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Qu'est-ce que la facturation électronique ? Définition de la facturation électronique
La facturation électronique, abrégée en e-facturation, est une approche numérisée de l'ensemble du processus de facturation. De la création de la facture, à l'échange, au traitement, à l'archivage. Chaque étape du parcours de la facturation est numérisée, ce qui facilite aux fournisseurs et aux acheteurs d'accélérer leurs processus de facturation.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
En utilisant un outil de facturation électronique, une facture électronique est créée dans un format électronique structuré. Le format de la facture électronique peut varier entre de nombreux standards différents - du XML à l'EDITFACT en passant par le CSV. La raison d'utiliser des formats structurés ? Afin que la facture puisse être facilement échangée et ensuite traitée dans les systèmes ERP et comptables. Tous les processus visent à faciliter le travail des équipes de comptes créditeurs (AP) et de comptes débiteurs (AR).
Ce qu'est la facturation électronique n'est pas
Il peut être facile de penser que la facturation électronique est simplement une facture envoyée électroniquement, par exemple une facture envoyée au format PDF, cependant ce n'est pas le cas.
Dans l'exemple du PDF, ce qui est considéré comme des données de facture non structurées et non une facture électronique, car le destinataire ne peut généralement pas traiter automatiquement le fichier PDF, ni le suivi complet du fichier par l'expéditeur. Les factures papier ou les factures papier numérisées par OCR, par exemple, n'ont pas été créées à l'aide de données structurées. Cependant, certains principaux fournisseurs de facturation électronique peuvent travailler avec des données structurées et non structurées pour les transformer en factures électroniques.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
La facturation électronique, tout comme la facturation traditionnelle, est un élément clé de toute relation entre acheteur et fournisseur. Elle représente une approche moderne pour les équipes des comptes fournisseurs et des comptes clients afin de bénéficier de l'automatisation des processus, en mettant en place des mesures qui améliorent l'efficacité globale et permettent de réaliser des économies de coûts.
Les avantages ne s'arrêtent pas là :
Simplifie les procédures et fait gagner du temps - Alors que les processus de facturation traditionnels sont fortement basés sur le papier, manuels, chronophages et sujets aux erreurs humaines, la facturation électronique simplifie la procédure et permet de gagner un temps considérable. Cette rationalisation du processus est précieuse pour les entreprises, avec la capacité de réaliser des économies. Par exemple, selon IOFM, au sein de l'Institut de Finance et de Gestion, les coûts de traitement des factures peuvent varier entre 1 et 21 dollars.
Pleine visibilité - Les principaux fournisseurs de facturation électronique sont capables de suivre quand une facture a été envoyée, reçue, ouverte, consultée et même payée. L'importance de cette fonction ne doit pas être sous-estimée lors du choix d'un fournisseur car elle permet aux entreprises d'avoir une vue à 360° de leur processus.
Paiements plus rapides - La facturation électronique est automatique, précise et instantanée, sans besoin d'impression physique ni d'envoi postal. Avec moins d'étapes dans le processus et moins de données à saisir, les entreprises peuvent bénéficier de cycles de paiement plus rapides et plus précis. De plus, certains outils de facturation électronique vous permettent d'ajouter un bouton de paiement à votre facture, ce qui rend encore plus facile pour votre destinataire de payer.
Travail significatif - Pour les employés, beaucoup moins d'erreurs se produisent, et les employés peuvent profiter d'une manière innovante de travailler sans avoir à saisir des données et à faire correspondre des documents financiers - tout est fait via un seul processus, au lieu d'étapes individuelles.
Sécurité renforcée - En matière de sécurité, les transferts de fichiers chiffrés et les réseaux sécurisés contribuent à rendre le processus de facturation électronique plus sûr par rapport à sa version manuelle.
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Avantages des différents types de factures
Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, différents types de factures sont utilisés pour rationaliser les transactions financières et la gestion des enregistrements. Chacun d'entre eux offre des avantages uniques qui peuvent aider les entreprises à fonctionner de manière plus efficace et plus efficace. Notamment, la facturation électronique se distingue par ses nombreux avantages, offrant une vitesse, une précision et une sécurité supérieures. Ci-dessous, vous pouvez trouver les principaux avantages des différents types de factures, ce qui facilite la compréhension de leurs différences.
Comment fonctionne un système de facturation électronique ?
La facturation électronique peut sembler compliquée, mais elle est en réalité assez simple à utiliser. Sa simplicité signifie que les entreprises de toutes tailles et de toutes formes peuvent utiliser et bénéficier des processus de facturation électronique.
Comment créer une facture électronique
Pour créer votre facture électronique, commencez par utiliser des outils tels que votre système ERP ou un logiciel de facturation électronique dédié. Les principaux logiciels de facturation électronique sont extrêmement simples à utiliser. Il vous suffit d'entrer quelques champs de facturation, qui peuvent souvent être pré-remplis en fonction de votre fournisseur de facturation électronique.
