Duitsland en de verplichte e-facturatie: Belangrijke inzichten voor bedrijven

Ontdek alle belangrijke informatie over de komende e-facturatieverplichting in Duitsland. Dit bevat details over de relevante regelgeving, de volgende implementatiestappen en de voordelen voor bedrijven en overheden. Ben jij klaar voor de verandering?

Elektronische facturatie tussen bedrijven (B2B) is verplicht in Duitsland sinds 1 januari 2025. Deze maatregel helpt om de overkoepelende doelen van efficiëntie, transparantie en duurzaamheid te bereiken, en biedt talrijke voordelen voor zowel de publieke sector als het bedrijfsleven. Lees verder om alles te ontdekken wat je moet weten over het komende e-facturatiemandaat.

Aanname en tijdlijn van het e-facturatiemandaat

Schematisch overzicht van de tijdlijn voor het Duitse e-facturatiemandaat

De Wachstumschancengesetz (Wet op groeikansen), die de verplichte facturatie tussen bedrijven bevat, is op 17 november 2023 aangenomen door de Duitse Bondsdag. Na verschillende amendementen en een herziening in de bemiddelingscommissie van de Bondsraad op 21 februari 2024, kreeg de wet op 22 maart 2024 de definitieve goedkeuring van de Bondsraad. Het mandaat werd hiermee aangenomen en de uitvoering volgens de geplande planning werd veiliggesteld:

Sinds 1 januari 2025 moeten alle bedrijven elektronische facturen (kortweg e-facturen) kunnen ontvangen in het EN16931-formaat. De toestemming van de koper is niet langer vereist voor het verzenden van elektronische facturen.
Tot 31 december 2026: Papieren facturen en e-facturen die niet aan de EN16931-norm voldoen, kunnen nog steeds worden gebruikt, maar alleen met toestemming van de ontvanger.
Vanaf 1 januari 2027: Bedrijven met een omzet in het voorgaande jaar van ten minste EUR 800.000 moeten e-facturen uitreiken aan andere bedrijven, anders wordt de factuur als niet-conform beschouwd. EDI kan nog steeds worden gebruikt, mits de btw-informatie wordt geëxtraheerd in EN16931-formaat.
Vanaf 1 januari 2028: Verplichte uitreiking van e-facturen voor alle bedrijven. EDI blijft onder dezelfde voorwaarden toegestaan.

Belangrijkste aspecten van het mandaat

Zetel van het bedrijf en toepassingsgebied:

De verplichting om e-facturen uit te reiken geldt voor ondernemers die in Duitsland gevestigd zijn, dat wil zeggen ondernemers die hun statutaire zetel, hun directie of een vaste inrichting voor btw-doeleinden in Duitsland hebben en die bij de omzet betrokken zijn.

De verplichting om e-facturen te gebruiken geldt ook voor facturen waarvoor de ontvanger btw-plichtig is (§ 13b UStG) en voor facturen van kleine ondernemingen (§ 19 UStG).

Definitie en vereisten:

De nieuwe regelgeving herdefinieert een elektronische factuur (e-factuur) en bepaalt dat deze moet voldoen aan de EN16931-norm of een ander overeengekomen formaat dat de correcte extractie van btw-informatie mogelijk maakt.

Papieren facturen worden gecategoriseerd als "andere facturen" en zullen geleidelijk worden uitgefaseerd voor B2B-transacties.

Ontvangst en archivering van elektronische facturen:

Sinds 1 januari 2025 moeten ondernemers elektronische facturen, zoals hierboven gedefinieerd, kunnen ontvangen en opslaan. De minimale vereiste is een elektronische mailbox voor ontvangst, maar er kunnen ook alternatieve verzendwijzen worden overeengekomen. Met Banqup, onze specifieke oplossing voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's), is het bijvoorbeeld heel eenvoudig om elektronische facturen in conforme formaten te ontvangen, weer te geven en te archiveren. Bekijk onze video om te zien hoe gemakkelijk het is.

Elektronische verwerking in de boekhouding wordt aanbevolen, maar is niet verplicht.

Uitreiking van elektronische facturen:

Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met een jaaromzet van ten minste EUR 800.000 elektronische facturen uitreiken aan andere bedrijven; anders wordt de factuur als niet-conform beschouwd. Vanaf 1 januari 2028 geldt deze eis voor alle bedrijven.

Uitzonderingen zijn onder meer btw-vrije diensten, kleine facturen tot EUR 250 en vervoersbewijzen. Als je echter voor btw kiest, is het mandaat ook van toepassing.

