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Desde la introducción de la obligación general de facturación electrónica el 1 de enero de 2026, la confusión reina en las mesas de desayuno de muchos empresarios. Al fin y al cabo, llevan años enviando sus facturas por correo electrónico en formato PDF. ¿No era eso «electrónico»?
Por desgracia, la respuesta es: no. Al menos, no según la definición utilizada por la administración tributaria y la red Peppol. Ahora que la legislación está en vigor, es fundamental entender la diferencia entre una «factura digital» (PDF) y una «factura electrónica estructurada» (XML).
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En este blog explicamos por qué el PDF ha perdido su estatus oficial en el tráfico B2B y cómo tratar esos archivos ilegibles que ahora entran en su sistema contable.
La diferencia fundamental: imagen frente a datos
El origen de la confusión está en la definición.
Un PDF es en realidad poco más que una foto digital de una hoja de papel. Las personas pueden leerlo, pero los ordenadores no. Un programa de contabilidad ve una imagen, no cifras.
Una factura electrónica (XML/UBL) es un archivo lleno de lenguaje informático estructurado (código). Contiene etiquetas como <InvoiceLine> y <TaxTotal>. Esto es ilegible para usted, pero su software y el de su cliente pueden importar y procesar este archivo automáticamente sin errores de transcripción.
¿Puedo seguir facturando por correo electrónico?
Para las transacciones sujetas a la nueva obligación B2B: no. Enviar PDF por correo electrónico (incluso con un código QR) ya no es suficiente. El correo electrónico no está estructurado y no es seguro. La legislación exige ahora que los datos se envíen de forma estructurada (como XML) a través de una red segura como Peppol.
Bélgica sigue un enfoque de doble vía:
El estándar (Peppol): el Gobierno promueve la red Peppol como estándar. Es segura, automatizada y compatible con la mayoría de los paquetes de software.
Acuerdo mutuo: la ley permite alternativas. Si ambas partes (proveedor y cliente) están de acuerdo, los archivos estructurados (como XML) pueden intercambiarse por otro método, siempre que cumplan las normas semánticas europeas.
En resumen, enviar un PDF por correo electrónico ya no es válido como factura principal. Aunque enviar un UBL «inteligente» está legalmente permitido, siempre que el cliente esté de acuerdo y se cumpla la norma EN16931, la práctica demuestra que Peppol es la solución más sencilla para la mayoría de las empresas.
Nuevas normas para su archivo
Ahora que recibe archivos XML en lugar de PDF, todo el mundo se pregunta: «¿Qué debo conservar?»
El XML es el original
Antes, la factura en papel o el PDF eran la prueba. A partir de ahora, el archivo XML es la única fuente legalmente válida para la administración tributaria.
¿Puedo seguir imprimiendo mis facturas?
Por supuesto, puede imprimir una factura electrónica o convertirla en un PDF legible para uso interno (o para mostrarla a su responsable). Pero atención: esta versión impresa no es la prueba legal. La administración tributaria solo tiene en cuenta el XML digital.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas electrónicas?
Las normas de conservación no cambian, ya sea en papel o en formato digital.
Facturas B2B: 10 años.
Facturas B2G (administración pública): 7 años. Debe garantizar que los archivos sigan siendo auténticos, íntegros y legibles durante todo este periodo.
Principales ventajas de la facturación electrónica frente a la facturación tradicional
Puede parecer mucho trabajo, pero ahora que todos se han visto obligados a adaptarse, las ventajas empiezan a ser visibles. No se trata solo de «cumplir» con el legislador:
El dinero llega antes a su cuenta: la facturación electrónica reduce el llamado «Days Sales Outstanding» (DSO). Como la factura aparece directamente en el paquete de software del cliente, se aprueba y se paga más rápido.
Menos errores: al no tener que volver a introducir los datos, se eliminan los errores en números de cuenta bancaria o importes.
Menos administración: el proceso de envío, recepción y contabilización se realiza en gran parte de forma automática.
Consejo profesional: cuidado con las notas de crédito
Ahora que todo está automatizado, la terminología importa. Un error común en los paquetes contables es el uso de «facturas negativas». En la red Peppol (y según las normas de IVA belgas), una «factura negativa» prácticamente no existe. Si necesita corregir algo, debe crear una nota de crédito (UBL CreditNote). Se trata de un tipo de documento específico que hace referencia a la factura original.
Banqup hace legible el código
No hace falta ser programador para trabajar con archivos XML. Una herramienta como Banqup funciona como un traductor:
Usted crea la factura como siempre (visualmente).
Banqup la convierte en segundo plano en el código XML obligatorio.
Se la enviamos a su cliente a través de Peppol.
Su cliente recibe los datos directamente en su sistema contable y recibe un PDF legible como archivo adjunto para el ojo humano.
De este modo, usted cumple la ley sin tener que adentrarse en el código.