E-facturatie maken: efficiënt en in lijn met de wetgeving
Efficiënt, veilig, wettelijk conform: alles wat je moet weten over het maken en ontvangen van e-facturen - bereid je nu voor op 2025!
Elektronische facturatie, ook bekend als "e-billing", "e-invoicing" of "e-facturatie", is een moderne aanpak om facturen en betalingen digitaal te verwerken. Traditionele papieren facturen worden vervangen door elektronische facturen, of kortweg "e-facturen". Dit biedt talrijke voordelen, zoals tijdsbesparing, kostenverlagingen en een geoptimaliseerd facturatieproces.
Bovendien is e-facturatie vanaf 1 januari 2025 verplicht voor alle bedrijven in Duitsland. De geleidelijke invoering van de verplichtingen werd gedefinieerd als onderdeel van de Wachstumschancengesetz (Wet op groeikansen) en de specifieke regelgeving door de BMF-brief van 15 oktober 2024: de verplichte ontvangst wordt gevolgd door de geleidelijke invoering van de verplichte uitreiking van e-facturen vanaf 2027. Bedrijven moeten zich aanpassen aan nieuwe processen en formaten zoals XRechnung en ZUGFeRD, die voldoen aan de EU-standaard EN16931.
Hieronder laten we je zien hoe je efficiënt e-facturen kunt maken, of het nu gaat om lage of hoge factuurvolumes.
E-facturen maken voor relatief weinig facturen
Voor kleinere bedrijven of bedrijven met een laag factuurvolume is het zinvol om te vertrouwen op een ongecompliceerd e-facturatieplatform. Hiermee kun je e-facturen maken en verzenden zonder uitgebreide specialistische kennis.
Stappen voor eenvoudige creatie:
Kies een platform: Gebruik een gespecialiseerd platform, zoals onze Banqup-oplossing, om snel en veilig e-facturen te maken.
Eenmalige voorbereiding van het platform: Sla alle relevante bedrijfsgegevens op om automatisch terugkerende informatie zoals factuurnummers of betalingsvoorwaarden in te vullen. Individuele aanpassingen, zoals logo's en kleurenschema's, ondersteunen jouw merkidentiteit. Sommige tools bieden je ook de mogelijkheid om een productcatalogus of een klanten- en leverancierslijst aan te maken om het facturatieproces te vereenvoudigen.
Maak je factuur: Vul de noodzakelijke factuurgegevens in, zoals ontvanger, artikelen of diensten, bedragen, enz.
Verzenden van de e-factuur: Verzend de factuur veilig via netwerken zoals Peppol of via ons eigen Banqup-netwerk of, indien nodig, per e-mail.
Status volgen: Volg de verwerkingsstatus en de voortgang van de betaling van jouw facturen via het platform.
Dergelijke oplossingen helpen je om papierkosten te verlagen, tijd te besparen en jouw processen te optimaliseren. Bovendien is deze oplossing conform met de wettelijke verplichting sinds januari 2025!
Automatisering voor grote factuurvolumes
Bedrijven met een hoog factuurvolume profiteren daarentegen in het bijzonder van geautomatiseerde oplossingen die naadloos kunnen worden geïntegreerd in bestaande ERP-systemen. Hier zijn de belangrijkste punten om te overwegen:
Integratie in bestaande systemen: Kies een platform dat eenvoudig kan worden geïntegreerd in jouw bestaande ERP- of facturatiesystemen.
Geautomatiseerde naleving van wettelijke vereisten (compliance): Het platform moet in staat zijn om automatisch e-facturen te maken in de vereiste formaten (bijv. XRechnung, ZUGFeRD) en zo te voldoen aan de regelgeving in verschillende landen.
Prestatiebewaking: Gebruik rapportage- en analysefuncties om de betalingsstatus en mogelijke afwijkingen in de gaten te houden.
Dergelijke automatisering bespaart tijd, vermindert handmatige fouten en bevordert duurzaamheid door het papierverbruik te minimaliseren.
Wettelijke vereisten voor e-facturen
Nu e-facturatie vanaf 2025 verplicht is in Duitsland, is naleving van de nieuwe regelgeving essentieel. Alleen facturen in het EN 16931-formaat zijn toegestaan. Zelfs bedrijven die al e-facturen gebruiken, moeten ervoor zorgen dat hun systemen aan deze eisen voldoen.
Onze kmo-oplossing Banqup zorgt voor (audit-)veilige verwerking en archivering van jouw facturen. Het ondersteunt ook het maken en verzenden van e-facturen in verschillende formaten - ook internationaal. Lees meer op onze Compliance Pulse pagina.
Begin nu!
Heb je nog vragen over e-facturatie of de nieuwe regelgeving? We helpen je graag bij het vinden van de ideale oplossing. Lees meer in onze blogpost over de e-facturatieverplichting in Duitsland. Test ons oplossing nu met een gratis proefperiode van 30 dagen en ervaar zelf hoe eenvoudig de overstap naar e-facturatie kan zijn.
