Peppol dévoilé (1/2) : Une introduction à Peppol

Dans un monde en pleine numérisation, la manière dont les entreprises communiquent et font des affaires évolue. Au premier plan de cette évolution se trouve Peppol, un réseau révolutionnaire conçu pour simplifier l'échange électronique de documents.

Peppol est un réseau international sécurisé qui permet aux entreprises d'échanger par voie électronique des données et des documents critiques avec d'autres participants du réseau. Des centaines de milliers d'entreprises publiques et privées y sont déjà enregistrées.

Que signifie Peppol ?

‍Peppol signifie Pan-European Public Procurement Online. À l'origine, il s'agissait d'un projet du « Programme pour la compétitivité et l'innovation » de l'Union européenne, qui s'est déroulé de mai 2008 à août 2012.

‍Peppol est un réseau ouvert dédié à la transmission sécurisée d'une gamme de documents commerciaux numériques, avec un accent particulier sur les factures. Créé grâce au financement de la Commission européenne et de 18 entités gouvernementales entre mai 2008 et août 2012, son objectif principal est de simplifier les achats, les paiements et les interactions entre les secteurs public et privé et les fournisseurs.

‍Le projet a été conçu pour résoudre les problèmes liés à la passation de marchés en ligne et faciliter les échanges entre les gouvernements européens. En fin de compte, l'objectif final était de standardiser les procédures de passation de marchés transfrontalières, assistées par voie électronique, pour les pays européens.

‍Après l'achèvement réussi du projet, l'association OpenPeppol Association a été fondée en Belgique pour poursuivre ces travaux. L'OpenPeppol Association est une organisation à but non lucratif dont les membres sont issus des secteurs public et privé.

‍Bien qu'initié par la Commission européenne, l'influence de Peppol s'étend désormais à l'échelle mondiale. À mesure qu'il s'impose comme la plateforme de référence pour l'échange de factures, il devient le standard industriel attendu pour l'échange de documents (factures, mais aussi commandes, confirmations de commande, catalogues de produits, documents d'expédition, etc.) à travers les frontières.

‍À la base, Peppol privilégie la communication standardisée. Le réseau garantit un échange de documents fluide en adoptant des normes et des protocoles partagés. Cela permet un partage d'informations sans effort, sans nécessiter de traduction de données complexe ou d'adaptation du système.

Conformité Peppol : Pourquoi les entreprises utilisent-elles Peppol ?

‍Les entreprises privilégient Peppol car il offre un moyen simple et sécurisé d'effectuer des transactions électroniques telles que les factures électroniques et les documents de passation de marchés.

La facturation électronique est de plus en plus adoptée en raison de ses avantages pour les processus métier, tels qu'une simplicité accrue, une meilleure sécurité et, plus important encore, un gain de temps et d'argent. De plus, les gouvernements du monde entier mettent désormais en place des obligations de facturation électronique pour leur permettre de mieux surveiller et appliquer les lois fiscales et de collecter la TVA auprès des entreprises.

Depuis le 18 avril 2020, toutes les organisations du secteur public de l'UE sont légalement tenues de recevoir des factures Peppol. La théorie derrière cette décision est qu'elle simplifiera les échanges commerciaux pour les entreprises dans toute l'Europe, sans avoir à gérer différentes normes nationales.

‍Peppol est un réseau ouvert et interopérable, ce qui signifie que différents appareils et systèmes peuvent communiquer sans heurts, sans effort de la part de l'utilisateur. Toute personne enregistrée peut l'utiliser et, à titre d'exemple, les gouvernements n'ont pas besoin de mettre en place leur propre système, utilisant à la place Peppol sur tout le territoire.

‍En plus de cela, certains organismes du secteur public, tels que l'IMDA à Singapour et le National Health Service (NHS) au Royaume-Uni, pour n'en citer que quelques-uns, défendent l'utilisation du réseau.

Qui utilise Peppol ?

‍À ce jour, 38 pays comptent des membres OpenPeppol. Cette large adhésion signifie que les entreprises de ces pays peuvent échanger des documents sans effort par-delà les frontières. Si de nombreuses nations européennes, dont la Belgique, l'Allemagne, la France et le Royaume-Uni, ont adopté Peppol, il a également trouvé preneur dans des pays hors d'Europe, comme Singapour et l'Australie.

‍Si vous souhaitez en savoir plus sur les pays qui utilisent Peppol et sur les différentes manières dont il est utilisé selon les pays, consultez notre blog dédié à ce sujet.

