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La automatización de cuentas por pagar puede reducir las tareas manuales y optimizar los procesos, pero ¿cómo funciona? Descubra el significado y el flujo de trabajo de la automatización de AP.
Entender las cuentas por pagar: una guía sencilla
Antes de hablar de las ventajas de la automatización de cuentas por pagar, empecemos por ver qué significa «cuentas por pagar».
Las cuentas por pagar (más conocidas como AP, y también como Procure-to-Pay) son el dinero que una empresa debe a sus proveedores por los productos o servicios recibidos. Se trata, esencialmente, de una deuda a corto plazo, ya que es probable que la compra se haya realizado a crédito.
Como todas las transacciones comerciales, las cuentas por pagar generan una cantidad considerable de documentación, como facturas, órdenes de compra, albaranes de recepción de mercancías y, en los países donde se exigen, facturas proforma. Por ello, las cuentas por pagar también dan nombre al departamento que gestiona todos estos documentos.
Por qué tiene sentido automatizar las cuentas por pagar
Procesar manualmente la documentación de AP no solo puede llevar mucho tiempo, sino que también puede resultar costoso, con un coste de entre 3 € y 15 € por factura. Para reducir este coste global, las empresas deben automatizar y reducir costes en cada etapa.
Considere el impacto de pasar de las facturas en papel tradicionales a la eficiencia de la facturación electrónica (facturación electrónica)—un cambio que puede suponer una reducción de costes de hasta el 30 %. Además, la automatización fluida de la conciliación entre órdenes de compra (OC) y facturas puede generar ahorros notables de hasta el 80 %. Ante oportunidades tan atractivas de eficiencia de costes, la necesidad de contar con una solución de automatización de AP totalmente integrada resulta evidente.
La automatización también puede reducir los errores humanos. Los datos ya no se introducen incorrectamente y las duplicaciones dejan de existir, ya que las herramientas de automatización de AP señalan las discrepancias en el sistema.
Solucionar estos problemas genera más trabajo y retrasa los pagos a los proveedores, lo que a su vez puede afectar al flujo de caja de AP y repercutir negativamente en el coste por factura. Automatizar AP puede evitar este problema desde el principio, a la vez que genera ahorros y mejora la gestión del flujo de caja.
Cómo funciona la automatización de AP
Básicamente, la automatización de AP optimiza el procesamiento de las facturas de su empresa. Al guiar las facturas a través de un flujo de trabajo digital, los proveedores ya no sufren retrasos en los pagos, sino que reciben pagos puntuales y precisos.
Todo esto se puede dividir en tres etapas:
1. Recepción de la factura
Las facturas pueden recibirse de forma electrónica (un proceso conocido como facturación electrónica) o en papel. La facturación electrónica puede realizarse mediante una conexión de empresa a empresa (B2B) o de intercambio electrónico de datos (EDI). También pueden enviarse en formato PDF o a través de un portal de proveedores.
Cuando se reciben facturas en papel, estas deben escanearse manualmente o procesarse mediante software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El software OCR convierte la información en datos estructurados en un formato electrónico adecuado.
2. Conciliación y flujo de trabajo
Una vez capturados o recibidos electrónicamente los datos de una factura, deben conciliarse con la orden de compra y el albarán de recepción correspondientes, algo que el software de automatización de AP hace de forma automática. Una vez conciliadas, las facturas se aprueban y se envían al sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o de contabilidad de la empresa para su pago.
3. Auditoría y archivo
Muchos países exigen a las empresas archivar las facturas durante varios años tras su procesamiento (por ejemplo, hasta 7 en el Reino Unido), algo que la automatización de AP puede hacer de forma segura y fiable. Además, a diferencia del procesamiento manual de facturas, la automatización también genera un registro de auditoría digital completo de toda la documentación.
Ventajas para cualquier empresa
Adecuada para empresas de cualquier tamaño, la principal ventaja de la automatización es su capacidad para optimizar todo el proceso de AP, eliminando al mismo tiempo el riesgo de error humano y reduciendo el coste por factura.
Además, la posibilidad de generar informes detallados puede aportar información valiosa y ayudar a las empresas a identificar tendencias. Asimismo, poder procesar y pagar facturas con rapidez puede mejorar las relaciones con los proveedores.
Al mismo tiempo, pasar a la automatización de AP puede beneficiar a los empleados al reducir el tiempo que dedican a tareas monótonas y repetitivas, dejándolos libres para centrarse en trabajos que aportan más valor y generan mayor impacto dentro de su organización.
¿Quiere saber más?
Teniendo todo esto en cuenta, resulta evidente que automatizar AP con una solución como la facturación electrónica de Banqup Group puede resultar muy beneficioso para las empresas.
Una solución innovadora de facturación entrante garantiza que los documentos o datos entrantes de la cadena de suministro puedan recibirse y procesarse fácilmente de forma automática, lo que se traduce en ahorro de tiempo y costes, y mejora la moral del personal y las relaciones con los proveedores.