:quality(80))
We gingen in gesprek met Andrus Kaarelson, CEO van Banqup Estland, om te praten over de rol van elektronische facturen binnen de privésector.
Vorig jaar vroegen ondernemers ons: “Waarom heb ik een e-factuur nodig?” Vandaag stellen ze nog steeds dezelfde vraag. Uit een recente studie van Ernst & Young blijkt namelijk dat de kennis over de voordelen vane-facturatie nog steeds beperkt is, en dat de druk om e-facturen te versturen vooral vanuit de overheid komt.
Maar waarom zouden we niet het voorbeeld van de Estse overheid volgen, groener en efficiënter worden in de privésector en tegen 2025 volledig overschakelen op e-facturatie?
In een periode van snelle inflatie moeten bedrijven efficiënter werken en taken van medewerkers zoveel mogelijk digitaliseren.
Volgens Marek Ilves, hoofd van de afdeling Zakelijke Softwareontwikkeling van het Estse Rijksdienstencentrum, heeft de verplichting uit 2019 om enkel e-facturen naar overheidsdiensten te sturen ertoe geleid dat dit aandeel vandaag bijna 100% bedraagt.
“We besparen tijd, geld en het milieu — en mogen trots zijn op onze digitale natie die deze innovatieve stap heeft gezet.”
Bij transacties tussen Estse bedrijven zien we echter nog geen indrukwekkende cijfers. Uit onderzoek van Ernst & Young Baltic blijkt dat er jaarlijks bijna 75 miljoen facturen worden verstuurd en ontvangen in Estland, waarvan ongeveer 45% e-facturen zijn. Het grootste deel daarvan zijn doorlopende e-facturen naar banken — een mooie vooruitgang voor de privésector.
Ongeveer de helft van de bedrijven heeft ooit e-facturen verstuurd, maar slechts 10.800 ondernemingen hebben zich officieel geregistreerd als e-factuurontvanger, goed voor amper 8% van de economisch actieve bedrijven.
Dat is weinig. Kleine en middelgrote ondernemingen hebben e-facturatie nog niet echt ontdekt. De redenen? Gebrek aan kennis, motivatie en angst voor complexiteit.
Wat kunnen we doen voor de privésector?
De overheid heeft al een grote stap gezet door e-facturatie verplicht te maken, maar er is nog werk aan de winkel.
Naast het lage bewustzijn en de angst bij kmo’s, is er ook een tekort aan toegankelijke oplossingen op de markt die boekhoudprocessen eenvoudig digitaliseren.
We promoten e-facturatie al jaren – onze dienst arved.ee heeft bijna 20.000 gebruikers. Toch zijn er weinig gebruiksvriendelijke facturatietools die geen IT-kennis of groot budget vereisen.
Binnenkort willen we dat gat opvullen met onze nieuwe pan-Europese dienst Banqup, specifiek gericht op kmo’s. Maar er zijn meer maatregelen nodig.
Om e-facturatie verder te stimuleren, wordt voorgesteld dat kopers e-facturen gaan eisen van hun leveranciers. Dwang is niet wenselijk, maar sommige marktspelers kijken naar het Finse model, waarbij bedrijven met een jaaromzet van minstens €10.000 het recht hebben om e-facturen te vragen.
Onze ervaring leert dat elke ondernemer wil dat facturen op tijd betaald worden — en daarin presteren e-facturen veel beter dan papieren of pdf-facturen.
E-facturen verlopen via één betrouwbaar kanaal. In tijden van hybride werken blijven processen beter onder controle en verdwijnen facturen niet.
Wanneer een factuur automatisch van het ene systeem naar het andere wordt doorgestuurd, wordt de betaling sneller uitgevoerd. Bovendien kan er een betaalknop worden toegevoegd, wat het proces nog efficiënter maakt.
Het resultaat? Minder openstaande schulden en een lagere werkdruk voor debiteurenbeheer.
Daarnaast biedt e-facturatie meer veiligheid: elke verzender is geregistreerd en identificeerbaar, terwijl pdf-facturen via e-mail vaak onveilig zijn. Zelf ben ik al valse facturen tegengekomen die sterk leken op de echte, maar gelukkig tijdig werden opgemerkt.
De besparingen spreken bedrijfsleiders enorm aan. Volgens een studie van Ernst & Young gebaseerd op een scriptie van de Technische Universiteit van Tallinn, kost de verwerking van een pdf-factuur €1,37, terwijl een e-factuur slechts €0,74 kost — een verschil van €0,63 per factuur.
Een kleine onderneming die 1.000 facturen per jaar verwerkt, bespaart dus €630 per jaar. Voor grotere bedrijven lopen de winsten uiteraard veel hoger op.
Als de privésector binnen drie jaar zou overschakelen op e-facturatie, zou dat onze snel werkende bedrijven nog sneller en efficiënter maken.
Wanneer een belangrijke leverancier zegt: “Wij aanvaarden enkel nog e-facturen”, is het tijd om dat te bespreken met je accountant of boekhoudkantoor.
Binnenkort zal je accountant niet langer facturen manueel invoeren, maar bijdragen aan de strategische groei van je bedrijf via financiële analyse.
Er bestaan vandaag al e-facturatieoplossingen die gekoppeld kunnen worden aan boekhoudsoftware.
Wij willen niemand verplichten om e-facturen te gebruiken, maar roepen bedrijven op om te innoveren en te profiteren van de efficiëntie, tijdsbesparing en kostenreductie die ermee gepaard gaan.
Wie vasthoudt aan oude gewoontes, vertraagt zichzelf — maar drie jaar is een perfect realistische termijn om de overstap te maken.
Dit artikel verscheen oorspronkelijk in Äripäev op 21 maart 2022.