10 essentiële feiten over de uitgebreide facturatieverplichtingen in Spanje

Het landschap van de B2B e-facturatievoorschriften in Spanje verandert snel. De overheid heeft in september 2022 haar intentie aangekondigd om verplichte elektronische facturering tussen bedrijven (B2B) in te voeren. Recent, in maart 2025, is een tweede openbare raadpleging gestart over het ontwerp van het Koninklijk Besluit onder de wet Crea y Crece, die loopt tot 7 april 2025 en aanzienlijke wijzigingen in de oorspronkelijke plannen bevat.

In deze bijgewerkte blog vind je een samenvatting van de belangrijkste recente updates, een herzien uitrolplan voor B2B e-facturatie en 10 essentiële feiten om te begrijpen hoe de e-facturatievoorschriften in Spanje zich ontwikkelen.

Laatste sleutelupdates

Hier zijn de meest recente wijzigingen in de e-facturatievoorschriften van Spanje die worden voorgesteld als onderdeel van de tweede openbare raadpleging van de Wet Creëren en Groeien:

• UBL vervangt Facturae:
  UBL (Universal Business Language) wordt het verplichte formaat voor het openbare factureringssysteem van Spanje, ter vervanging van Facturae.

• Verduidelijking van betalingsvoorwaarden: Er zijn nadere details gegeven over de betalingsvoorwaarden voor credit- en debetnota's, inclusief de start- en einddatums.

• 12-maanden opzegtermijn bevestigd:
  Er is een opzegtermijn van 12 maanden vastgesteld, wat betekent dat de implementatie waarschijnlijk niet voor 2027 zal plaatsvinden.

Op een gerelateerde noot, en met betrekking tot bredere facturatievolgens-de-wetgeving, zullen facturen die via het openbare platform zijn aangemaakt ook voldoen aan VERIFACTU. Deze vereiste vloeit niet voort uit de Wet Creëren en Groeien, maar uit de Anti-Fraud Law. Zie hieronder voor meer informatie over VERIFACTU.

Creëer en Groei Wet

Zodra de nieuwe regelgeving is goedgekeurd, zal de implementatie gefaseerd verlopen:

• 12 maanden na publicatie in de Staatscourant (verwacht in 2027):
  Grote bedrijven met een omzet van meer dan € 8 miljoen.

• 24 maanden na publicatie in de Staatscourant (verwacht in 2028):
  KMO’s en alle andere belastingbetalers.

10 essentiële feiten over de B2B e-facturatievoorschriften in Spanje, "Create and Grow"

We hebben de top 10 punten samengesteld om u te helpen het Spaanse rechtskader – de Wet Creëren en Groeien (Create and Grow) – en de huidige voorgestelde wijzigingen te begrijpen. Dit omvat alles, van de meest recente regelgeving tot de specifieke details van factuurformaten en zakelijke sancties. Houd er rekening mee dat de laatste voorgestelde wijzigingen gebaseerd zijn op het huidige concept en nog kunnen veranderen totdat de regelgeving definitief is vastgesteld en officieel gepubliceerd.

1. Inwerkingtreding

Vanaf de goedkeuring van de verordening:

• 12 maanden na publicatie in het Staatsblad (verwacht in 2027): Verplichting voor bedrijven en professionals met een omzet boven € 8 miljoen.

• 24 maanden na publicatie in het Staatsblad (verwacht in 2028): Verplichting voor bedrijven en professionals met een omzet onder € 8 miljoen.

De omzetperiode die in aanmerking wordt genomen, is die van het jaar voorafgaand aan de inwerkingtreding van de verplichting.

2. Toepassingsgebied van de wet

Op wie zal de wet van invloed zijn en welke bedrijven vallen binnen het toepassingsgebied?

• Binnenlands: de wet geldt voor bedrijven en professionals die in Spanje actief zijn.

• B2B: particuliere bedrijven en zelfstandige professionals.

• Heeft geen invloed op FACe (B2G).

• Naamloze vennootschappen en BV’s (tijdelijke samenwerkingsverbanden van bedrijven) vallen onder dezelfde regels als particuliere bedrijven.

