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A partir del 1 de enero de 2025, Letonia ha introducido un nuevo requisito: todas las facturas enviadas a instituciones gubernamentales letonas deben ser electrónicas. Esto significa que todas las transacciones entre empresas y administraciones públicas (B2G) en Letonia se han digitalizado por completo. En consecuencia, toda empresa que trabaje con instituciones públicas letonas debe empezar a usar facturas electrónicas.
¿Qué está cambiando en Letonia?
El gobierno letón ya ha implementado el estándar de facturación electrónica B2G. A partir de ahora, todas las transacciones con instituciones públicas deben utilizar únicamente facturas electrónicas. Se trata de un paso importante hacia una mayor transparencia y eficiencia en el sector público, además de garantizar un procesamiento de facturas más rápido y seguro.
Sin embargo, los cambios no terminan ahí. Letonia ya está planeando ampliar este requisito al sector empresa a empresa (B2B). A partir de 2026, todas las empresas letonas estarán obligadas a utilizar facturas electrónicas al proporcionar bienes o servicios a otras empresas. Esto significa que las empresas que operan en Letonia deben prepararse para una transición a la facturación digital, no solo en el sector público, sino también en el sector privado.
Cambios similares en países vecinos
Además de los cambios en Letonia, se están introduciendo facturas electrónicas B2B obligatorias en otros países vecinos:
Estonia. Aunque las facturas electrónicas B2G se llevan usando desde hace años, a partir de julio de 2025 las transacciones B2B también requerirán facturas electrónicas (XML) si así lo solicita al menos una de las partes implicadas. Para 2027, las empresas estarán obligadas a utilizar exclusivamente facturas electrónicas.
Polonia. Implementación gradual de la factura electrónica obligatoria tanto para B2G como para B2B a partir de 2026, según la facturación de la empresa y los importes de las facturas.
La UE también pretende modernizar la gestión del IVA con la directiva «ViDA» (IVA en la era digital). Esta promueve el uso de facturas electrónicas B2B en las transacciones comerciales entre países de la UE. Las empresas lituanas con socios extranjeros deben prepararse para trabajar con facturas electrónicas.
¿Cómo afectará esto a las empresas lituanas?
Las empresas lituanas no estarán obligadas a enviar facturas electrónicas B2B a empresas letonas. Sin embargo, si los socios extranjeros lo exigen, deberán adaptarse a las expectativas de sus socios. Al comerciar con socios extranjeros, es aconsejable prepararse con antelación adoptando soluciones que permitan un envío de facturas electrónicas sin complicaciones. Observando los cambios en los países vecinos, las empresas lituanas podrían enfrentarse a:
Requisitos de los socios. Es posible que las empresas que trabajan con socios en Letonia u otros países deban proporcionar facturas electrónicas. Estos mercados ya habrán desarrollado procesos más eficientes, y es posible que las facturas en PDF ya no se acepten. Como resultado, las empresas necesitarán actualizar sus sistemas de contabilidad para cumplir con los requisitos de sus clientes. Se observan tendencias similares en los mercados escandinavos.
Cambios normativos. Las autoridades lituanas, inspiradas por la experiencia exitosa de los países vecinos, podrían considerar iniciativas para fomentar u obligar la facturación electrónica con el fin de aumentar la transparencia y mejorar la eficiencia en la recaudación del IVA. Además, la directiva «ViDA» de la UE prevé la integración gradual de las facturas electrónicas en las transacciones transfronterizas, convirtiendo su uso en una parte esencial de las operaciones empresariales.
¿Cómo pueden prepararse las empresas lituanas?
Las empresas lituanas que trabajan con Letonia u otros países donde la facturación electrónica será obligatoria deberían invertir en soluciones digitales que garanticen una facturación eficiente y conforme a la normativa. Esto no solo simplificará los procesos empresariales, sino que también ayudará a las empresas a cumplir con la normativa local y evitar posibles sanciones. Con las herramientas adecuadas, las empresas pueden garantizar una transición fluida a la facturación electrónica:
Para pequeñas y medianas empresas, la plataforma de facturación Banqup permite enviar facturas electrónicas a Peppol (una red europea de facturación electrónica), SABIS (el sistema de facturación electrónica B2G de Lituania), «e-adrese» (el sistema de facturación electrónica B2G de Letonia) y la red de intercambio de facturas de Estonia. En el futuro, Banqup también se integrará con el sistema local KsEF de Polonia cuando las facturas no puedan enviarse a través de Peppol. Además, esta plataforma genera facturas electrónicas conformes al estándar europeo (XML/UBL) que pueden enviarse fácilmente por correo electrónico.
Para grandes empresas que buscan automatizar sus procesos de facturación, existen soluciones tecnológicas más avanzadas:
Euroconnector. Una herramienta de intercambio de datos iniciada por el Ministerio de Economía e Innovación de Lituania, gestionada a través de API, para el envío de facturas a través de la red Peppol. Al vincular un sistema de contabilidad con Euroconnector, las empresas obtienen funcionalidades como el envío de facturas electrónicas, el seguimiento del estado de las entregas, el intercambio de mensajes y la recepción automática de facturas electrónicas de sus socios comerciales.
Banqup ofrece soluciones de facturación integradas no solo para la red Peppol, sino también para plataformas locales de facturación electrónica, y ayuda a garantizar la correcta creación de facturas electrónicas y su transformación en archivos de datos conformes al estándar europeo.
Los requisitos de Letonia para la facturación electrónica B2G y B2B obligatoria no solo suponen un paso importante para el mercado local, sino que también afectan directamente a las empresas lituanas. Si su empresa trabaja con socios extranjeros en países que planean implantar la facturación electrónica obligatoria, ahora es el momento ideal para prepararse para estos cambios. Hacerlo le ayudará a cumplir con los requisitos legales, optimizando al mismo tiempo los procesos empresariales, ahorrando tiempo y reduciendo costes.