Über die Grundlagen hinaus: Verständnis von XRechnung, ZUGFeRD und den „Dialekten“ der europäischen E-Rechnung

Zusammenfassung

• Obwohl die europäische E-Rechnung auf der Norm EN 16931 basiert, wird sie durch verschiedene lokale und grenzüberschreitende „Dialekte“ bzw. Profile umgesetzt.

• Dieser Artikel konzentriert sich auf drei Schlüsselprofile, von denen jedes auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten ist:

• XRechnung, Deutschlands reines XML-Format; ZUGFeRD/Factur-X, ein „smartes Hybrid“-Format (PDF mit eingebettetem XML), das hauptsächlich in Deutschland und Frankreich verwendet wird; und Peppol BIS Billing 3.0. Letzteres ist ein einheitliches, universelles Profil, das für den grenzüberschreitenden Handel konzipiert ist und als Standardvorgabe im paneuropäischen Peppol-Netzwerk dient.

• Alle Formate basieren auf einer von zwei grundlegenden technischen Syntaxen: UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII.

• Das geeignete E-Rechnungsformat für ein Unternehmen hängt von seinen Marktanforderungen, seinem geografischen Standort und seiner Kundenbasis (B2G oder B2B) ab.

In einem unserer vorherigen Beiträge haben wir die EN 16931 e-Rechnungsstandard - die „gemeinsame Sprache“ des digitalen Geschäfts in Europa. Aber so wie Menschen in verschiedenen Ländern unterschiedliche Dialekte derselben Sprache sprechen, verwenden Unternehmen in ganz Europa unterschiedliche „Profile“ der E-Rechnungsstellung, um ihre Arbeit zu erledigen.

Ganz gleich, ob Sie die B2B-Vorgaben in Deutschland einhalten, Waren nach Frankreich versenden oder sich über Peppol mit öffentlichen Behörden verbinden – das Verständnis dieser spezifischen Formate ist der Schlüssel zu einer reibungslosen digitalen Lieferkette.

Ein Standard, viele Dialekte

Wenn EN 16931 ist das Wörterbuch, das die Regeln und Geschäftstermine für jede/n definiert E-Rechnung, dann Formate wie XRechnung, ZUGFeRD, undPeppol BIS sind die spezifischen Arten, wie diese Wörter organisiert und übermittelt werden.

XRechnung: Die „offizielle“ deutsche reine XML

XRechnung ist Deutschlands nationaler Profils der europäischen Norm. Es ist ein „reines XML“-Format, was bedeutet, dass es besteht vollständig aus strukturiertem Code für Maschinen gedacht, nicht ein visuelles Dokument für Menschen.

• Am besten geeignet für: Unternehmen, die mit dem deutschen öffentlichen Sektor zusammenarbeiten (Business-to-Government- oder B2G-Transaktionen). XRechnung ist für fast alle Rechnungen an den Bund, die Länder und die Kommunen verpflichtend.

• Die Erfahrung: Hochgeschwindigkeitsautomatisierung. Da sie strengen Validierungsregeln folgt, ist sie für den direkten System-zu-System-Austausch zwischen großen Organisationen und Regierungsportalen wie ZRE oder OZG-RE optimiert.

• Geografie: Hauptsächlich Deutschland.

ZUGFeRD / Factur-X: Der „smarte“ Hybrid

ZUGFeRD (Deutschland) und Factur-X (Frankreich) sind technisch gesehen eineiige Zwillinge. Sie verwende einen hybriden Ansatz: Sie erhalten eine vertraute PDF-Datei, die Sie lesen und drucken können, aber „innerhalb“ dieser PDF befindet sich eine eingebettete XML-Datei, die ein Computer sofort lesen kann.

ZUGFeRD- / Factur-X-Profile: Ein Spektrum an Datendetails

Um Unternehmen mit unterschiedlichen technischen Möglichkeiten und Automatisierungsbedürfnissen gerecht zu werden, bieten die ZUGFeRD/Factur-X-Standards eine Staffelung von Profilen an. Diese Profile bestimmen die Tiefe der im PDF eingebetteten strukturierten Daten und ermöglichen es Unternehmen, ihre Automatisierung im Laufe der Zeit zu skalieren:

• MINIMUM: Enthält nur grundlegende Kopf- und Fußzeilendetails. Hinweis: Dies entspricht nicht vollständig der EN-16931-Norm und wird in Ländern wie Deutschland möglicherweise rechtlich nicht als gültige Mehrwertsteuerrechnung anerkannt.

• BASIC WL (Basic ohne Positionen): Fügt umfassendere Kopf-/Fußzeilendaten hinzu, schließt jedoch Positionen aus. Wie das Mindestprofil ist es nicht EN 16931-konform und kann in bestimmten Rechtsordnungen rechtlich unzureichend sein.

• GRUNDLEGEND: Erfasst grundlegende Daten, einschließlich spezifischer Positionseinzelheiten. Obwohl es für die interne Verarbeitung nützlich ist, bleibt es eher eine Teilmenge der europäischen Norm als eine vollständige Implementierung.

• EN 16931 (ehemals „Comfort“): Der wesentliches Profil für die meisten Unternehmen. Es implementiert das semantische Modell EN 16931 vollständig und ist die Standardanforderung für die automatisierte Verarbeitung und die öffentliche Auftragsvergabe in ganz Europa.

• ERWEITERT: Entwickelt für komplexe Geschäftslogik, baut dieses Profil auf der EN 16931 Grundlage, um zusätzliche Daten wie mehrere Liefertermine oder spezielle Zahlungsbedingungen einzubeziehen.