Comment fonctionne Peppol ?

‍Cette large adhésion signifie que les entreprises de ces nations peuvent échanger des documents sans effort par-delà les frontières. Mais comment s'assurer que vous envoyez un document électronique qui répond réellement aux exigences du standard Peppol, et comment adresser correctement votre destinataire ?

‍Le réseau Peppol est basé sur ce que l'on appelle le modèle à quatre coins - nommé d'après les quatre acteurs essentiels du processus d'échange de documents : l'expéditeur du document, le destinataire et les points d'accès respectifs de chaque partie.

‍Lorsque des entreprises cherchent à s'équiper de Peppol, elles doivent s'adresser à un fournisseur possédant un point d'accès (AP) certifié, tel que le Groupe Banqup. Un point d'accès Peppol, comme son nom l'indique, est un fournisseur de services autorisé qui vous connecte au réseau Peppol et agit comme intermédiaire dans le modèle à quatre coins.

‍Une fois la configuration terminée, le fournisseur peut envoyer des factures électroniques et d'autres documents numériques au point d'accès, qui valide le document pour s'assurer qu'il peut être envoyé via le réseau Peppol. Une fois cette vérification effectuée, le point d'accès de l'expéditeur effectue une recherche de l'identifiant Peppol du destinataire, puis envoie le document au point d'accès de l'acheteur pour qu'il soit validé et traité dans son système de comptabilité fournisseurs (AP).

‍La facture du fournisseur est saisie automatiquement dans le système de l'acheteur, ce qui permet de gagner du temps en supprimant le besoin de saisie manuelle de données et de vérifications.

L'univers des identifiants Peppol

‍Comme décrit dans notre précédent article de blog « Comprendre la facturation électronique B2G en Allemagne : un guide complet (4/5) : Le rôle de Peppol », l'identifiant de participant Peppol (ou identifiant Peppol) est une référence unique utilisée pour déterminer qui envoie et reçoit un document Peppol. Il sert de clé pour identifier les partenaires de transaction dans le réseau. L'identifiant Peppol de l'entreprise destinataire, ainsi que le nom de l'organisation et le pays dans lequel elle est basée, sont publiés dans l' annuaire mondial Peppol géré par OpenPeppol.

‍L'identifiant Peppol comprend deux éléments principaux :

• Un schéma d'identification (Identifier Scheme) : ce code de schéma est un code spécifique ou une abréviation associée à un type particulier d'identifiant. Les schémas d'identification incluent des schémas reconnus internationalement (tels que le numéro DUNS, l'IBAN et le GLN) et des schémas spécifiques définis au niveau national. En Allemagne, il s'agit de :
  - la Leitweg-ID (DE:LWID, ICD 0204) - pour les organismes publics, et
  - le numéro d'identification TVA allemand (DE:VAT, ICD 9930) - principalement dans le secteur commercial.

• La valeur fournie par le schéma d'identification : il s'agit de l'identifiant unique réel de l'entreprise et il dépend du schéma choisi. Il peut s'agir d'un numéro DUNS ou d'un IBAN, ou - spécifiquement en Allemagne - du numéro d'identification TVA de l'entreprise ou (dans le cas d'une entité publique) de la Leitweg-ID.

‍L'identifiant Peppol ne sert pas seulement à identifier les parties à la transaction. Étant donné que les participants doivent s'enregistrer auprès de fournisseurs d'accès Peppol certifiés (tels que le Groupe Banqup), qui vérifient l'entreprise, l'utilisation de l'identifiant Peppol garantit aux participants qu'ils communiquent avec une entité légitime dans le réseau. Cette authentification fournit une couche de sécurité supplémentaire.

‍Peppol en évolution continue

À mesure que la technologie progresse et que la facturation électronique se généralise, Peppol évolue également de manière continue pour répondre aux exigences croissantes et poursuivre son expansion mondiale. Trois aspects principaux peuvent être identifiés :

1. Peppol s'internationalise : Expansion au-delà de l'Europe

Bien que Peppol soit né en Europe, sa portée s'étend mondialement, en particulier dans la région Asie-Pacifique. Des pays comme l'Australie, la Nouvelle-Zélande, Singapour, le Japon et la Malaisie ont déjà adopté Peppol ou annoncé leur intention de le mettre en œuvre.

