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La facturation électronique est l'échange électronique d'un document de facturation entre un fournisseur et un acheteur. Lorsqu'elle est envoyée et reçue dans un format électronique structuré, la facture peut être traitée automatiquement sans nécessiter de paperasse traditionnelle.
La popularité de la facturation électronique est en augmentation à travers le monde. Selon le Rapport Billentis de la facturation électronique 2019-2025, le marché mondial de la facturation électronique et de l'habilitation en 2019 était estimé à environ 4,5 milliards d'euros (4,9 milliards de dollars américains). Les projections suggèrent que ce marché devrait croître de manière significative et atteindre environ 18 milliards d'euros (20,5 milliards de dollars américains) d'ici l'année 2025. Le volume des factures et des reçus électroniques au niveau mondial devrait quadrupler d'ici 2035.
Les entreprises de toutes tailles passent à la facturation électronique en raison des nombreux avantages qu'elle offre. Jetons un coup d'œil à quelques-uns.
Avantages
Efficacité accrue et paiement plus rapide
Comme les factures électroniques sont transmises et reçues dans un format de données structuré, leur traitement peut être automatisé. Cela signifie aucune saisie manuelle de données de la part des équipes comptables, ce qui permet d'optimiser le fonds de roulement et de permettre aux membres de l'équipe de consacrer plus de temps aux tâches stratégiques et financières.
De plus, le traitement automatique réduit le temps de distribution, ce qui peut entraîner des paiements plus rapides. Les factures électroniques arrivent en quelques secondes et le traitement automatique est instantané, ce qui accélère globalement le temps de conversion des factures en espèces.
Les principaux fournisseurs de facturation électronique incluent des liens de paiement numériques ou codes QR de paiement de facture pour aider les entreprises à payer plus rapidement. Le lien et le code QR dirigent les clients vers une page de paiement sécurisée où le client choisit le mode de paiement - tel que PSD2 (banque ouverte), carte de crédit ou même des méthodes de paiement locales.
Des données plus significatives
Les données structurées d'une facture électronique permettent aux entreprises d'utiliser des outils d'analyse de données pour obtenir des informations bénéfiques à leur activité. Grâce à ces données structurées, les tendances peuvent être analysées et les motifs identifiés, ce qui peut conduire à des décisions basées sur les données pour améliorer la performance financière d'une entreprise.
Sécurité
Les factures électroniques sont cryptées et peuvent être envoyées via des canaux de distribution tels que Peppol ajoutent une couche supplémentaire de sécurité qui aide à éliminer le risque d'interception ou de fraude.
L'archivage des factures électroniques contribue également au processus de sécurité. Les jours des classeurs, des factures enregistrées sur les serveurs de l'entreprise ou même sur des ordinateurs de bureau non sécurisés sont révolus. Les entreprises ont l'esprit plus tranquille avec la sécurité supplémentaire offerte par la facturation électronique.
Les principaux fournisseurs de facturation électronique fournissent également un archivage automatique et sécurisé, souvent pour la période d'archivage légale requise dans chaque pays.
Conformité aux réglementations sur la facturation électronique
Un avantage majeur de la facturation électronique est le respect automatique des réglementations fiscales spécifiques à chaque pays.
Dans le monde entier, de plus en plus d'autorités fiscales imposent la facturation électronique. Certaines réglementations couvrent la facturation d'entreprise à gouvernement (B2G), la facturation d'entreprise à entreprise (B2B) et même la facturation d'entreprise à consommateur (B2C). Il est difficile de rester à jour avec les différentes réglementations, il est donc judicieux de travailler avec un fournisseur de facturation électronique qui peut garantir la conformité de la facturation dans chaque pays. La facturation électronique a un effet positif sur les coûts de conformité fiscale pour les entreprises et réduit souvent la charge administrative liée aux vérifications des autorités fiscales.
Par exemple, Banqup Group répond aux exigences de conformité fiscale dans plus de 60 pays et est régulièrement mis à jour pour répondre aux nouvelles exigences. Cela offre aux entreprises un partenaire fiable qui les aide à rester toujours en conformité.
Affaires et opportunités internationales
L'utilisation d'un fournisseur de facturation électronique facilite encore davantage les affaires internationales. Le logiciel de facturation électronique convertit les documents commerciaux dans n'importe quel format requis par le client.
Cela permet de faciliter les transactions commerciales internationales, car aucun travail supplémentaire n'est nécessaire de la part du fournisseur ou du client.
De plus, les principaux fournisseurs de facturation électronique peuvent se connecter à des réseaux internationaux tels que Peppol. Cela permet aux entreprises d'envoyer des factures transfrontalières de manière simple et sécurisée, les aidant à opérer à l'échelle internationale.
Beiersdorf a basculé vers la facturation électronique à l'échelle internationale avec le soutien du groupe Banqup. Ce changement a permis à Beiersdorf d'atteindre une plus grande efficacité et cohérence dans ses processus de facturation à travers ses opérations mondiales. Découvrez tous les détails et l'ampleur des opérations de Beiersdorf via notre étude de cas.
Étapes suivantes : choisir le bon fournisseur
Maintenant que vous avez été convaincu des avantages fournis par la facturation électronique, quels sont les prochaines étapes ? Choisir le bon prestataire, bien sûr.
Facturation électronique avec Banqup
Banqup Group propose des solutions de facturation électronique pour les entreprises de toutes tailles.
Conforme à la réglementation fiscale dans plus de 60 pays, point d'accès Peppol et membre de GENA, nos solutions sont compatibles avec tous les systèmes ERP/comptables existants et une liste étendue de prestataires de services tiers.