Tijd om de digitale revolutie te versnellen

Sinds het begin van de Covid-19-pandemie zijn miljoenen werknemers wereldwijd overgestapt op thuiswerken. Deze verandering heeft een gedwongen digitale revolutie veroorzaakt, en dat geldt niet alleen voor bedrijven.

Met dit in gedachten is het oude gezegde dat noodzaak uitvindingen voortbrengt nog nooit zo relevant geweest. Het is nu tijd om digitalisering verder te stimuleren, zodat we kunnen blijven profiteren van de vele voordelen, van hogere productiviteit en meer transparantie tot lagere kosten en verminderde CO₂-uitstoot, lang nadat de crisis voorbij is. Terugkeren naar de oude werkwijzen is simpelweg geen optie meer – de veranderingen zijn in volle gang.

Communicatietools die mensen in staat stellen effectief vanuit huis te werken, bestaan al enige tijd. Nu steeds meer werknemers en werkgevers de voordelen erkennen op het gebied van productiviteit, kostenbesparing en welzijn, zal thuiswerken waarschijnlijk een belangrijk onderdeel worden van het nieuwe normaal.

Zoals Winston Churchill ooit zei: "Maak nooit misbruik van een goede crisis."

Ondernemers onderzoeken hoe deze nieuwe werkomgeving nieuwe kansen kan creëren. De reputatie van Estland als digitale pionier is de afgelopen jaren enigszins vervaagd, en het is tijd om dit nationale kenmerk nieuw leven in te blazen. We staan op het punt onze financiële processen en aankooptransacties volledig te automatiseren en e-facturatie in de private sector de standaard te maken, net zoals dat al het geval is in de publieke sector.

ChatGPT said:

Het verzenden van verkoopfacturen naar klanten via elektronische kanalen steeg in maart met 3% ten opzichte van februari en zelfs met 22% vergeleken met 2019. Tegelijkertijd neemt het gebruik van papieren facturen sterk af. In de huidige situatie van sociale afstand vermijden mensen fysiek contact met papierwerk, wat betekent dat de groeiende vraag naar contactloze facturering de digitalisering van financiële processen verder en sneller zal stimuleren.

We zien dit al gebeuren door de groeiende hoeveelheid e-facturen die in Estland wordt verwerkt, wat tegelijkertijd de positie van het land in de realtime-economie versterkt. Volgens Billentis, een onderzoeksorganisatie op het gebied van facturering, gaven bedrijven wereldwijd vorig jaar 550 miljard facturen uit, waarvan slechts 10% papierloos was. In Estland wordt inmiddels bijna 90% van de verkoopfacturen digitaal uitgegeven, wat het leiderschap van het land op dit gebied onderstreept.

Uit onze ervaring besparen realtime dagelijkse zakelijke transacties en operationele processen tijd, geld en mankracht. Momenteel wordt de kostprijs van algemene bedrijfsboekhouding in Estland geschat op ongeveer 0,9% van het BBP, wat een aanzienlijke last vormt voor de winstgevendheid van bedrijven. In de realtime-economie verhoogt digitalisering echter de productiviteit en exportcapaciteit, wat bijdraagt aan economische groei. Daarnaast heeft het een positief effect op de algemene tevredenheid binnen bedrijven, doordat administratieve taken worden vervangen door de uitwisseling van hoogwaardige gegevens, waardoor tijd en vaardigheden vrijkomen voor verdere innovatie.

We zijn inmiddels drie jaar de belangrijkste partner van de Estse staat bij het beheer van het verzenden en ontvangen van haar verkoopfacturen. De beslissing van de staat om uitsluitend e-facturen te accepteren, heeft de B2B-e-facturatie tussen bedrijven aanzienlijk versterkt. Toch is er nog een lange weg te gaan voordat dit volledig is doorgevoerd binnen de hele zakelijke gemeenschap.

Het voordeel van e-facturatie is duidelijk. Diverse studies hebben aangetoond dat geautomatiseerde e-factuurverwerking de kosten met 60 tot 80 procent kan verlagen, terwijl de expertgroep van de Europese Commissie voor e-facturatie inschat dat dit tot €15 per factuur kan besparen. Daarnaast maakt e-facturatie snellere betalingen mogelijk, vermindert het menselijke fouten, voorkomt het fraude en verbetert het de cashflow in de gehele toeleveringsketen. In Europa bedraagt de gemiddelde betalingstermijn ongeveer 30 dagen, wat voor veel bedrijven te lang is. Zodra e-facturatie wijdverspreid is binnen de Europese Unie, kunnen de economische besparingen volgens het Real Economy Action Plan oplopen tot €2,3 miljard.

Wat brengt de toekomst? In mei zal Fitek een nieuwe betaaldienst lanceren die de verwerking van uitgaande facturen verbetert door klanten in staat te stellen direct bij ontvangst te betalen. Dit is een belangrijke stap voorwaarts voor zowel bedrijven als de klantbeleving.

Ook e-receipts worden in de komende jaren verwacht. Dit gestructureerde, gestandaardiseerde, machine-leesbare document bevat betalingsinformatie naast de e-factuurgegevens. Bijvoorbeeld: bij het tanken wordt de papierloze bon direct naar de verkoper gestuurd, die vervolgens de verkoop registreert in zijn bedrijfssoftware. In Finland wordt geschat dat de overgang naar e-receipts jaarlijks ongeveer €900 miljoen kan besparen. In Estland zouden de besparingen naar schatting ongeveer een derde hiervan kunnen bedragen. Een standaard voor e-receipts wordt momenteel ontwikkeld door de Estse Vereniging van Informatietechnologie en Telecommunicatie, in samenwerking met de Bankenvereniging, de Vereniging van Estse Accountants en diverse andere organisaties.

Leiders zullen natuurlijk blij zijn met de kostenbesparingen, maar ze kunnen terughoudend zijn vanwege mogelijke nadelen van digitalisering. Naar mijn mening wegen die echter niet op tegen de voordelen. Ja, het kan de werkdruk in de accountancy verminderen, maar naarmate we steeds grotere hoeveelheden gegevens verwerken, blijft er volop vraag naar diepgaande analyses, waardoor het personeel zeker voldoende uitdagingen houdt.

Wij steunen volledig de popularisering van e-facturatie die momenteel door de staat wordt aangestuurd en zijn van mening dat financiële steun moet worden geboden aan bedrijven die hun eerste stappen hebben gezet om het in hun bedrijfsvoering te integreren. Door deze ondersteuning kunnen bedrijven beter investeren in e-factureringssystemen. De overgang kan bovendien worden versneld door het voorbeeld van Finland te volgen, waar leveranciers nu wettelijk verplicht zijn om e-facturen uit te geven.

Bij Fitek zijn we optimistisch over de voordelen die deze digitale revolutie Estse bedrijven zal bieden. Het kan groei stimuleren, de productiviteit verhogen, de uitstoot verminderen en tijd vrijmaken voor innovatie en het verbeteren van bedrijfsprocessen, wat is daar nu niet positief aan?

Andrus Kaarelson - CEO van Fitek AS, onderdeel van de Banqup Group.