3. Communicatie van verplichte factuurstatussen

Welke updates met betrekking tot factuurstatussen moeten worden gemeld?

• Verplichte statussen omvatten onder andere de commerciële goedkeuring of afwijzing van de factuur en de datum hiervan, evenals de volledige effectieve betaling en de datum daarvan.

• Bedrijven moeten deze statussen binnen 4 kalenderdagen na kennisgeving van de status melden.

• Het doel van deze vereiste is het verminderen van achterstallige betalingen, het verbeteren van factuurtracking en het vergroten van de transparantie in zakelijke relaties.

• Wettelijk is de maximale betalingstermijn 60 dagen.

Handtekening

De regels met betrekking tot elektronische handtekeningen zijn als volgt:

• De factuuruitgever moet de facturen ondertekenen, of

• Ze kunnen ervoor kiezen het certificaat over te dragen aan hun e-facturatiedienstverlener.

PDF

PDF-facturen kunnen in verschillende categorieën vallen, afhankelijk van de factuuracceptatievereisten van een land. In Spanje:

• PDF-facturen blijven geaccepteerd totdat de wet verplicht wordt voor bedrijven en professionals van alle groottes.

• Bedrijven in de eerste implementatiegolf moeten facturen zowel elektronisch als in PDF-formaat uitgeven en kunnen facturen in beide formaten ontvangen.

• Bedrijven die niet in de eerste golf vallen, kunnen hun huidige factureringsmethoden behouden tot de verplichte datum, maar mogen ook vrijwillig elektronisch factureren.

6. Formaten

Het is essentieel om te begrijpen welke e-facturatieformaten binnen de regelgeving worden geaccepteerd. Met de lancering van de tweede openbare raadpleging begin 2025 heeft een belangrijke wijziging plaatsgevonden: terwijl momenteel Facturae wordt gebruikt, zal de publieke oplossing overstappen op UBL (Universal Business Language) om aan te sluiten bij de Europese standaard EN 16931 en het aankomende BTW in het digitale tijdperk (ViDA) initiatief.

• Openbare oplossing:
  UBL (Universal Business Language).

• Private oplossingen:
  De facturatietools of systemen die bedrijven gebruiken om elektronische facturen uit te geven, moeten altijd de officiële kopie in UBL-formaat doorsturen naar de openbare elektronische facturatieoplossing. Voor privé-uitwisselingen mogen andere formaten worden gebruikt, maar voor de communicatie met het openbare systeem is UBL verplicht.

7. Openbaar platform

Veel regeringen wereldwijd maken gebruik van een openbare of overheidsoplossing binnen hun B2G- en B2B-regelgeving.

• Het gaat om een minimale oplossing waarmee leveranciers facturen kunnen uitreiken en klanten toegang krijgen tot hun facturen. Het systeem verstuurt de facturen niet actief, maar stelt ze enkel beschikbaar voor de ontvangers. Het fungeert dus als een factuurarchief.

• Een kopie van elke factuur moet naar het openbare systeem worden verzonden, en de factuurstatussen (zoals acceptatie en effectieve betaling) moeten worden doorgegeven.

8. SII (Immediate Supply of Information)

• E-reporting naar de SII blijft werken zoals voorheen.

• E-facturatie en e-rapportage zijn twee aparte processen die parallel naast elkaar lopen.

9. Sancties en controle

• Voorlopig is er geen boeteregeling voorzien.

• Het Staatsobservatorium voor particuliere schulden zal verantwoordelijk zijn voor het opvolgen van de betalingsgegevens en het stimuleren van goede praktijken.

• Er wordt een jaarlijkse lijst gepubliceerd van bedrijven die niet volgens de regels werken en structureel te laat betalen. Dit geldt voor rechtspersonen die meer dan 5% van hun facturen niet op tijd voldoen én waarvan het totaalbedrag aan onbetaalde facturen meer dan € 600.000 bedraagt.

10. Internationale facturatie

• Er bestaat geen specifieke regelgeving op internationaal niveau, maar binnen Europa is het project ViDA (BTW in het digitale tijdperk) gepland om in juli 2030 in werking te treden. Dit initiatief bevat bepalingen voor intra-Community e-facturatie en e-rapportagevereisten.

