Wat is het verschil tussen digitaliseren en digitiseren?

In de afgelopen jaren is er een duidelijke verschuiving geweest naar geautomatiseerde processen. Veel bedrijven verminderen handmatig werk en automatiseren taken door digitale oplossingen te implementeren.

Sommige bedrijven zijn bezig met digitization, terwijl anderen bezig zijn met digitalization. Het is belangrijk om het verschil tussen beide te begrijpen en wat ze betekenen voor bedrijfsprocessen.

Digitization uitgelegd

Kort gezegd is digitization de omzetting van informatie van fysiek naar digitaal. Bijvoorbeeld het scannen van een papieren factuur en het maken van een PDF-versie.

Met andere woorden: digitization neemt fysieke vormen en zet ze om in elektronische versies. Dit maakt informatie gemakkelijker en sneller terug te vinden. In plaats van te zoeken door stapels documenten, kun je eenvoudig het digitale bestand op een computer zoeken.

Digitalisation uitgelegd

Kort gezegd betekent digitalisation het omarmen van digitale technologieën die werk en bedrijfsvoering beïnvloeden.

Bijvoorbeeld: het digitaliseren van een factuur betekent dat het hele facturatieproces digitaal wordt gemaakt. Factuurcreatie, distributie, gegevensextractie en tracking worden allemaal uitgevoerd met digitale technologieën. De factuur kan automatisch worden ingevoerd en verwerkt in verschillende boekhoudsystemen, zonder dat handmatige gegevensinvoer nodig is.

Om echt een digitaal bedrijf te zijn, is digitalisation vereist. Dit houdt in dat handmatige processen worden vervangen door digitale oplossingen. Deze oplossingen omvatten automatiseringssoftware, geïntegreerde systemen en kunstmatige intelligentie.

Volledige digitalisatie stelt bedrijven in staat processen te implementeren en digitale technologieën te gebruiken die gemakkelijk kunnen evolueren en zich kunnen aanpassen aan nieuwe werkwijzen. Deze technologieën maken bedrijven toekomstbestendig en creëren uiteindelijk efficiëntere, gestroomlijnde processen.

Digitale transformatie: het grote plaatje

Digitale transformatie is de meest uitgebreide term en staat voor een strategische, organisatiebrede heruitvinding waarbij digitale technologieën fundamenteel veranderen hoe bedrijven opereren, waarde leveren en klanten betrekken. Terwijl, zoals hierboven uitgelegd, digitization papieren/formulieren omzet naar digitale bestanden en digitalization individuele processen automatiseert (zoals e-facturatie), vraagt digitale transformatie: “Hoe kan technologie volledig nieuwe manieren van waardecreatie mogelijk maken?”

Het gaat verder dan tactische verbeteringen en richt zich op het volledig herontwerpen van bedrijfsmodellen, cultuur en klantbeleving:

• Digitization: Papier → PDF (gegevensconversie)

• Digitalization: PDF → geautomatiseerde e-factuurverwerking (procesoptimalisatie)

• Digitale transformatie: individuele processen → onderling verbonden zakelijke ecosystemen

Een uitstekend voorbeeld is Finland’s “Real-Time Economy” (RTE), dat laat zien hoe e-factuur digitalization evolueert naar volledige digitale transformatie, waarbij geautomatiseerde netwerken ontstaan waarin facturen, bonnen, betalingen en rapportages in real time door de hele economie stromen. Digitale transformatie is de eindbestemming, waarbij digitization en digitalization kritieke stappen zijn op de reis.

Beginnen met digitalisatie

Hoewel het ingewikkeld kan klinken, kan beginnen met digitalisatie snel en eenvoudig zijn.

Veel bedrijven nemen digitale technologieën aan om hun processen voor crediteuren- (AP) en debiteurenbeheer (AR) te automatiseren. Dit zijn twee processen die traditioneel veel handmatig administratief werk vereisen als digitale technologieën ontbreken.

Wil je je processen digitaliseren? Begin met de basis en ontdek wat er nodig is om je accounting- en financiële processen te digitaliseren door onze blogs Wat is e-facturatie?’ en ‘Wat is AP-automatisering?’ te lezen.