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Découvrez comment vous connecter à Peppol, comment se déroule l'échange et ce que cela signifie pour votre entreprise.
Comme nous l'avons expliqué dans le dernier article de blog « Qu'est-ce que Peppol ? », Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau international qui permet aux entreprises d'échanger des documents et des données en toute sécurité avec d'autres utilisateurs enregistrés.
Initialement développé pour faciliter les échanges commerciaux entre les gouvernements européens et pour standardiser les procédures de passation de marchés électroniques d'un pays à l'autre, Peppol est aujourd'hui utilisé dans le monde entier, y compris dans des pays comme l'Australie et Singapour.
De plus en plus d'entreprises adoptent la facturation électronique grâce à sa simplicité, sa sécurité, ainsi qu'aux économies de temps et d'argent qu'elle permet. Ceci, combiné à l'introduction croissante de mandats de facturation électronique destinés à aider les gouvernements à appliquer plus efficacement les lois fiscales et à collecter la TVA, a contribué à la croissance du réseau Peppol.
Pour en savoir plus sur Peppol, consultez notre article de blog « Qu'est-ce que Peppol ? » et notre page dédiée à Peppol.
Premiers pas avec Peppol
Les entreprises souhaitant rejoindre et échanger des documents via le réseau Peppol ont le choix entre configurer leur propre point d'accès (AP) ou contacter un point d'accès Peppol certifié – une organisation ou un fournisseur qui connecte les entreprises au réseau international Peppol. Un point d'accès Peppol, comme son nom l'indique, est un fournisseur de services autorisé qui vous connecte au réseau et agit comme intermédiaire dans le modèle à quatre coins.
Actuellement, il existe plus de 300 fournisseurs d'AP certifiés dans le monde, parmi lesquels le Groupe Banqup est fier de figurer.
Les utilisateurs se voient ensuite attribuer un identifiant Peppol (Peppol ID) par leur fournisseur de point d'accès. L'identifiant Peppol peut être leur compte bancaire, leur numéro de TVA ou d'identification gouvernementale, ou, dans le cas de nombreuses autorités publiques allemandes, généralement la Leitweg-ID (une référence d'acheteur allemande spécifique ou un identifiant de routage identifiant le destinataire de la facture dans les transactions B2G allemandes). Chaque identifiant Peppol est unique, éliminant ainsi toute confusion entre l'expéditeur et le destinataire.
Pour découvrir et se connecter à d'autres utilisateurs Peppol, les entreprises peuvent accéder au Peppol Directory – un service open-source, gratuit et consultable qui permet aux utilisateurs de se trouver et d'identifier les capacités de chacun. Les utilisateurs peuvent effectuer une recherche par mots-clés, tels que :
Nom de l'entreprise
Peppol ID
Pays
De plus, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches dans l'annuaire via un certain nombre de champs facultatifs, notamment le site web de l'entreprise, les coordonnées et la date d'enregistrement.
Comment Peppol traite les documents
Le processus d'échange de documents via Peppol peut être expliqué à l'aide du modèle à quatre coins, nommé d'après les quatre parties impliquées. Pour illustrer le concept, vous pouvez imaginer un AP dans un rôle similaire à celui de votre fournisseur de télécommunications : vous passez l'appel sur votre téléphone, et votre fournisseur se connecte à celui de votre destinataire pour établir la liaison.
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De même, lors de l'échange de documents électroniques, vous retrouverez les quatre parties correspondantes dans le modèle à quatre coins :
L'expéditeur du document : l'entité qui initie l'échange de documents, tels que des factures ou des commandes, avec ses partenaires commerciaux.
Le point d'accès (AP) de l'expéditeur : un fournisseur de services autorisé connectant l'expéditeur au réseau Peppol et garantissant la conformité avec la norme Peppol.
Le point d'accès (AP) du destinataire : un fournisseur de services autorisé recevant les documents de l'AP de l'expéditeur via le réseau Peppol et les transmettant au destinataire prévu.
Le destinataire du document : l'organisation destinataire qui reçoit finalement les documents commerciaux envoyés par l'expéditeur.
Et tout comme dans le scénario des télécoms décrit plus haut, dans le monde de Peppol, vous êtes libre de choisir n'importe quel AP dans la liste des fournisseurs de services Peppol certifiés.
Bien que plus connu pour l'échange de factures, le réseau Peppol peut également être utilisé, comme mentionné précédemment, pour échanger presque tout type de document de la chaîne logistique, y compris les commandes et les confirmations de commande.