Diese progressiven Profile stellen sicher, dass Unternehmen jeder Größe das geeignete Format auswählen können, um ihren Übergang zu erleichtern, während gleichzeitig ein klarer Weg zur vollständigen europäischen Konformität bereitgestellt wird.

• Am besten geeignet für: KMU und Unternehmen in einem gemischtes B2G/B2B (Business-to-Business-)Umgebung. Es ermöglicht Ihnen den Umstieg auf E-Rechnungen, ohne Ihre derzeitige Gewohnheit des E-Mail-Versands oder der Anzeige von PDFs zu ändern.

• Die Erfahrung: „PDF wie gewohnt, aber heimlich intelligent.“ Sie können die Rechnung manuell anzeigen, während Ihre Buchhaltungssoftware die Daten automatisch aus dem Hintergrund extrahiert.

• Geografie: Dominant in Deutschland und Frankreich und befürwortet für den grenzüberschreitenden Handel zwischen diesen beiden Ländern und Schweiz.

Peppol BIS Billing 3.0: Der paneuropäische Konnektor

Peppol BIS ist ein weiteres Profil der EN 16931, das für das internationale Peppol-Netzwerk entwickelt wurde. Während XRechnung auf Deutschland zugeschnitten ist, BIS 3.0 ist so konzipiert, dass es in fast jedem europäischen Land akzeptabel ist.

• Am besten geeignet für: Grenzüberschreitenden Handel und Unternehmen, die in Ländern wie Belgien, die Niederlande, oder der Nordics, wo Peppol der Standardstandard sowohl für B2B als auch für B2G ist.

• Die Erfahrung: Ein einziges „universelles“ Profil. Anstatt dutzende lokale Formate zu verwalten, verwenden Sie BIS 3.0, um öffentliche und private Käufer über mehrere Grenzen hinweg über das sichere Peppol-Transportnetzwerk zu erreichen.

Jenseits von Profilen: Weitere wichtige europäische und globale Formate

Während EN 16931 Profile sind der primäre Schwerpunkt für paneuropäische B2G- und aufkommende B2B-Compliance, es ist hilfreich, XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X im weiteren Kontext anderer bedeutender nationaler und globaler E-Invoicing-Standards.

Nationaler Kontext

Einige der ausgereiftesten E-Rechnungssysteme Europas verwenden unterschiedliche Formate für ihre Mandate:

• FatturaPA (Italien): Italien verwendet sein eigenes FatturaPA-XML-Format über den staatlichen Hub SdI für alle B2G, B2B, und B2C (business-to-consumer)-Transaktionen. Obwohl es stark automatisiert ist, stammt sein ursprüngliches Design aus der Zeit vor der europäischen Norm und ist damit ein wichtiges Beispiel für eine länderspezifische XML Schema mit einer ähnlichen Rolle wie XRechnung, aber mit einer anderen technischen Grundlage.

• FacturaE (Spanien): Seine bisherige fortgesetzte Verwendung zeigt, dass sich nicht alle Länder vollständig auf EN 16931 Syntaxen für ihre veralteten öffentlichen Beschaffungsstrukturen, was die Flickenteppich-artigen Standards hervorhebt, durch die sich Unternehmen navigieren müssen, selbst wenn zukünftige B2B-Mandate könnte die Landschaft der spanischen E-Rechnungsstellung verändern.

• Nordische Formate (EHF, Svefaktura, Finvoice): Historisch gesehen Länder wie Norwegen, Schweden, und Finnland verwendeten ihre eigenen Formate. Obwohl diese oft UBL-basiert sind, verläuft ihre schrittweise Migration hin zu Peppol BIS Abrechnung 3.0 für neuen Verkehr ist ein klares Beispiel dafür, warum Peppol BIS als der Standardweg für pan-europäisches Wachstum positioniert ist.

Globale / branchenübergreifende Standards

• UN/EDIFACT / EDI: Klassische Electronic Data Interchange (EDI)-Formate, wie UN/EDIFACT, werden weltweit weiterhin häufig in Lieferketten mit hohem Volumen (z. B. im Einzelhandel und in der Automobilindustrie) verwendet. Diese basieren nicht auf EN-16931, sondern sind der ursprüngliche branchenübergreifende Standard und dienen als historischer Bezugspunkt, auf dem moderne XML E-Rechnungen (UBL, CII, etc.) wurden eingeführt, um erfolgreich zu sein.

Der technische „Motor“: UBL und UN/CEFACT CII

Unter der Haube dieser Formate befinden sich zwei wesentliche technische Syntaxen (Codierstil): UBL 2.1 und UN/CEFACT CII.

Softwareanbieter und große Unternehmen entscheiden sich häufig für „reines“ UBL oder CII, wenn sie nicht gezwungen sind, ein bestimmtes nationales Profil zu verwenden, da es sich dabei um generische, globale Syntaxen handelt, die von nahezu allen modernen ERP-Systemen unterstützt werden.

Welchen Dialekt solltest du sprechen?

Die Wahl des richtigen Formats hängt davon ab, wo Sie Geschäfte machen und wer Ihre Kunden sind:

• Stellen Sie einer deutschen Behörde eine Rechnung? Verwenden Sie XRechnung.

• Führen Sie ein KMU in Frankreich oder Deutschland? Factur-X / ZUGFeRD ist wahrscheinlich Ihr bester Freund für einen reibungslosen digitalen Wandel.

• Skalierung in ganz Europa (z. B. Belgien oder die Niederlande)? Peppol BIS 3.0 ist der Standardweg für Wachstum.

Trotz ihrer Unterschiede bleiben all diese Formate im Einklang mit EN 16931. Dies stellt sicher, dass Ihre Rechnungen unabhängig vom verwendeten „Dialekt“ interoperabel, rechtskonform und bereit für die Zukunft der digitalen Finanzwelt bleiben.

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