• Lees meer over ViDA in ons blogartikel.

Hoewel deze tien punten de kern vormen van de aankomende B2B e-facturatieverplichting, is het ook belangrijk om twee andere regelgevende systemen te begrijpen die invloed hebben op facturatie in Spanje: VERI*FACTU en TicketBAI.

Wat is VERI*FACTU?

VERI*FACTU, een verordening die de vereisten vastlegt voor factureringscomputersystemen (RRSIF), is een methode om te voldoen aan de Spaanse wetgeving inzake geautomatiseerde factureringssystemen. Het systeem waarborgt de integriteit, bewaring, toegankelijkheid, leesbaarheid, traceerbaarheid en onveranderlijkheid van factureringsgegevens.

De meeste bedrijven en zelfstandigen in Spanje die inkomsten- of vennootschapsbelasting betalen, zullen verplicht zijn een systeem te gebruiken dat volgens de regels werkt voor al hun facturen, zowel volledige als vereenvoudigde. Deze verplichting gaat in op 1 januari 2026. Bedrijven die al rapporteren via het Systeem van Onmiddellijke Informatieverstrekking (SII) en partijen met specifieke vrijstellingen voor bepaalde transacties hoeven echter niet aan deze nieuwe regels te voldoen.

Facturen die via het openbare systeem worden aangemaakt, voldoen automatisch aan VERI*FACTU en bevatten een QR-code voor validatie en communicatie met de belastingdienst.

Wat is TicketBAI?

TicketBAI, een systeem geïntroduceerd door de Foral Belastingdienst van het Baskenland, verplicht bedrijven om alle facturen voor hun economische activiteiten te verzenden en te certificeren. Het systeem is ontwikkeld in samenwerking met de drie Foral Schatkisten en de Baskische Overheid en stelt specifieke wettelijke en technische eisen aan facturatiesoftware.

Het doel van TicketBAI is het controleren van inkomsten uit economische activiteiten, met name transacties met eindconsumenten. Om te voldoen aan de TicketBAI-regelgeving, die sinds 1 januari 2024 van kracht is in regio’s zoals Bizkaia, moeten bedrijven gebruikmaken van conforme software zoals Banqup. TicketBAI waarborgt de integriteit en traceerbaarheid van factuurgegevens door specifieke gegevens te vereisen die aan de belastingautoriteiten moeten worden verstrekt.

Hoe Banqup kan helpen

Het kan lastig zijn om te begrijpen wat uw bedrijf nodig heeft om te voldoen aan de verschillende regelgevingen en de regels correct toe te passen.

Met Banqup begeleiden we u door alle veranderingen en helpen we uw systemen toekomstbestendig te maken, zodat eventuele regelgevingswijzigingen ons probleem worden en niet het uwe.

We voldoen al aan de regelgeving in meer dan 60 landen wereldwijd. Onze producten worden aangepast zodat ook uw oplossing voldoet aan nationale en internationale voorschriften.

Hoe kunnen we Spaanse bedrijven nog meer ondersteunen?

• We voegen waarde toe aan factuurformaten, specifiek per sector of type factuur, zoals bestel- of referentienummer en kostencentra.

• We communiceren verplichte statussen naar het publieke platform en bieden de mogelijkheid om extra statussen toe te voegen tussen private operators.

• We bieden aanvullende statussen naast de verplichte, bijvoorbeeld voor gedeeltelijke betalingen.

• We automatiseren het verzenden en ontvangen van uw facturen en factuurstatussen.

• We filteren gegevens voor upload en verwerking in uw ERP- of financiële systemen.

• We maken digitale betalingen en afstemmingen mogelijk, zodat uw bedrijf nauwkeuriger en op tijd betaald wordt.

• We bieden ontvangstbewijzen en gegevensvastlegging (OCR) voor PDF-facturen.

• We leveren geavanceerde handtekening- en elektronische archiveringsoplossingen.

• We zorgen voor uw lokale en internationale naleving.

Begin uw reis naar conforme elektronische facturering door uw zakelijke behoeften te bespreken met een iemand van ons Spaanse team.