Il est intéressant de noter que tous les pays n'utilisent pas Peppol de la même manière. La plupart des pays européens s'appuient sur le réseau pour mettre en œuvre leurs obligations de facturation électronique B2G. Certains, comme l'Allemagne ou le Luxembourg, exploitent un réseau d'interopérabilité ouvert, tandis que d'autres, comme la France ou la Belgique, privilégient un point d'accès unique.

D'un autre côté, les pays de la région asiatique promeuvent Peppol pour atteindre des niveaux de numérisation plus élevés dans leurs marchés B2B. Un exemple notable est Singapour, qui a introduit le réseau sous son propre cadre « InvoiceNow », devenant ainsi le premier pays hors d'Europe à le faire. Bien que la facturation électronique pour les transactions B2B à Singapour soit volontaire, le gouvernement encourage activement son adoption par les entreprises.

Pour plus d'informations sur la façon dont les différents pays utilisent Peppol, consultez notre blog correspondant : Quels pays utilisent Peppol ?

2. L'émergence du modèle Peppol International Invoice (PINT)

Avec l'expansion mondiale de Peppol, le modèle Peppol International Invoice (PINT) représente la prochaine génération de Peppol. PINT agit comme un langage commun pour les documents commerciaux, facilitant les échanges grâce à un cadre unifié qui permet aux entreprises du monde entier de se comprendre facilement et de collaborer sans heurts.

Par rapport au modèle original Business Interoperability Specifications (BIS), développé spécifiquement pour l'échange de documents électroniques sur le marché européen, PINT offre un format plus flexible et adaptable capable de répondre aux exigences spécifiques de chaque pays.

3. Peppol à l'ère du contrôle des transactions en temps réel

Peppol évolue de plus en plus vers une transparence accrue et un contrôle en temps réel des transactions commerciales. Connu sous le nom de « modèle à quatre coins » interopérable (tel que décrit ci-dessus), il s'étend désormais pour inclure un « cinquième coin », intégrant les autorités fiscales pour fournir des informations en temps réel plutôt que de collecter des données récapitulatives périodiquement.

Ce progrès se reflète dans divers modèles de conformité pour les réglementations fiscales et la facturation électronique, en particulier le nouveau modèle décentralisé Continuous Transaction Controls and Exchange (ou DCTCE), qui gagne du terrain aux côtés du modèle traditionnel centralisé Continuous Transaction Controls (CTC).

Dans ce nouveau modèle, les fournisseurs de logiciels certifiés valident les factures tout en facilitant l'échange entre le fournisseur et l'acheteur. Cela combine les contrôles transactionnels continus avec l'interopérabilité : les fournisseurs de logiciels certifiés répondent aux exigences techniques minimales fixées dans chaque pays et transmettent immédiatement les données des factures à l'autorité fiscale. Pendant ce temps, l'échange de données de facturation entre le fournisseur et l'acheteur se produit au sein d'une chaîne logistique ininterrompue.

Soutenu par Peppol, GENA, dspanz, VeR, et d'autres acteurs du secteur de la facturation électronique, ce modèle vise à simplifier la conformité fiscale et à bénéficier non seulement aux autorités fiscales, mais aussi aux entreprises et aux fournisseurs de logiciels.

Choisir le bon fournisseur

Bien que la popularité de Peppol grandisse, ce n'est pas le seul réseau dont les entreprises ont besoin pour la facturation électronique, et de nombreux gouvernements ont commencé à développer le leur, comme le portail italien Sistema di Interscambio (Sdl). Il est crucial de choisir un fournisseur capable de se connecter à Peppol et à d'autres réseaux locaux sans effort supplémentaire de votre part.

‍Le Groupe Banqup est un fournisseur de point d'accès Peppol certifié. Notre solution guichet unique Banqup pour les petites et moyennes entreprises, ainsi que nos solutions Channel & Collect pour les moyennes et grandes entreprises, se connectent directement à l'utilisation de Peppol dans de nombreux pays à travers le monde. De plus, nous sommes connectés à d'autres pays via d'autres canaux pour permettre un échange complet de documents et de données électroniques. Ces solutions permettent aux entreprises de toutes tailles d'utiliser l'échange électronique de documents et de données, tout en garantissant la conformité fiscale et la facturation électronique dans plus de 60 pays.

‍Contactez-nous pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons simplifier votre activité et surveillez notre prochain blog de cette série où nous détaillerons comment se connecter à Peppol, comment fonctionne le processus d'échange et ce que cela signifie pour votre entreprise. Pour plus d'informations sur Peppol, visitez notre page dédiée à Peppol.