht zijn digitale facturen te gebruiken.
  
  

• Real-time rapportage (RTR) modellen:
  Bij deze modellen moeten bedrijven hun transactiegegevens direct aan de belastingdienst aanleveren. Over het algemeen bemoeien de autoriteiten zich echter niet met de elektronische uitwisseling van e-facturen tussen handelspartners. Dit resulteert vaak in een extra, omslachtig tweestappenproces voor belastingbetalers, die nog steeds verantwoordelijk zijn voor het uitwisselen van facturen met hun klanten. Belangrijke voorbeelden van RTR-modellen zijn Hongarije (NAV) en Spanje (VERI*FACTU)

  
  

• Continue Transactiecontrole (CTC) – klaringsmodellen:

  Bij deze modellen valideert de belastingdienst de e-facturen voordat of nadat ze bij de klant worden ingediend, vaak via een aangewezen systeem en in een specifiek formaat. Dit kan plaatsvinden met of zonder dat de eindklant de ontvangst of status van de factuur bevestigt.
  Hoewel dit een tweestapsproces creëert, is het over het algemeen minder omslachtig dan RTR-modellen, omdat het draait om het verwerken van dezelfde factuurgegevens in plaats van het toevoegen van een extra rapportagestap. CTC-regels bestaan in verschillende vormen, waaronder zowel gecentraliseerde als gedecentraliseerde benaderingen.

  

  • Gecentraliseerde uitwisselingsmodellen:

    Bij deze CTC-benadering valideert en keurt de belastingdienst e-facturen rechtstreeks goed via een door de overheid aangewezen systeem dat ook wordt gebruikt voor de uitwisseling van facturen tussen handelspartners. Voorbeelden zijn Italië (SDI) en Polen (KSeF).
    In deze modellen is de belastingdienst direct betrokken bij zakelijke transacties, vaak door facturen te valideren en goed te keuren voordat ze bij de eindklant worden afgeleverd. Hoewel deze aanpak effectief is om het btw-gat te verkleinen, kan het bedrijven verplichten een extra proces op te zetten dat uitsluitend gericht is op belastingnaleving, wat extra werk met zich meebrengt.
    
    

  • Het gedecentraliseerde CTC- en Exchange (DCTCE) model (ook bekend als het 5-hoek model):

    Deze zich ontwikkelende oplossing wordt ondersteund door wereldwijde e-facturatiebelanghebbenden zoals Peppol en GENA. Het doel is om de commerciële belangen van bedrijven (automatisering en efficiëntie) af te stemmen op de fiscale belangen van overheden (naleving en fraudepreventie). Dit wordt bereikt door de zakelijke efficiëntie van een gedecentraliseerde uitwisseling te combineren met de realtime gegevensvereisten van de belastingdienst.
    In dit model kiezen leveranciers en kopers elk hun eigen gecertificeerde dienstverlener (bijv. een Peppol-toegangspunt, zoals Banqup Group). Documenten worden elektronisch in gestructureerde formaten tussen deze providers verzonden, waardoor het volledige proces van documenten in de supply chain geautomatiseerd wordt. De belastingdienst verbindt zich met de dienstverlener om relevante btw-informatie in realtime of bijna realtime te extraheren, zonder dat er een centraal platform nodig is of de factuurstroom wordt geblokkeerd.
    
    

Een nadere blik op de zich ontwikkelende oplossing: het DCTCE-model

Het gedecentraliseerde CTC- en Exchange-model (DCTCE) begon op te duiken omdat veel traditionele nalevingsmodellen, hoewel effectief voor belastingdiensten, tekortschoten in hun belangrijkste belofte aan de private sector: volledige bedrijfsautomatisering.

Ontwikkeld en goedgekeurd door wereldwijde e-facturatiebelanghebbenden, combineert het DCTCE-model de efficiëntie van een gedecentraliseerde uitwisseling met de realtime gegevensbehoeften van de belastingdienst.

Het DCTCE-model transformeert de nalevingslast tot een volledig geautomatiseerd supply chain-proces:

1. Bedrijf kiest leverancier:

   Zowel leveranciers als kopers kiezen elk hun eigen gecertificeerde dienstverlener, vaak een Peppol-toegangspunt. Deze providers maken deel uit van een gedecentraliseerd netwerk en zijn gecertificeerd door de belastingdienst.

2. Automatisering & uitwisseling:
   Documenten worden elektronisch verzonden in gestructureerde formaten (zoals Peppol BIS) tussen de serviceproviders van de handelspartners. Bedrijven gebruiken hun gekozen provider om het volledige documentatieproces in de toeleveringsketen te automatiseren, niet alleen de factuur.

3. Belastingdienst-extracten:
   De belastingdienst beheert geen centraal platform en blokkeert de factuurstroom niet. In plaats daarvan wordt relevante btw-informatie in realtime of bijna realtime geëxtraheerd via een verbinding met de dienstverlener, de zogenaamde “5e hoek” van het DCTCE-model.

Voordelen van DCTCE voor alle belanghebbenden

Het DCTCE-model wordt vaak het "droommodel" genoemd, omdat het eindelijk de commerciële belangen van bedrijven (automatisering en efficiëntie) in balans brengt met de fiscale belangen van overheden (naleving en fraudepreventie).

Conclusie: Een wereldwijde verschuiving

Het landschap van e-facturatie bevindt zich in een fase van grootschalige adoptie en transformatie. Hoewel succesvolle gecentraliseerde modellen bestaan, ligt de trend,met name in Europa onder het ViDA-initiatief, richting meer flexibele, zakenvriendelijke gedecentraliseerde modellen.

De ontwikkelaars van het gedecentraliseerde CTC- en Exchange-model (5-Corner) zijn optimistisch dat veel landen die nog geen verplichtingen hebben ingevoerd, zullen kiezen voor deze vereenvoudigde en efficiënte aanpak. Een bredere adoptie van een eenduidig model zal ongetwijfeld leiden tot een eenvoudiger en positiever wereldwijd proces voor alle betrokkenen.

Om volledig op de hoogte te blijven van de technische specificaties en wettelijke goedkeuring van het DCTCE-model en andere opkomende voorschriften, kan je ons volgen op LinkedIn voor de meest actuele updates.