Elektronische facturen kunnen via e-mail worden verzonden of worden gedownload, bijvoorbeeld via een klantenportaal. Een e-factuur kan meerdere keren worden verzonden, zolang het om dezelfde factuur gaat en de verzending alleen identieke kopieën van de inhoud bevat. Verzending via externe opslag (bijv. USB-stick) is niet toegestaan. Met onze kmo-oplossing, Banqup, kun je nu al EN-conforme gestructureerde elektronische facturen maken en verzenden (zoals XRechnung en ZUGFeRD) via verschillende kanalen, waaronder e-mail, Peppol en rechtstreeks via ons eigen netwerk naar andere gebruikers binnen ons netwerk.

Technische en formaatspecificaties:

E-facturen moeten worden uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt. PDF's of tekst-e-mails worden niet langer als elektronische facturen beschouwd.

De elektronische factuur moet machineleesbaar zijn; menselijke leesbaarheid is optioneel maar aanbevolen. De Duitse specifieke standaarden XRechnung en ZUGFeRD voldoen aan deze vereisten, waarbij ZUGFeRD het extra voordeel biedt dat het standaard een menselijk leesbare visualisatie bevat.

Voordelen voor overheden en belastingdiensten

Overheden wereldwijd voeren steeds vaker elektronische facturatie en e-rapportering in vanwege de talrijke voordelen. Bekende voorbeelden zijn Italië, waar elektronische facturatie sinds 2019 verplicht is, en België, waar het op 1 januari 2026 wordt ingevoerd. Andere landen zoals Spanje, Frankrijk en Polen zijn ook van plan om soortgelijke regelgeving te implementeren. De voordelen van e-facturatie voor overheden en belastingdiensten zijn aanzienlijk:

Verbeterde belastingnaleving: Realtime monitoring van transacties helpt om onregelmatigheden of potentiële belastingontduiking onmiddellijk te identificeren.
Verkleining van de btw-kloof: Verbeterde nauwkeurigheid bij de belastinginning verkleint de btw-kloof, waardoor de belastinginkomsten stijgen.
Verhoogde belastingtransparantie: Een transparante digitale tracering van transacties vereenvoudigt het toezicht op economische activiteiten en de detectie van onregelmatigheden.
Gestroomlijnde belastinginning: Vereenvoudigde en geautomatiseerde processen voor belastinginning verminderen de administratieve lasten.
Kostenbesparingen: Minder noodzaak voor handmatige gegevensinvoer en de verwerking van papier resulteert in aanzienlijke kostenbesparingen.
Geminimaliseerde fouten: E-facturatie verkleint de kans op fouten in de belastingberekening en rapportage.
Efficiëntere controles: Gemakkelijkere toegang tot elektronische factuurgegevens maakt efficiëntere en gerichtere belastingcontroles mogelijk.
Data-analyse en beleidsinzichten: Het gebruik van elektronische factuurgegevens voor analyse biedt inzicht in economische trends en informeert beleidsbeslissingen.
Integratie met andere systemen: E-facturatie kan worden geïntegreerd met douane- en elektronische belastingsystemen om handel en regelgevende processen te stroomlijnen.
Milieuvoordelen: Het verminderen van papierverbruik sluit aan bij duurzaamheidsinitiatieven.

Voorbereiden op de overstap

Voor grotere ondernemingen kan de overstap naar elektronische facturatie aanzienlijke organisatorische veranderingen met zich meebrengen. Bedrijven moeten vroegtijdig beginnen met de voorbereiding om een naadloze overgang te garanderen. Deze verschuiving naar e-facturatie kan ook worden gezien als een kans om de efficiëntie van de geautomatiseerde verwerking, inclusief boekhoudprocedures, te verhogen. Het kiezen van de juiste partner voor deze transitie is cruciaal om naleving te garanderen en de voordelen van het nieuwe systeem volledig te benutten.

Voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) biedt ons Banqup-platform een op maat gemaakte, gebruiksvriendelijke oplossing voor e-facturatie. Met Banqup kun je vandaag al aan de nieuwe eisen voldoen zonder het gedoe van complexe implementaties of uitgebreide aanpassingen. Uitgerust met robuuste functies en trouw aan de nieuwste e-facturatiestandaarden, is Banqup de ideale partner voor een vlotte overgang naar het tijdperk van digitale facturatie.

Ben jij klaar voor elektronische facturatie?

Contacteer ons met al je vragen over e-facturatie en e-rapportering, of ze nu te maken hebben met regelgeving in Duitsland of in het buitenland. Wij bieden oplossingen op maat voor jouw specifieke behoeften en zorgen voor een soepele overgang naar de nieuwste e-facturatiestandaarden.

Meld je vandaag nog aan voor een gratis proefperiode van 30 dagen van onze kmo-oplossing Banqup en ervaar zelf hoe eenvoudig en handig de overstap naar e-facturatie kan zijn met de juiste tools en de juiste partner. Neem nu contact met ons op om je opties te verkennen en een voorsprong te nemen op het gebied van compliance en efficiëntie.