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Bienvenue dans le monde de la facturation électronique au Luxembourg avec Banqup. L'obligation de facturation électronique B2G s'applique désormais à toutes les entreprises, y compris aux fournisseurs internationaux, et donc explicitement aux fournisseurs basés en Allemagne. Découvrez avec Banqup à quel point il est facile d'envoyer vos factures aux autorités luxembourgeoises et de répondre aux exigences des transactions commerciales B2G.
Depuis le 18 mai 2022, les entreprises (y compris les entreprises allemandes !) sont légalement tenues de passer à la facturation électronique intégrale pour leurs envois vers l'administration publique au Luxembourg et d'émettre des factures structurées (excluant explicitement les simples PDF) répondant aux normes des autorités fiscales. Les factures sont transmises via le réseau Peppol. Cette obligation d'émettre des factures par voie électronique est entrée en vigueur en trois phases, selon la taille de l'entreprise, et s'applique désormais de manière généralisée.
Important dans ce contexte : cette obligation s'applique également aux entreprises non domiciliées au Luxembourg et donc explicitement aussi aux entreprises allemandes ayant accepté une commande correspondante de la part d'une autorité au Luxembourg.
Dates importantes
Les entreprises qui envoient des factures à des entités publiques (entités communales et étatiques) sont désormais toutes tenues de transmettre leurs factures par voie électronique. Le mandat a été déployé en trois phases, selon la taille de l'entreprise. Voici un rappel des périodes de mise en œuvre :
Depuis le 18 mai 2022 pour les grandes entreprises.
Depuis le 18 octobre 2022 pour les moyennes entreprises.
Depuis le 18 mars 2023 pour les petites entreprises et les start-ups.
Ainsi, la mise en œuvre est désormais pleinement effective et concerne tous les émetteurs de factures !
Source : Chambre de Commerce du Luxembourg
La facturation électronique et ses avantages - pourquoi ces mandats ?
Découvrez comment la facturation électronique facilite la vie de toutes les parties concernées :
Simple : Vous n'avez besoin d'aucune connaissance préalable ou formation pour envoyer des factures électroniques. Vous pouvez commencer immédiatement !
Automatique : Vos données de facturation sont capturées et traitées automatiquement. Aucune action manuelle n'est requise.
Rapide : L'envoi des factures clients, l'approbation et le paiement des factures fournisseurs : le flux automatique couvre chaque étape du processus de manière bien plus efficace. L'idée est que les factures puissent ainsi être traitées et payées plus rapidement !
Fiable : Moins d'actions manuelles signifie moins d'erreurs (par exemple, dans le numéro de compte, les communications, etc.). Vous avez l'assurance d'utiliser les bonnes données et que votre facture ne s'égarera pas - surtout si l'on considère qu'un nombre important d'e-mails n'atteignent jamais leur destinataire. Si vous utilisez notre plateforme pour soumettre vos e-factures, vous avez la certitude que votre facture ne sera pas perdue.
Sécurisé : Les factures électroniques ont la même validité juridique que les factures papier. L'échange d'e-factures est même plus sûr, car les fichiers sont cryptés et peuvent être lus par différents systèmes comptables.
Économique et durable : Pas de papier, pas de timbres, pas de transport physique, pas de temps supplémentaire ou d'employés saisissant ou vérifiant manuellement les informations... La facturation électronique est plus rentable et plus durable.
Les gouvernements de toute l'Europe sont en train de rendre la facturation électronique obligatoire - avec notre solution Banqup, vous pouvez déjà répondre à ces futures exigences dès aujourd'hui.
Envoyez facilement vos factures B2G aux autorités publiques luxembourgeoises avec Banqup
Nous comprenons que la transition vers la facturation électronique, en particulier pour les transactions B2G transfrontalières, puisse sembler assez compliquée. En tant que point d'accès Peppol certifié, Banqup peut vous accompagner et simplifier le processus. Ainsi, vous pouvez envoyer sans effort vos factures aux institutions publiques luxembourgeoises via Banqup sur le réseau Peppol.
1. Créez la fiche client pour votre client Peppol :
Commencez par créer une fiche client pour votre client Peppol dans Banqup.
N'oubliez pas de changer le pays par défaut (Allemagne) du destinataire/client pour Luxembourg.
Saisissez l' Identifiant Peppol (numéro de TVA) de votre client dans le champ prévu à cet effet et remplissez tous les autres détails pertinents. Un annuaire PEPPOL permet de trouver les identifiants des entreprises et institutions connectées au réseau si nécessaire : https://directory.peppol.eu (annuaire pour les environnements de production).
Lorsque vous enregistrez la fiche client, Banqup effectue automatiquement une vérification par rapport au réseau Peppol à l'aide du numéro de TVA du client.
Si Banqup constate que votre client est disponible pour recevoir des factures via « OpenPeppol » comme mode de livraison, l'option de remplacer le mode de livraison initialement sélectionné par la livraison Peppol vous sera proposée. Assurez-vous d'accepter ce canal de livraison suggéré pour ce client.
2. Créez ou téléchargez votre facture :
Assurez-vous d'inclure tous les détails requis dans l'en-tête et les lignes de la facture.
Si vous avez utilisé la fonction d'importation de facture, vérifiez les données extraites par notre technologie OCR et complétez-les ou corrigez-les si nécessaire.
Notez que les livraisons Peppol peuvent nécessiter des champs supplémentaires dans l'en-tête de la facture, tels que la référence de l'acheteur. Si nécessaire, contactez votre client pour demander ou confirmer les données requises.
3. Cliquez sur Soumettre - et le tour est joué :
Une fois que vous avez vérifié que tous les détails de la facture sont corrects, cliquez simplement sur « Envoyer » dans Banqup.
Ce processus efficace garantit que vos factures répondent aux exigences nécessaires pour les transactions B2G au Luxembourg. De plus, vous pouvez toujours vérifier si votre client figure dans l'annuaire Peppol. N'oubliez pas qu'au Luxembourg, l'identifiant Peppol correspond généralement au numéro de TVA de l'entreprise.
Avec Banqup, vous pouvez facilement naviguer dans le monde de la facturation électronique internationale et répondre sans effort aux exigences de facturation au Luxembourg.
Comment Banqup fait la différence
Banqup Group, coté à la bourse belge et leader du marché européen des solutions automatisées de gestion documentaire et financière pour les entreprises européennes, s'engage à mettre à profit ses plus de 20 ans d'expérience pour aider les entreprises allemandes dans leur numérisation des processus métier.
Banqup, la solution de facturation électronique de Banqup Group pour les PME, est une solution rapide et facile pour gérer les factures, la facturation et les tâches administratives en un seul endroit. Nos solutions sont conformes fiscalement dans plus de 60 pays et offrent de nombreux avantages. Il est particulièrement notable que Banqup permet aux PME allemandes de créer et d'envoyer des factures aux autorités publiques au Luxembourg par-delà les frontières via le réseau Peppol.
Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons faire la différence pour votre entreprise.