Indépendamment de cela, toutes les données envoyées via Peppol doivent être disponibles dans l'un des deux formats XML (Extensible Markup Language) – des formats textuels simples qui sont à la fois lisibles par l'homme et par la machine.
Universal Business Language (UBL) fournit une bibliothèque standardisée et libre de droits de documents commerciaux électroniques. La plupart des logiciels de comptabilité sont compatibles avec l'UBL.
Cross Industry Invoice (CII) est une norme qui permet l'échange de documents électroniques entre partenaires commerciaux.
Faire fonctionner Peppol pour vous grâce à Banqup
Offrant simplicité, sécurité et efficacité, apporter les avantages de Peppol à votre entreprise est facile, même pour les petites structures, grâce à notre solution Banqup, le guichet unique pour les PME.
En tant que point d'accès Peppol certifié, Banqup peut vous connecter à un large éventail d'organisations interentreprises et gouvernementales dans le monde entier. Suivez simplement ces étapes pour commencer :
Créez la fiche client pour votre client Peppol :
Tout d'abord, créez une fiche client pour votre client Peppol dans Banqup. N'oubliez pas de modifier le pays par défaut (Allemagne) par le pays du destinataire/client s'il est différent.
Saisissez l'identifiant Peppol de votre client (par exemple son numéro de TVA complet ou son IBAN) dans le champ d'identification approprié et complétez tous les autres détails pertinents. Si nécessaire, vous pouvez rechercher l'identifiant de votre client dans l'annuaire Peppol : https://directory.peppol.eu (annuaire pour les environnements de production).
Leitweg-ID (identifiant de routage) pour les clients des autorités publiques en Allemagne : Si votre client est une autorité adjudicatrice publique en Allemagne et peut être contacté via Peppol, veillez à sélectionner le type de client « Gouvernement » lors de la création de votre compte client. Cela activera un nouveau champ appelé « Leitweg-ID » dans le formulaire. Veuillez le compléter avec la Leitweg-ID qui vous a été fournie par votre client.
Informations importantes sur l'inscription aux plateformes fédérales de réception des factures (ZRE et OZG-RE) : Veuillez noter qu'une inscription unique est requise pour utiliser les plateformes. L'inscription est gratuite et doit être effectuée quel que soit le mode d'envoi utilisé. Dans notre dernier article de blog de la série « Comprendre la facturation électronique B2G en Allemagne : un guide complet », nous avons compilé pour vous quelques informations de base sur le processus d'inscription.
Des tutoriels vidéo détaillés et des guides d'utilisation pour l'inscription et l'utilisation générale des plateformes de réception de factures ZRE et OZG-RE sont disponibles sur le site web de facturation électronique du gouvernement fédéral.
Si, lors de l'enregistrement de votre fiche, Banqup constate que votre client est en mesure de recevoir des factures via « OpenPeppol » comme méthode de livraison, l'option de remplacer la méthode initialement sélectionnée par la livraison Peppol vous sera automatiquement proposée. Assurez-vous d'accepter ce canal de livraison suggéré pour ce client.
Créez ou téléchargez votre facture :
Assurez-vous que toutes les informations requises figurent dans l'en-tête de la facture et les lignes de produits. Si vous avez utilisé la fonction de téléchargement de facture, vérifiez les données extraites par notre technologie OCR et complétez-les ou corrigez-les si nécessaire.
Veuillez noter que les livraisons Peppol peuvent nécessiter des champs supplémentaires dans l'en-tête de la facture, tels que la référence de l'acheteur. Si nécessaire, contactez votre client pour demander ou confirmer les données requises.
Cliquez sur « Envoyer » - et c'est tout :
Une fois que vous avez vérifié tous les détails de la facture et qu'ils sont corrects, cliquez simplement sur « Envoyer » dans Banqup.
Grâce à ce processus simple, vous pouvez facilement commencer à échanger des documents électroniques avec vos clients via Peppol à l'échelle internationale, sans aucun effort de mise en œuvre ou de configuration de votre part.
Lancez-vous dans l'échange fluide de documents électroniques avec Peppol via Banqup, simplifiant ainsi vos processus métier et garantissant la conformité aux normes internationales. Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment nous pouvons rendre l'échange de documents électroniques plus fluide pour votre entreprise, ou visitez notre page dédiée à Peppol pour plus d'informations.