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A partir de julio de 2025, las facturas electrónicas B2B en Estonia serán obligatorias a petición, y en 2027 lo serán para todas las empresas. ¿Cómo afectará esto a las empresas lituanas y qué medidas deberían tomar?
Estonia se prepara para cambios importantes: a partir del 1 de julio de 2025, todas las facturas entre empresas (B2B) de compañías estonias deberán ser electrónicas (conformes con la norma EN16631) si el destinatario así lo solicita. Además, el Gobierno está trabajando en una nueva legislación que exigiría que, a partir de 2027, el envío y la recepción de facturas electrónicas sean obligatorios para todos los contribuyentes de IVA.
B2B facturación electrónica en Estonia. ¿Qué va a cambiar?
Las facturas electrónicas entre empresas y administración (B2G) son obligatorias en Estonia desde el 1 de julio de 2019. Sin embargo, el nuevo requisito a partir del 1 de julio de 2025 también incluirá las facturas B2B. Esto significa que las empresas estonias podrán exigir a sus socios que les envíen únicamente facturas electrónicas conformes con la norma EN16931, la norma europea de la factura electrónica. El Gobierno ha anunciado un plan según el cual, para 2027, todas las empresas estarán obligadas a intercambiar únicamente facturas electrónicas. El borrador establece una obligación plena de factura electrónica para los segmentos B2B y B2G de los contribuyentes.
Estos cambios aportarán beneficios a las empresas:
La transmisión estandarizada de documentos reducirá la carga administrativa.
Las facturas electrónicas se procesarán automáticamente, evitando errores derivados de la introducción manual de datos.
Mejorará el control financiero y la administración tributaria.
Nuevos requisitos de factura electrónica en países vecinos
Estonia no es el único país donde las empresas se enfrentarán a nuevos requisitos de factura electrónica. También se están produciendo cambios importantes en los países vecinos:
Letonia. Desde enero de este año, todas las transacciones con instituciones públicas letonas deben realizarse mediante facturas electrónicas (conformes con la norma EN16931) presentadas a través del sistema «e-adrese». Para 2026, todas las empresas letonas estarán obligadas a intercambiar facturas electrónicas al proporcionar bienes y servicios a otras empresas.
Polonia. A partir de 2026, Polonia introducirá gradualmente la facturación electrónica obligatoria tanto para transacciones B2G como B2B, en función de los ingresos de la empresa y los importes de las facturas.
Además, la directiva ViDA (IVA en la era digital) de la Comisión Europea tiene como objetivo trasladar a toda la UE a soluciones digitales como la factura electrónica B2B para una recaudación de IVA más eficiente. La directiva establece una implementación gradual para que las empresas intercambien facturas electrónicas en transacciones transfronterizas dentro de la UE, lo que también impulsaría la facturación electrónica a nivel nacional.
¿Cómo afectará esto a las empresas lituanas?
Las empresas lituanas no estarán obligadas a enviar facturas electrónicas B2B a empresas estonias. Sin embargo, si un socio lo solicita, deberán adaptarse a estas exigencias. Esto puede requerir actualizar los sistemas contables y adoptar soluciones que faciliten la facturación electrónica. Por ello, se recomienda a las empresas que operan con socios extranjeros que preparen soluciones con antelación para garantizar un intercambio fluido de facturas electrónicas. Al observar los cambios en los países vecinos, las empresas lituanas podrían enfrentarse a:
Requisitos de los socios. Las empresas que trabajan con socios en Letonia u otros países podrían recibir solicitudes de factura electrónica. Estos mercados ya habrán implementado procesos más eficientes, lo que hará que las facturas en PDF resulten indeseables. Como resultado, las empresas podrían necesitar actualizar sus sistemas contables para cumplir con las exigencias de sus clientes. Se observan tendencias similares en los mercados escandinavos.
Cambios normativos. El Gobierno lituano podría plantearse iniciativas para fomentar u obligar el uso de facturas electrónicas, inspirándose en las experiencias exitosas de los países vecinos. Esto tendría como objetivo una mayor transparencia y una recaudación de IVA más eficiente. Además, la directiva ViDA de la UE prevé la integración gradual de las facturas electrónicas en las transacciones transfronterizas, lo que hará de su uso una parte inevitable de la actividad empresarial.
¿Cómo prepararse para los cambios en la facturación electrónica?
Para mantenerse competitivas y cumplir con las expectativas de sus socios, las empresas lituanas deberían invertir en soluciones digitales. Esto garantizará una transición fluida hacia los requisitos de facturación electrónica y reducirá la carga administrativa. Con las herramientas adecuadas, las empresas pueden garantizar un cambio sin contratiempos hacia la facturación electrónica:
Para pequeñas y medianas empresas, la Banqup plataforma de facturación permite enviar facturas electrónicas a través de Peppol (red europea de factura electrónica), SABIS (sistema lituano de facturación electrónica B2G), «e-adrese» (sistema letón de facturación electrónica B2G) y la red de intercambio de facturas de Estonia. En el futuro, Banqup admitirá el sistema local polaco KsEF cuando Peppol no sea aplicable. La plataforma también genera facturas electrónicas conformes con el estándar europeo (XML/UBL), que pueden enviarse fácilmente por correo electrónico.
Para grandes empresas que buscan automatizar el envío y la recepción de facturas, existen soluciones tecnológicas más avanzadas:
Euroconnector. Una herramienta de intercambio de datos basada en API, impulsada por el Ministerio de Economía e Innovación de Lituania, diseñada para el envío de facturas a través de la red Peppol. Al integrar los sistemas contables con Euroconnector, las empresas no solo pueden enviar facturas electrónicas, hacer seguimiento de su estado e intercambiar mensajes, sino también recibir facturas electrónicas de sus socios comerciales de forma automática.
Banqup ofrece soluciones de facturación integradas tanto para Peppol como para plataformas locales de factura electrónica, garantizando la correcta creación de la factura electrónica y su transformación en archivos de datos conformes con el estándar europeo.
Los nuevos requisitos obligatorios de factura electrónica B2G y B2B introducidos en Estonia y otros países no solo suponen un paso importante para los mercados locales, sino que también tienen un impacto directo en las empresas lituanas. Si su empresa trabaja con socios extranjeros en mercados donde la facturación electrónica se está volviendo obligatoria, este es el mejor momento para prepararse para estos cambios. Esto no solo le ayudará a cumplir con la normativa, sino también a optimizar los procesos empresariales, ahorrando tiempo y costes.