Comment envoyer une facture électronique
Les factures électroniques sont généralement envoyées de deux manières différentes. La première consiste en une connexion point à point entre l'expéditeur et le destinataire pour échanger les documents - souvent appelée échange de données informatisé (EDI).
Deuxièmement, et de plus en plus populaire ces derniers temps, un modèle de réseau qui connecte plusieurs acheteurs et vendeurs et permet la conversion et l'échange de différents formats de facturation électronique. À notre avis, la seule voie à suivre pour l'économie de réseau moderne.
Pour l'une ou l'autre solution, vous avez seulement besoin de trois éléments pour envoyer votre facture à votre destinataire.
Adresse du destinataire - Tout comme vous auriez besoin de l'adresse du destinataire pour une facture papier, l'envoi d'une facture électronique nécessite également une adresse. Lorsque vous utilisez des factures électroniques, vous utilisez généralement un identifiant tel qu'un numéro de TVA ou un GLN. Certains réseaux, comme celui de Peppol, offre des recherches d'adresses centralisées. Ici, vous pouvez facilement rechercher votre destinataire et échanger votre facture en quelques clics seulement.
Format de la facture - Comme mentionné précédemment, les factures électroniques existent sous divers formats, tels que XML et EDI. Ces formats structurés peuvent être traités et convertis de manière transparente par les principaux fournisseurs de facturation électronique. Par exemple, une entreprise peut choisir de générer et d'envoyer une facture électronique au format XML, mais le destinataire peut choisir de recevoir la facture électronique dans le format de son choix. Ce processus de conversion rend l'échange de factures électroniques encore plus simple pour chaque entreprise impliquée.
Infrastructure - Pour que les documents électroniques puissent être transmis via des fournisseurs de facturation électronique, l'expéditeur et le destinataire doivent avoir des systèmes compatibles. Cette compatibilité peut être aussi simple que d'avoir une boîte aux lettres électronique pour l'échange transparent de documents.
Quels éléments dois-je prendre en compte lors de l'adoption de la facturation électronique ?
Lorsque vous commencez votre transition vers la facturation électronique, il est important d'analyser d'abord vos processus financiers actuels pour comprendre ce que vous espérez réaliser avec des pratiques électroniques et numériques.
Définissez les objectifs de votre entreprise. Par exemple, envisagez-vous de passer à la facturation électronique pour répondre aux réglementations locales ou souhaitez-vous bénéficier de l'efficacité de la facturation électronique ?
De quoi avez-vous besoin d'un fournisseur de facturation électronique ? Réfléchissez à savoir si vous avez besoin d'un fournisseur capable de s'adapter à vos besoins, ou d'un fournisseur disposant d'une équipe locale prête à vous aider.
Avez-vous besoin de moyens de paiement supplémentaires, Une solution entrante et sortante, ou la capacité d'utiliser des signatures électroniques ? Vous n'avez peut-être pas besoin de toutes ces fonctionnalités maintenant, mais il peut être intéressant de choisir un fournisseur qui peut vous offrir tous ces outils à l'avenir.
Avec quels systèmes et outils votre solution de facturation électronique doit-elle s'intégrer ? Vos processus deviendront beaucoup plus efficaces si votre solution de facturation électronique peut s'intégrer parfaitement à votre ERP ou système comptable.
Considérez la portée du réseau de vos fournisseurs et clients, pour comprendre s'ils peuvent également bénéficier des processus de facturation électronique.
Avez-vous besoin de respecter des exigences légales ? Si c'est le cas, envisagez une solution qui garantira que vos factures électroniques respecteront toujours les réglementations locales et mondiales.
Intégration des partenaires commerciaux
Les partenaires, tels que les fournisseurs et les clients, peuvent également être cruciaux pour tirer pleinement parti des avantages ultimes de la facturation électronique, donc explorez les options d'intégration lors du choix d'une solution.
Exigences légales
Il y a un nombre croissant d'exigences légales en matière de facturation électronique dans le monde entier. De nombreux gouvernements cherchent activement à combler leur écart de TVA. En introduisant la facturation électronique obligatoire, les gouvernements peuvent prouver la validité de chaque facture.
Les différents gouvernements auront des règles différentes et des normes de facturation électronique différentes dans leurs mandats, par exemple, quelles entreprises doivent se conformer, quels formats et modèles de facturation électronique elles doivent utiliser, etc. Pour rester à jour, Banqup a développé un guide de conformité fiscale détaillant les pays qui ont actuellement des mandats de facturation électronique en place.
Comment commencer avec la facturation électronique
Explorez vos options et apprenez-en davantage sur l'automatisation de vos processus de facturation en utilisant les solutions de facturation Banqup disponibles pour les petites, moyennes et grandes entreprises souhaitant digitaliser à la fois leurs processus de facturation entrante et sortante.
Grâce aux services à valeur ajoutée, les entreprises peuvent également bénéficier de fonctionnalités supplémentaires offertes par notre solution de facturation. Des boutons de paiement numériques aux signatures électroniques en passant par une archive sécurisée.