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La contratación electrónica (más conocida como e-procurement o procure-to-pay) consiste en el uso de internet o de un sistema en red para adquirir los servicios o bienes que necesita una organización. El e-procurement sustituye los procesos anteriores basados en papel, digitalizando todo el flujo de trabajo de contratación y creando un proceso empresarial mucho más fluido.
A veces conocido como «intercambio de proveedores», el objetivo del e-procurement es conseguir bienes o servicios en el momento adecuado y al precio deseado. El e-procurement surgió en la década de 1980 tras la creación del intercambio electrónico de datos (EDI). El EDI permitió el intercambio electrónico de documentos entre empresas y particulares, eliminando la necesidad de distribución física. En su momento, esto supuso un gran avance y cambios importantes para la contratación.
¿Cómo funciona el e-procurement?
El e-procurement utiliza un sistema cerrado que conecta a los usuarios registrados entre sí para solicitar, pedir e intercambiar bienes o servicios. Las interacciones con los proveedores preferentes suelen adoptar la forma de ofertas, pedidos de compra y facturas. Tradicionalmente, estos procesos eran manuales e implicaban una gran gestión de proveedores y entrada de datos. El e-procurement reduce y automatiza estas tareas.
Una empresa suele recurrir a un proveedor externo de e-procurement/procure-to-pay. Este proveedor externo cuenta con la tecnología, la experiencia y la inversión continua necesarias para crear un proceso de cadena de suministro empresarial eficiente y automatizado.
Los componentes clave de un sistema de e-procurement exitoso incluyen la gestión de la facturación electrónica, los pedidos electrónicos y las compras electrónicas.
Facturación electrónica - El intercambio electrónico de un documento de facturación entre un proveedor y un comprador.
Pedidos electrónicos - Pedidos creados, enviados y recibidos en formato electrónico entre proveedor y comprador.
Compras electrónicas – La automatización del proceso de compra desde la creación de la solicitud (un pedido oficial) hasta el pago.
Una vez que una empresa ha encontrado un proveedor capaz de cubrir la gestión de sus necesidades, es importante asegurarse de que dicho proveedor pueda integrarse en los sistemas empresariales existentes. Con proveedores líderes como Banqup Group, las empresas pueden mantener sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o su software de contabilidad existentes, y beneficiarse de un flujo de trabajo colaborativo totalmente integrado sin necesidad de grandes desarrollos informáticos.
¿Por qué utilizan las empresas el e-procurement?
Para las empresas con visión de futuro, el e-procurement tiene sentido por varias razones:
Automatización/ahorro de costes - Automatizar el proceso de contratación y eliminar las tareas manuales ahorra tiempo y agiliza el ciclo de pago.
Flujos de trabajo mejorados - Los interesados y empleados pueden trabajar de forma eficiente gracias a la tecnología. Esto les permite supervisar la actividad de compras, lo que optimiza el rendimiento de la contratación y aumenta la productividad.
Visibilidad/informes – Los usuarios pueden ver el estado de las transacciones en tiempo real y generar informes personalizables.
Recursos liberados - Las tareas manuales quedan en el pasado, lo que permite a los empleados centrarse en actividades de mayor valor.
Cómo empezar su recorrido hacia el e-procurement
La solución procure-to-pay de Banqup Group ayuda a las empresas a crear un proceso procure-to-pay coherente y automatizado, independientemente del canal, el protocolo o la tecnología de los proveedores implicados.
Las empresas pueden comunicarse con otros participantes a través de una única conexión técnica, sin necesidad de modificar su infraestructura informática. Más de un millón de empresas ya intercambian sus documentos y datos a través de nuestra red.
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