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Découvrez comment la norme ZUGFeRD modernise les processus de facturation. Une solution simple et efficace pour accroître la numérisation !
À mesure que la numérisation progresse, la facture ZUGFeRD (également connue sous le nom de Factur-X) devient une norme de plus en plus importante. Dans un article de blog précédent, nous avons déjà souligné en détail les avantages de XRechnung pour les entreprises. Aujourd'hui, nous souhaitons nous concentrer sur les avantages uniques de ZUGFeRD et sur la manière dont cette norme peut transformer les processus commerciaux.
Qu'est-ce que ZUGFeRD ?
Le Forum pour la facturation électronique en Allemagne (Forum elektronische Rechnung Deutschland, ou FeRD en abrégé) a développé le format ZUGFeRD avec le soutien du ministère fédéral allemand de l'Économie et de l'Énergie. ZUGFeRD signifie « Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland » (Guide d'utilisation central du Forum pour la facturation électronique en Allemagne) et combine des documents PDF avec des fichiers XML intégrés. Cela permet une lecture et un traitement standardisés des données de facturation et, à moyen ou long terme, est destiné à remplacer l'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) actuellement en usage.
Depuis la version 2.1, ZUGFeRD est entièrement compatible et techniquement identique à la norme française correspondante pour les factures électroniques hybrides, communément appelée Factur-X en France.
ZUGFeRD par rapport à XRechnung
Les deux normes sont basées sur la norme EN 16931. Alors que XRechnung est un format exclusivement basé sur le XML (c'est-à-dire uniquement des données structurées, donc difficiles à lire pour les humains), ZUGFeRD combine le PDF et le XML. Cela permet une intégration facile dans les systèmes existants et offre une certaine flexibilité pour répondre aux différentes exigences des entreprises. ZUGFeRD a été développé spécifiquement pour le secteur privé et, avec le profil ZUGFeRD 2.1.1, prend également en compte les exigences de l'administration et les obligations officielles pour la facturation électronique en Allemagne.
Domaines d'application et structure de ZUGFeRD
ZUGFeRD peut être utilisé dans divers types de transactions telles que le business-to-business (B2B), le business-to-government (B2G) et le business-to-consumer (B2C). Dans ce format hybride, chaque facture se compose à la fois d'une image de facture (visualisation sous forme de PDF) et de données de facture structurées (fichier XML), qui sont intégrées dans un fichier PDF/A-3. Cela facilite le traitement électronique de la facture, permet un traitement ultérieur standardisé des données tout en préservant la lisibilité pour les humains.
Bien que le PDF et le XML doivent tous deux être conformes aux exigences de l' article 14, paragraphe 4, de la loi allemande relative à la taxe sur le chiffre d'affaires (Umsatzsteuergesetz UStG) afin de représenter plusieurs versions d'une même facture avec un contenu identique, il n'y a aucune garantie que le PDF et le XML aient toujours exactement le même contenu. Il est donc recommandé aux parties concernées (émetteur et destinataire) d'introduire leurs propres mécanismes de vérification pour s'assurer que le contenu des deux parties est identique.
Profils ZUGFeRD : de la flexibilité pour des besoins variés
La norme ZUGFeRD propose différents profils adaptés aux exigences individuelles et aux capacités techniques des entreprises. Ces profils définissent quelles données sont intégrées dans la facture et avec quel niveau de détail structuré pour permettre un traitement automatisé.
MINIMUM : Ne contient que les informations les plus importantes telles que les en-têtes et les pieds de page.
BASIC WL : Contient des données d'en-tête et de pied de page supplémentaires utiles pour un traitement simplifié.
BASIC : Contient des données de base au niveau des lignes de facture.
EN 16931 : Basé sur la norme européenne EN 16931, il contient toutes les données de facturation pertinentes.
EXTENDED : Étend la norme EN 16931 avec des données supplémentaires pour des exigences plus poussées.
Ces profils permettent aux entreprises de toutes tailles de choisir un format approprié pour leurs factures, en fonction du degré d'automatisation et des besoins d'information des destinataires.
Comprendre CII : le standard XML au cœur de ZUGFeRD
Lorsqu'on évoque les données structurées dans les factures ZUGFeRD, il est important de comprendre les normes XML qui sous-tendent les formats de facturation électronique. En Europe, deux syntaxes XML principales sont utilisées pour les factures électroniques :
CII (Cross Industry Invoice) : Une syntaxe développée par l'UN/CEFACT, conçue pour des scénarios de facturation B2B et B2G complexes.
UBL (Universal Business Language) : Un format XML plus simple et léger créé par l'OASIS, souvent privilégié pour sa large compatibilité internationale et sa facilité d'utilisation.
ZUGFeRD prend exclusivement en charge la syntaxe CII comme base XML. Cela garantit la conformité aux exigences de la norme EN 16931 et permet à ZUGFeRD d'offrir une structuration de données robuste pour des besoins de facturation complexes.
