Ce qu'il faut prendre en compte lors du choix d'un fournisseur de facturation électronique
Vous avez donc décidé de passer à la facturation électronique (e-facturation) et il est maintenant temps de choisir un prestataire. Un choix judicieux, et nous sommes là pour vous aider à choisir le bon prestataire de facturation électronique pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Travailler avec un fournisseur de facturation électronique présente des avantages immédiats - économies de temps et d'argent, réduction des erreurs humaines, conformité fiscale et numérisation, pour n'en citer que quelques-uns. Mais, avant de faire défiler plus loin, si vous souhaitez savoir exactement comment fonctionne la facturation électronique, jetez un œil à notre blog.
Ce qu'il faut prendre en compte lors du choix d'un fournisseur
Il est important de comprendre que tous les fournisseurs de facturation électronique sont différents. Certains seront plus avancés dans leurs capacités, offrant un traitement automatisé des factures, un suivi et un paiement, tandis que d'autres peuvent offrir des capacités de facturation plus simples ; ou se concentrer uniquement sur une petite partie du processus de la chaîne d'approvisionnement. Jetez un œil aux capacités et aux domaines d'intérêt suivants pour comprendre ce que vous pourriez avoir besoin de considérer.
Options entrantes et sortantes
Les capacités d'entrée et de sortie d'un fournisseur sont importantes et peuvent être la principale raison de choisir un fournisseur plutôt qu'un autre.
Entrant
En termes de fonctionnalités entrantes ou du processus de la commande à la paye, il est bon de comprendre le niveau d'avancement de l'offre du fournisseur. Par exemple, le niveau d'automatisation fourni par leur solution, est-ce que leur technologie inclut l'extraction de données par l'IA, où le service extrait automatiquement les informations et vérifie leur exactitude ? Ou une entreprise aurait-elle encore besoin de vérifier manuellement chaque facture reçue ? Est-ce que cela peut être adapté à mes processus commerciaux ?
De même, le fournisseur peut-il interpréter n'importe quel format de données entrant et le traduire de manière transparente pour les systèmes existants d'une entreprise, ce qui permet d'économiser du temps et des efforts pour les employés ? C'est l'une des fonctionnalités clés des solutions de facturation de Banqup Group
Sortant
Lorsqu'on considère les éléments sortants ou l'automatisation des processus de commande à encaissement, une entreprise peut-elle créer des factures électroniques dans n'importe quel format et les envoyer via n'importe quel canal ? Ou existe-t-il une limitation pour connecter plus d'un système ERP ? Cela est particulièrement crucial pour les grandes entreprises qui doivent envoyer des factures à des entreprises dans plusieurs pays avec des réglementations différentes.
Il est probable que les fournisseurs aient des niveaux de portée mondiale et d'interopérabilité variables. Certains peuvent proposer des solutions de facturation électronique qui fonctionnent indépendamment du pays ou du format, tandis que d'autres peuvent être limités dans leur envergure mondiale.
Conformité fiscale et réglementations sur la facturation électronique
Le sujet de conformité fiscale est un élément important pour toute entreprise à la recherche d'un fournisseur de facturation électronique.
De plus en plus, les organisations de toutes tailles numérisent leurs factures à mesure que les pays et les autorités fiscales mettent en place des législations et des processus obligatoires. Les autorités font cela pour améliorer la visibilité de la TVA, l'efficacité et lutter contre la fraude. Il est donc logique de choisir un partenaire capable de naviguer dans les complexités mondiales car aucun pays, format ou mandat n'est identique.
Un fournisseur de facturation électronique doit posséder les capacités nécessaires pour se connecter à la fois aux plateformes fiscales locales et aux réseaux internationaux sécurisés tels que Peppol. L'interopérabilité est un argument de vente clé pour tout fournisseur et joue un rôle important pour garantir que vous puissiez vous connecter également aux réseaux locaux et internationaux. L'interopérabilité est la capacité des différents systèmes de facturation électronique à échanger des factures de manière transparente et automatique, peu importe le logiciel ou le système utilisé.
Le Banqup Group est conforme dans plus de 60 pays à travers le monde et peut se connecter à des interfaces internationales telles que Peppol et EESPA. Pour rester à jour en matière de conformité fiscale, nous avons développé un guide de conformité fiscale détaillant les pays qui ont actuellement, ou auront, des mandats de facturation électronique en place.
Intégration et services à valeur ajoutée
Lorsque vous choisissez un fournisseur de facturation électronique, il est pratique de choisir un fournisseur qui peut garantir une perturbation minimale de votre configuration commerciale actuelle. Cela signifie opter pour un fournisseur qui peut s'intégrer dans les logiciels de planification des ressources de l'entreprise (ERP) et de comptabilité existants. Surtout sans nécessiter de travaux informatiques majeurs.
Outre l'avantage de l'intégration transparente, viennent les services à valeur ajoutée que certains fournisseurs proposeront. Ceux-ci peuvent inclure :
Liens de paiement pour les factures - Amener les clients sur une page en ligne simple pour finaliser la transaction sans nécessiter d'infrastructure supplémentaire.
Archive numérique sécurisé - Accès rapide et sécurisé aux anciens fichiers sans occuper d'espace de stockage physique. Cela peut être essentiel pour les lois locales sur les archives qui peuvent exiger que vous stockiez de manière sécurisée vos documents financiers pendant un certain nombre d'années.
Les signatures électroniques - Ajouter une signature électronique présente l'avantage de garantir l'intégrité et l'authenticité de vos factures, ce qui (en plus d'apporter plus de confiance) peut être une exigence légale dans de nombreux pays.
Flux de travail - La capacité de définir des règles et des processus pour rendre l'approbation des factures entrantes beaucoup plus facile.
Sont-ils dignes de confiance ?
Enfin, l'expertise avérée doit être prise en compte lors de votre choix. Le fournisseur est-il déjà approuvé par un nombre significatif d'entreprises et possède-t-il un réseau mondial existant ?
Le groupe Banqup exploite le principal réseau pour la facturation électronique, les paiements électroniques, l'identité électronique et les rapports électroniques. Plus d'un million d'entreprises du monde entier échangent déjà leurs documents grâce à nos solutions mondiales.
Passez à l'étape suivante de votre parcours de facturation électronique.
Bien qu'il y ait beaucoup d'informations à assimiler lors du choix de votre fournisseur de facturation électronique, le parcours peut être simple. Faites un choix éclairé en effectuant vos recherches en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise.