En revanche, d'autres normes comme XRechnung supportent à la fois CII et UBL, offrant ainsi plus de flexibilité selon les besoins. Pour ceux qui utilisent Peppol BIS Billing 3.0, les factures sont généralement structurées en UBL, s'alignant sur l'accent mis par Peppol sur l'interopérabilité internationale. Le choix de la syntaxe peut influencer la facilité d'intégration, la complexité et la compatibilité, selon le format de facturation utilisé.
PDF et/ou XML, lequel fait foi ?
Avez-vous remarqué une différence entre la visualisation et le jeu de données intégré ? Étant donné que les autorités fiscales n'ont pas encore précisé laquelle des deux composantes est prioritaire avant l'introduction prochaine de l'obligation de facturation électronique, la question clé est de savoir quelle composante est juridiquement contraignante dans votre cas.
Selon l'évaluation fiscale de ZUGFeRD, le fait que l'image de la facture (le fichier PDF) ou les données structurées (le fichier XML) soit contraignante dépend de la procédure de réception des factures du destinataire : selon que le contribuable choisit la procédure de contrôle interne basée sur l'image, les données ou les deux (procédure dite mixte), la composante correspondante est considérée comme faisant foi. Plus d'informations peuvent être trouvées ici.
Cependant, selon une lettre du ministère fédéral des Finances (BMF) datée du 2 octobre 2023 (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007), avec l'imminente introduction de l'obligation de facturation électronique, adoptée dans le cadre de la loi sur les opportunités de croissance le 22 mars 2024, la partie structurée du format hybride l'emportera à l'avenir, contrairement à la disposition actuelle de l' article 14.4 (3) phrase 4 UStAE (version actuelle du Règlement d'application de la TVA). Nous pensons qu'il s'agit d'une clarification importante ! En cas de divergences, les données de la partie structurée (XML) primeront alors sur les données du fichier image (PDF). Bien que cela modifie la relation entre les différentes parties de la facture ZUGFeRD, cela ne change pas la validité fondamentale du format hybride.
Avantages de ZUGFeRD
De nombreux avantages que nous avons soulignés dans notre précédent blog sur XRechnung s'appliquent également à la facture ZUGFeRD. Examinons les principaux atouts de ce format hybride pour les entreprises modernes :
Standardisation et automatisation : ZUGFeRD est une norme internationale et indépendante du secteur qui permet la lecture automatisée standardisée des données telles que le montant et le numéro de facture, ce qui élimine les interventions manuelles et réduit les erreurs.
Polyvalence : Le format ne supporte pas seulement les factures B2B, mais peut être adapté aux besoins des entreprises via divers profils comme « Basic » ou « Comfort ». Avec le profil « Extended », il est aussi possible d'étendre le format pour des secteurs spécifiques.
Applicabilité internationale : Basé sur les normes du CEN et la directive 2014/55/UE, ZUGFeRD peut être utilisé dans toute l'UE et à l'international.
Pas d'accord préalable sur le format : La facture peut être envoyée sans accord préalable sur le format entre les parties. Un aspect très important !
Sécurité de révision : Les factures ZUGFeRD permettent la recherche et répondent à toutes les exigences légales en matière de sécurité d'archivage.
Efficacité : Les processus de paiement automatisés et la saisie simplifiée des données de facturation optimisent les relations commerciales entre les entreprises et les conseillers fiscaux.
Utilisation flexible : Aujourd'hui, les composants PDF et XML peuvent être considérés comme des documents de facturation faisant foi selon le processus de vérification. De plus, aucun protocole technique n'est requis pour la transmission, les factures pouvant simplement être échangées par voie électronique (par exemple, par e-mail).
Conclusion
ZUGFeRD offre une gamme d'avantages qui permettent aux entreprises d'optimiser leurs processus de facturation et de s'adapter efficacement aux exigences de la numérisation. En combinant PDF et XML, ZUGFeRD offre une flexibilité supplémentaire, ce qui est un atout pour les entreprises nationales et internationales. C'est un avantage à ne pas sous-estimer, surtout pour les entreprises qui échangent des factures avec de grands groupes, des PME, des autorités publiques et peut-être même des consommateurs finaux !
Cependant, il est important de souligner que le choix entre XRechnung et ZUGFeRD dépend des exigences spécifiques et du contexte opérationnel de chaque entreprise. En comprenant les caractéristiques, les différences et les avantages de ces normes, les entreprises peuvent optimiser leurs processus de facturation en conséquence. Quel que soit le standard utilisé, les avantages globaux de la facturation électronique mettent en lumière le potentiel d'une plus grande efficacité, d'économies de coûts et d'une responsabilité environnementale accrue dans le paysage numérique actuel.